Kanban-Beschaffungsprozesse durch Digitalisierung und SAP-Integration vereinfachen
Das Beispiel von Robopac S.p.A.
Highlights: Kanban für den Einkauf mit Lieferanten | ERP-Integration | Kanban und Make to Order | Transparenz bei Subunternehmern
Die Beschaffung ist eine entscheidende Tätigkeit innerhalb der Lieferkette: Schon eine kleine Verzögerung beim Versand einer Bestellung kann den Nachschubplan verschieben und den gesamten Produktionsfluss stören.
Darüber hinaus erfordert sie repetitive operative Aufgaben, die Zeit der Einkaufsmitarbeiter binden – Zeit, die stattdessen für strategische, wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden könnte.
Aus diesem Grund entschied sich Robopac für KanbanBOX, ein digitales Pull-Materialmanagementsystem, das Nachbestellungen automatisiert und reibungslosere, reaktionsschnellere und effizientere Abläufe gewährleistet.
Überblick über Robopac
Robopac, Teil der Aetna Group, ist einer der weltweit größten Hersteller von Verpackungsmaschinen und bietet das breiteste Spektrum an kundenspezifischen Lösungen.
Das Unternehmen wurde in den 1980er Jahren in der Republik San Marino gegründet und hat sich durch hochspezialisierte Geschäftsbereiche zu einem globalen Marktführer im Bereich Stretchfolienverpackung und End-of-Line-Systeme entwickelt.
Seit mehreren Jahren nutzt Robopac KanbanBOX in zwei Werken, um seine Beschaffungsprozesse zu optimieren.
Ausgangspunkt: Manuelles Kanban mit SAP-Integration
Im Werk Robopac Machinery in der Republik San Marino wurde die Beschaffung von wiederkehrenden Komponenten über ein manuelles Kanban-System in Kombination mit SAP abgewickelt.
Ein Logistikmitarbeiter holte die Karten physisch aus dem Lager ab, nachdem Lagerarbeiter sie gesammelt hatten, sobald Paletten leer waren, und brachte sie zu seinem Arbeitsplatz. Dort scannte er die Barcodes der Karten, wodurch automatisch Bestellungen in SAP generiert wurden, um Lieferantenaufträge auszulösen.
Grenzen des manuellen Systems
Das Einsammeln und Scannen der Kanban-Karten musste zweimal täglich erfolgen – morgens und nachmittags. Selbst eine Verzögerung von wenigen Minuten bei der Kartenabgabe konnte die Materialnachlieferung verzögern und die Produktionskontinuität gefährden.
Darüber hinaus band der Prozess Ressourcen durch Tätigkeiten wie:
- Überprüfen, ob jeder Scan eine entsprechende Bestellung erzeugt hat
- Sicherstellen, dass keine Karten verloren gingen, um Bestandsausfälle zu vermeiden
- Durchführung der Wartung des Kanban-Systems durch Neuberechnung der optimalen Dimensionierung jeder Komponente auf Basis des Verbrauchs sowie Hinzufügen neuer Karten und aller damit verbundenen Tätigkeiten (z. B. Drucken, Laminieren, Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten usw.)
- Versenden von Erinnerungen, Auftragsaktualisierungen oder Statusanfragen zum Nachschub per E-Mail
Trotz seiner Einschränkungen funktionierte das manuelle System, bis die Produktionsvolumina deutlich anstiegen.
Mit steigenden Volumina wurde das manuelle System nicht mehr tragfähig. Deshalb haben wir uns für KanbanBOX entschieden: ein intuitives digitales Tool, das perfekt zu unseren Anforderungen passte. Unser Ziel war es, die interne Verwaltung von Kanban-Bestellungen zu vereinfachen und zu verschlanken sowie eine direkte Integration mit den Lieferanten zu erreichen.
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Einführung von KanbanBOX und Integration der Lieferanten
Mit Unterstützung der KanbanBOX-Berater begann Robopac mit der Integration eines Lieferanten, der etwa 40 % der Kanban-Materialien verwaltete.
