Optimización del mantenimiento y dimensionamiento de tarjetas en un sistema kanban
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El kanban manual es una herramienta simple, visual y altamente efectiva para gestionar el flujo de materiales. Sin embargo, a medida que el sistema crece e involucra un número creciente de piezas y líneas de producción, comienzan a surgir limitaciones relacionadas con la escalabilidad.
En particular, el mantenimiento y dimensionamiento de las tarjetas kanban (como la actualización de datos, la reimpresión de tarjetas o la modificación de su cantidad) comienzan a absorber significativamente tiempo y recursos.
Es precisamente en esta etapa cuando muchas empresas se enfrentan a una encrucijada: continuar con un sistema que ya se ha vuelto rígido o evolucionar hacia una gestión digital más ágil y eficiente.
El.Co. Srl eligió el camino de la innovación digital.
Visión general de El.Co. Srl, especialista en automatización eléctrica industrial
El.Co. Srl es una empresa con más de treinta años de experiencia en el sector de la automatización eléctrica industrial. Fundada en 1986, ha evolucionado a lo largo del tiempo, ampliando su negocio principal desde el ensamblaje de paneles eléctricos hasta el suministro de componentes electrónicos avanzados a clientes de todo el mundo.
Liderando su innovación hoy en día se encuentra Nicolò Zaffonato, Director de Operaciones, Lean Manager y Miembro de la Junta Directiva, quien aportó una nueva visión a la empresa basada en los principios Lean y el uso estratégico de la tecnología, incluido el kanban electrónico.
La transformación Lean de El.Co.: de la producción push al kanban manual
El.Co. solía ser una empresa de producción push, donde las órdenes de producción se basaban en previsiones de demanda. Con la llegada de Nicolò Zaffonato (COO), quien previamente había adquirido una significativa experiencia en empresas donde los principios Lean ya estaban bien establecidos, se lanzó un proceso gradual de transformación Lean. Esto incluyó una reorganización física de las áreas de trabajo y la capacitación de los empleados en la lógica y los métodos Lean.
Dos años después, la empresa introdujo el kanban manual, configurado y gestionado personalmente en todos sus aspectos por el COO: tarjetas kanban creadas en PowerPoint, impresas y laminadas manualmente, aplicadas a contenedores con cinta adhesiva. Hojas de Excel llenas con grandes cantidades de datos y fórmulas para determinar el dimensionamiento óptimo del kanban. Un esfuerzo destacado que llevó a El.Co. a mejorar significativamente la gestión del flujo de materiales y producción, pero con un problema de escalabilidad.
Problemas en la gestión y mantenimiento del sistema kanban manual
El éxito del sistema manual fue evidente desde el principio. Sin embargo, a medida que el kanban se expandió a un número creciente de piezas y líneas de producción, comenzaron a surgir las limitaciones del sistema manual relacionadas con el mantenimiento del kanban.
Esto se debe a que mantener un sistema kanban manual requiere dos tipos de actividades:
- La entrada manual de datos de consumo en hojas de Excel y el recalculo de parámetros para el dimensionamiento del kanban para decidir si agregar o eliminar tarjetas kanban.
- La adición o eliminación física de tarjetas kanban, lo que iba más allá de simplemente agregar o eliminar una tarjeta. Requería reimprimir todas las tarjetas para una pieza dada para que la etiqueta “Tarjeta 1 de X” se actualizara siempre para reflejar el número total de tarjetas. Estas luego debían configurarse, imprimirse, laminarse y reemplazarse.
Mientras el número de piezas gestionadas con kanban era bajo, estas actividades, aunque intensivas en mano de obra, aún eran manejables. Pero a los pocos meses, con 16 líneas de producción gestionadas a través de kanban, El.Co. tuvo que asignar dos personas durante tres jornadas laborales cada dos meses solo para actualizar datos y reimprimir tarjetas kanban.
«A medida que aumentaba el número de líneas gestionadas con kanban, también lo hacía el tiempo requerido para el mantenimiento del sistema. Llegamos a nuestro límite cuando mi colega y yo nos encontrábamos cada dos meses dedicando tres días completos a calcular y agregar/eliminar tarjetas kanban. Un esfuerzo masivo que quitaba tiempo de otras actividades de la transformación Lean.»
– Nicolò Zaffonato, Director de Operaciones, Lean Manager y Miembro de la Junta Directiva, El.Co.
Esta fue una actividad costosa, hecha solo parcialmente sostenible por la demanda relativamente estable en los sectores atendidos por la empresa: a diferencia de muchos sectores sujetos a fluctuaciones frecuentes y significativas en el consumo, El.Co. podía permitirse actualizar el dimensionamiento del kanban (agregando o eliminando una tarjeta) solo cada dos meses. Sin embargo, incluso en este contexto favorable, la gestión manual comenzó a mostrar sus límites.
