Bestände am tatsächlichen Bedarf ausrichten, um die Qualität der Patientenversorgung zu verbessern
Centre Oscar Lambret und Elektronisches Kanban im Gesundheitswesen
Highlights: Bewegungs-Kanban | Arbeitslisten | Kanban-Wartung
Das Centre Oscar Lambret ist ein französisches Krankenhaus und eine nationale Referenzeinrichtung für die Krebsbehandlung. Das Krankenhaus stand vor Herausforderungen bei der Verwaltung von Beständen an Medikamenten und sterilen Medizinprodukten.
Insbesondere musste die Krankenhausapotheke die Nachschubprozesse in den verschiedenen Pflegeeinheiten standardisieren und verbessern.
Nach der Analyse der verschiedenen verfügbaren Optionen entschied sich das Centre Oscar Lambret, auf KanbanBOX zu setzen, um diese Probleme zu lösen.
Überblick über das Centre Oscar Lambret
Das 1955 gegründete Centre Oscar Lambret ist ein französisches onkologisches Krankenhaus mit Sitz in Lille in der Region Hauts-de-France.
Als nationale Referenz in der Onkologie ist das Zentrum Teil der UNICANCER-Gruppe und arbeitet als private Einrichtung, die sich ausschließlich der Krebsbehandlung, Forschung und Ausbildung widmet.
Es beschäftigt nahezu 1.000 Fachkräfte, darunter Ärzte, Forscher, paramedizinisches Personal, Verwaltungsmitarbeiter und weitere Berufsgruppen. Darüber hinaus leistet es einen bedeutenden Beitrag zum öffentlichen Krankenhauswesen.
Das Ziel des Zentrums ist es, Innovationen im Gesundheitswesen für alle Patienten der Region Hauts-de-France zu beschleunigen, sowohl in Bezug auf Behandlungen als auch auf wissenschaftliche Forschungsprojekte und die Ausbildung zukünftiger Fachärzte.
Das Krankenhaus kontaktierte KanbanBOX, während es nach einer neuen Lösung suchte, um die Nachschubprozesse für Medikamente und Medizinprodukte in seinen Pflegeeinheiten zu standardisieren und zu verbessern.
In dieser Fallstudie sehen wir, wie elektronisches Kanban in einem Gesundheitsumfeld greifbare Vorteile brachte.
Die Ausgangssituation in der Apotheke des Centre Oscar Lambret
Diese Fallstudie konzentriert sich auf die Krankenhausapotheke, die als zentrales Lager sowohl für Medikamente als auch für sterile Medizinprodukte fungiert. Dort bereiten pharmazeutisch-technische Assistenten die Medikamente für die verschiedenen Pflegeeinheiten vor.
Vor der Einführung von KanbanBOX hatte die Apotheke Schwierigkeiten, die Anforderungen zu erfüllen. Aufgrund fehlender Bestandsverfolgung in den Abteilungen und des Mangels an einem gemeinsamen computergestützten System hatte die Apotheke nur begrenzte Transparenz darüber, was tatsächlich auf Lager war und was nachgefüllt werden musste.
Diese Situation führte bei einigen Artikeln zu Überbeständen und bei anderen zu Bestandsausfällen.
Darüber hinaus konnte sich der Verbrauch von Medikamenten und Medizinprodukten je nach Behandlungsplan der Patienten schnell ändern, und die Apotheker hatten nicht immer Zugriff auf aktuelle Informationen.
Francesco Dall’Oca, Gründungspartner KanbanBOX
Fehlanpassungen zwischen nachgefüllten Produkten und tatsächlichem Bedarf
Die Folgen dieses Mangels an Transparenz und Informationsaustausch waren erheblich:
- Veraltete Informationen mit hohem Risiko von Versorgungsfehlern
- Unfähigkeit der Apotheker, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten im Rahmen ihrer Rolle zu konzentrieren
- Organisatorische Schwierigkeiten im Zusammenhang mit Verfallsdaten: Das Vorhalten größerer Mengen als erforderlich erhöht das Risiko, Medikamente entsorgen zu müssen, oder schlimmer noch, sie falsch an Patienten zu verabreichen. Zudem ändern sich Medikamente und Medizinprodukte häufig, wodurch die Verwaltung mit überhöhten Beständen noch komplexer wird.