Innerhalb weniger Tage schätzte der Lieferant das digitale Kanban-Board (für jeden Partner individuell angepasst), das Folgendes anzeigt:
- Neue Aufträge in Echtzeit, sobald Karten von Lagerarbeitern gescannt werden
- Statusaktualisierungen der Karten (versandt, verfügbar, verbraucht), auch in Multiprozess-Abläufen
- Auftragsbezogene Kommunikation im Bereich „Kommentare“ jeder Karte
Früher haben wir täglich etwa 20 E-Mails zur Klärung verschickt. Nach wenigen Wochen bat der Lieferant darum, E-Mails aufzugeben und die Kommunikation in KanbanBOX zu zentralisieren: Es wurde schlanker, unmittelbarer und kontextbezogener.
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Über Kanban hinaus: Verwaltung geschlossener Aufträge
Robopac nutzt KanbanBOX nicht ausschließlich für kanbanbasierte Bestellungen, sondern auch für geschlossene Aufträge und integriert dabei unterschiedliche operative Logiken innerhalb derselben Plattform.
Während die Beschaffung von Komponenten für stark nachgefragte Verpackungsmaschinen über Kanban gesteuert wird, werden Komponenten für weniger häufig angefragte oder kundenspezifische Maschinen über geschlossene Aufträge abgewickelt.
Operativ bleibt die Nutzung der Plattform identisch:
Karten für geschlossene Aufträge werden im selben Dashboard und mit denselben Funktionen wie Kanban-Karten verwaltet. Aufträge werden sofort nach Erstellung an die Lieferanten gesendet; beide Parteien können auf die jeweilige Auftragskarte klicken, Details einsehen und Kommentare hinzufügen. Zudem kann der Kunde jederzeit den Status verfolgen (eingegangen, in Bearbeitung, versandt).
Der Unterschied besteht darin, dass diese Karten nicht durch den Verbrauch eines nachzufüllenden Artikels ausgelöst werden, sondern durch eine spezifische Bestellanforderung.
Dank der Möglichkeit, beide Auftragsarten auf derselben Plattform zu verwalten, kann Robopac sowohl wiederkehrende als auch Make-to-Order-Flüsse mit einem einzigen digitalen Werkzeug koordinieren.
Überwachung von Subunternehmern für eine wirklich vernetzte Lieferkette
Robopac nutzt KanbanBOX nicht nur zur Überwachung des Auftragsstatus bei Lieferanten, sondern auch bei Subunternehmern und erhält so vollständige Transparenz in Echtzeit über den Fortschritt der Aufträge entlang der gesamten Lieferkette.
Dank des digitalen Boards kann jeder Akteur in der Lieferkette:
- Den Status jedes Auftrags in Echtzeit aktualisieren und einsehen (in Bearbeitung, versandt, geliefert), ohne Telefonate oder E-Mail-Nachfragen
- Bedarfsdaten einsehen (z. B. Artikelnummer, Menge, Kunde, Lieferant) sowie verspätete Aufträge
- Kommentare direkt auf der Karte hinzufügen, um Verzögerungen oder Probleme schnell zu kommunizieren
Diese Transparenz beschränkt sich nicht auf direkte Lieferanten. Wenn Robopac eine Bestellung an einen Lieferanten sendet, erzeugt die Plattform automatisch einen Multiprozess-Auftrag, der sowohl die Komponentenproduktion beim Lieferanten als auch die Bearbeitung beim Subunternehmer auslöst.
Auch Subunternehmer erhalten Zugriff auf ein eigenes digitales Board (mit kostenloser Lizenz), können Kartenstatus aktualisieren und operative Hinweise teilen.
Das Ergebnis ist eine wirklich vernetzte, transparente und synchronisierte Lieferkette, in der Lieferanten und Subunternehmer integraler Bestandteil desselben digitalen Pull-Flusses sind.