La carga de trabajo necesaria para el mantenimiento del sistema kanban era tan alta que la dirección se vio obligada a limitar el número de piezas gestionadas a través de kanban, penalizando aquellas con menor rotación. En estas condiciones, se hizo evidente que el kanban manual, aunque efectivo, no era una solución escalable.
De ahí la necesidad de pasar al kanban electrónico, un sistema que el COO ya conocía durante el Master en Lean Management que cursó antes de introducir el kanban manual en El.Co.
Cómo el Kanban Electrónico resolvió los problemas de gestión y mantenimiento del sistema manual
Gracias a la fuerte preparación interna de la empresa y su familiaridad con el kanban manual, la introducción del kanban electrónico con KanbanBOX en El.Co. fue rápida y efectiva. Desde el principio, la línea piloto entregó resultados positivos, mostrando cómo el software permitió a la empresa superar las limitaciones que previamente habían impedido la expansión del método a más piezas y líneas de producción.
En particular, KanbanBOX demostró ser esencial para abordar dos áreas clave de la gestión del sistema kanban:
- Cálculo automático del dimensionamiento
Dado que el software realiza un seguimiento de todos los datos relevantes para cada tarjeta (como la frecuencia de consumo, la política de gestión y la cantidad por tarjeta), ya no es necesario ingresar datos manualmente. Además, basándose en esta información, KanbanBOX sugiere automáticamente el número ideal de tarjetas a utilizar e indica cuándo agregarlas o eliminarlas. Las decisiones finales siguen estando en manos del Lean Manager, quien puede tener en cuenta restricciones operativas como los límites de espacio o las cantidades mínimas de pedido. - Gestión simplificada y dinámica de tarjetas
A diferencia del sistema manual, con el kanban electrónico el Lean Manager no necesita reimprimir y modificar las tarjetas existentes cada vez que el número total cambia: cada tarjeta generada por KanbanBOX tiene un código único y está diseñada para ser desechable. Cuando un kanban se consume, la tarjeta se elimina y el sistema genera automáticamente una nueva, lista para imprimir con solo un clic.
En caso de un aumento en el número de tarjetas, el software genera automáticamente la nueva tarjeta; en caso de reducción, simplemente no se genera una nueva tarjeta cuando la última se consume.
Para completar el sistema, la sección “Dashboard” del software ofrece una visión clara de todas las tarjetas activas en tiempo real, lo que permite a los operadores monitorear su estado (disponible, en proceso, a reponer, etc.) y tomar acciones dirigidas.
Beneficios de la introducción del Kanban Electrónico
La adopción del software KanbanBOX para implementar un sistema de kanban electrónico trajo resultados significativos a El.Co.
En primer lugar, resolvió eficazmente la necesidad del COO de reducir el tiempo dedicado al mantenimiento del kanban. Ahora, lo que antes requería tres días de trabajo para dos personas cada dos meses, se puede hacer en solo unos minutos cada día, simplemente aceptando o rechazando las sugerencias de redimensionamiento del software e imprimiendo cualquier nueva tarjeta.
Más allá de este logro clave, el uso de KanbanBOX permitió a El.Co. obtener beneficios adicionales, que incluyen:
- Duplicar el número de códigos gestionados a través de kanban, pasando de aproximadamente 120 a 241 enlaces activos, más 304 órdenes cerradas (llamadas Synchro)
- Ampliar la gestión de kanban a componentes de baja rotación, como bobinas de componentes electrónicos, que antes se excluían para evitar sobrecargar el proceso de mantenimiento
- Integrar KanbanBOX con el ERP de la empresa, permitiendo la inclusión automática del nombre del proveedor externo en cada tarjeta kanban
- Reducir los tiempos de entrega, con el objetivo de minimizarlos aún más en el futuro: pasando de 4-5 semanas a 2 días para make-to-order, y de 10 a 5 días para make-to-stock
El.Co. también utiliza KanbanBOX como herramienta de soporte para construir Value Stream Maps para componentes y departamentos individuales, contribuyendo a una visión más clara y compartida de los flujos.
Ya cubriendo producción y logística interna, El.Co. Srl ahora está extendiendo el uso del software a la gestión de compras también.
«Con KanbanBOX, las actividades de mantenimiento y dimensionamiento del kanban ahora son mucho más ágiles y rápidas. Hemos podido ampliar la gestión del kanban a más líneas y partes de baja rotación que antes excluíamos para evitar sobrecargar el proceso de mantenimiento.»
– Nicolò Zaffonato, Director de Operaciones, Lean Manager y Miembro de la Junta Directiva, El.Co.
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