Diese Diskrepanz zwischen tatsächlichem Verbrauch und nachgefüllten Produkten führte zu Verschwendung und Verzögerungen und beeinträchtigte letztlich die Qualität der Patientenversorgung.
Suche nach einer Lösung und Definition der Ziele
Um diese kritischen Probleme anzugehen, begann das Centre Oscar Lambret, potenzielle technologische Lösungen zu prüfen.
Zunächst definierte das Krankenhaus klar die Ziele, die die Lösung erreichen sollte:
- Erhöhung der Genauigkeit der Nachschubaktivitäten für Medikamente und sterile Medizinprodukte in den Pflegeeinheiten
- Verkürzung der Nachschub-Durchlaufzeiten
- Reduzierung des Fehlerrisikos
- Vereinfachung der Verwaltung häufiger und schneller Änderungen im Medikamentenverbrauch, ohne die Bestandsniveaus exponentiell zu erhöhen, insbesondere unter Berücksichtigung von Verfallsbeschränkungen
Von der Auswahl zur Implementierung
Nach einem sorgfältigen Bewertungs- und Auswahlprozess von Technologiepartnern entschied sich das Centre Oscar Lambret für die Implementierung eines elektronischen Transport-Kanban-Systems mit KanbanBOX.
Diese Entscheidung basierte auf mehreren Faktoren, darunter die Funktionalität (insbesondere die automatische Berechnung der optimalen Systemdimensionierung), die Benutzerfreundlichkeit und die Qualität des technischen Supports.
Über drei Jahre hinweg verwaltete das Centre Oscar Lambret mehr als 2.000 Artikel, sowohl Medizinprodukte als auch Medikamente, mithilfe von Transport-Kanban, mit durchschnittlich 100 Kanban-Transaktionen pro Tag. Mit dem neuen System erfolgen die Nachschubaktivitäten nicht mehr an festen Tagen, sondern folgen einem gleichmäßigeren Fluss, der die Verfügbarkeit von Materialien bei Bedarf sicherstellt und die Bestände an die tatsächliche Nachfrage anpasst.
Ein weiterer wichtiger Aspekt des neuen Systems ist, dass die pharmazeutisch-technischen Assistenten dank KanbanBOX tägliche Lieferlisten für jede Abteilung mit nur wenigen Klicks erstellen können. Bei kurzfristigen Änderungen werden die Listen in Echtzeit aktualisiert.
In den letzten fünf Jahren sind Engpässe bei Gesundheitsprodukten zu einem nahezu täglichen Problem geworden, das die Bereitstellung alternativer Produkte erfordert. KanbanBOX war die Lösung, um eine Echtzeit-Identifizierung dieser Produkte in den Stationen bereits bei der ersten Lieferung sicherzustellen.
PhD Frederic Feutry, Centre Oscar Lambret
Die von Centre Oscar Lambret am meisten geschätzten Funktionen von KanbanBOX
Arbeitslisten
Arbeitslisten sind Gruppierungen von Kanban-Karten, die automatisch anhand spezifischer Kriterien und Filter organisiert werden.
Diese Funktion ermöglicht es den pharmazeutisch-technischen Assistenten nicht nur, klar zu erkennen, was wann nachgefüllt werden muss, sondern auch den Nachschub nach Abteilung und spezifischen Anforderungen zu organisieren, indem spezielle Listen für Prioritäten und dringende Bedarfe erstellt werden. Dieser strukturierte Ansatz erlaubt eine effektive Verwaltung besonderer Situationen wie Verbrauchsspitzen, Sonderprodukte oder Bestandsausfälle.
Bestand mit Angaben zu Picking- und Lieferort
Dank der Bestandsfunktion in KanbanBOX kann das Zentrum die tatsächlichen Bestände kontinuierlich mit der realen Nachfrage vergleichen. Dies reduziert das Risiko falscher Mengen erheblich, eliminiert manuelle Kontrollen und macht Prüfungen zuverlässiger und systematischer.
Darüber hinaus zeigt jede Kanban-Karte klar und strukturiert sowohl den genauen Picking-Standort im Apothekenlager (Bereich und Regal) als auch die Zielabteilung und das Zielregal für die Lieferung an.