Integration von KanbanBOX und SAP
Die Integration mit SAP war eine Grundvoraussetzung. Durch einige operative Abstimmungsmeetings wurde eine einfache und klare Integration erreicht.
- Wenn eine Kanban-Karte gescannt wird, wird automatisch eine Bestellung sowohl in KanbanBOX als auch in SAP erzeugt, wodurch vollständige Rückverfolgbarkeit und Systemsynchronisierung gewährleistet sind.
- Wenn der Lieferant einen Lieferschein vorab erstellt, wird dieser automatisch in SAP hochgeladen, was den Wareneingang vereinfacht.
Heute verwaltet Robopac etwa 70 Lieferanten und 450 Kanbanregelkreise mit KanbanBOX. Das Ergebnis: ein hoch effizienter, zentralisierter und reaktionsschneller Prozess.
Mit meiner Erfahrung in SAP-Integrationen kann ich sagen, dass diese Integration mit KanbanBOX viel einfacher und reibungsloser war als erwartet.
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Ergebnisse der KanbanBOX-Implementierung bei Robopac
Das Hauptziel von Robopac war die Optimierung der internen Verwaltung von Kanban-Materialbestellungen.
Dies wurde erreicht durch:
- Eliminierung nicht wertschöpfender Tätigkeiten
Logistikmitarbeiter müssen Kanban-Karten nicht mehr zwischen Büro und Lager hin- und hertragen. Lagerarbeiter sammeln keine Karten mehr ein; sie scannen sie einfach, sobald eine Palette aufgebraucht ist. - Zentralisierte Kommunikation und vollständige Rückverfolgbarkeit
KanbanBOX ermöglicht die Erfassung und Einsicht von Verbrauchsdaten, Kommunikation und Lieferperformance der Lieferanten in Echtzeit. Dies erhöht die Transparenz und verbessert die Kommunikation, wodurch unnötige E-Mails und Anrufe entfallen. - Automatisierung repetitiver Aufgaben
Lieferbucheinträge der Lieferanten in SAP sind nun automatisiert, ebenso wie die vom System vorgeschlagene optimale Dimensionierung der Karten basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch.
Früher musste ein Mitarbeiter 60 % seiner Zeit für nicht wertschöpfende Tätigkeiten aufwenden. Heute sind es nur noch 20 %, wodurch er sich auf strategische, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kann.
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Weitere Ergebnisse
- Wegfall zusätzlicher logistischer Tätigkeiten
Wareneingangsmitarbeiter müssen keine Kanban-Karten mehr an neu eingetroffenen Materialien anbringen. Die Karten werden vom Lieferanten gedruckt und bereits vor der Lieferung auf den Paletten angebracht. - Bestandsreduzierung
Trotz eines jährlichen Produktionswachstums von 10–12 % in den letzten fünf Jahren war keine proportionale Erhöhung der Bestände erforderlich. Die automatischen Vorschläge zur Kartendimensionierung von KanbanBOX ermöglichten eine dynamische und präzise Steuerung des Materialbedarfs.
Wie geht es weiter für Robopac?
Mit Blick in die Zukunft bewertet Robopac zwei wesentliche Weiterentwicklungen in der Nutzung von KanbanBOX:
- Ausweitung des Kanban-Systems auf internationale Niederlassungen
Niederlassungen wie jene in den USA könnten 50 fertige Maschinen direkt über KanbanBOX anfordern, wodurch strukturierte und rückverfolgbare Bestellungen zwischen Zentrale und Satellitenstandorten ermöglicht werden. - Einführung von KanbanBOX in weiteren Produktionswerken
Robopac plant, KanbanBOX in 3–4 zusätzlichen Werken einzuführen, um die Beschaffungsprozesse im Einklang mit den lokalen Produktionssystemen zu optimieren.
In der Zwischenzeit wird KanbanBOX weiterhin die logistische Entwicklung von Robopac hin zu einer zunehmend integrierten, reaktionsschnellen und digitalisierten Lieferkette unterstützen.
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