Dieses Detailniveau erleichtert die Arbeit von Apothekern und Pflegekräften gleichermaßen: Apotheker wissen genau, wo Medikamente und Medizinprodukte in jeder Abteilung zu platzieren sind, während Pflegekräfte sie bei Bedarf sofort finden können, ohne Zeitverlust oder Unsicherheit.
Echtzeitzugriff auf Informationen, auch in Notfallsituationen
Wie dem Centre Oscar Lambret bekannt ist, ist KanbanBOX eine webbasierte Plattform. Das bedeutet, dass die im System erfassten Informationen und Daten nicht an einen physischen Arbeitsplatz gebunden sind, sondern jederzeit, sowohl über einen Computer als auch über mobile Apps, abgerufen werden können.
Dieser Aspekt ist besonders relevant im Krankenhausumfeld, wo die Apotheke geschlossen sein kann, Notfälle jedoch nicht warten. In solchen Situationen können Apotheker aus der Ferne kontaktiert werden und unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit auf Informationen zu Beständen und Verbrauch zugreifen.
Die durch KanbanBOX bereitgestellte gemeinsame Transparenz ermöglicht eine schnelle und effektive Unterstützung der Kollegen vor Ort und erleichtert zeitnahe Entscheidungen auf Basis stets aktueller Daten.
Der Wert einer flexiblen Lösung in hochdynamischen Umgebungen
Einer der am meisten geschätzten Aspekte von KanbanBOX beim Centre Oscar Lambret ist die Flexibilität, die Fähigkeit, sich schnell an Veränderungen anzupassen, was in dynamischen und sich ständig weiterentwickelnden Umgebungen wie Krankenhäusern essenziell ist.
Im Gesundheitswesen ändern sich Medikamente und Medizinprodukte häufig, und das Verwaltungssystem muss diese Aktualisierungen sofort widerspiegeln können.
Mit KanbanBOX kann das Krankenhaus Informationen wie Lieferanten, Komponenten oder Medikamentendosierungen in Echtzeit aktualisieren und sicherstellen, dass Apotheker stets über eine zuverlässige und abgestimmte Transparenz verfügen.
Francesco Dall’Oca, Gründungspartner KanbanBOX
Ergebnisse in der Apothekenverwaltung und Patientenzufriedenheit
Mit der Einführung von KanbanBOX erreichte das Centre Oscar Lambret seine Ziele im Bestandsmanagement und richtete die Bestände endlich am tatsächlichen Bedarf aus.
Insbesondere der Echtzeitzugriff auf aktualisierte Lagerinformationen, einschließlich der Produktstandorte, vereinfachte die Arbeit von Apothekern und Pflegekräften und machte die täglichen Abläufe reibungsloser und effizienter.
Diese operative Verbesserung, ermöglicht durch die Digitalisierung der Prozesse, hatte auch direkte Auswirkungen auf die Qualität der Patientenversorgung. Eine präzisere und reaktionsschnellere Bestandsverwaltung trägt dazu bei, die Kontinuität und Pünktlichkeit der Behandlungen sicherzustellen und unterstützt eine Patientenzufriedenheitsrate von 97 % im Centre Oscar Lambret.
Zukünftige Entwicklungen
Der nächste Schritt in der Digitalisierung des Nachschubs von Medikamenten und Medizinprodukten wird die Integration von KanbanBOX mit dem ERP-System des Zentrums sein.
Derzeit werden die Bestandsniveaus zwischen den beiden Systemen über einen manuellen Prozess aktualisiert, bei dem ein Mitarbeiter Bestandsdaten aus KanbanBOX exportiert und in das ERP importiert. Obwohl diese Aufgabe nur wenige Sekunden dauert, handelt es sich dennoch um eine nicht wertschöpfende Tätigkeit, die automatisiert werden kann.
Dank der Integration zwischen KanbanBOX und dem ERP des Krankenhauses wird dieser Vorgang automatisch durchgeführt, sodass Bestände und Stammdaten zwischen den beiden Systemen ohne manuelles Eingreifen vollständig synchronisiert bleiben. Dies wird die Datenzuverlässigkeit weiter erhöhen und das Materialmanagement im gesamten Prozess noch reibungsloser und konsistenter gestalten.
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