Extender los beneficios del kanban más allá de los límites de la fábrica
La historia de Gilbarco, ahorrando 20 horas por semana en la gestión de materiales a lo largo de la cadena de suministro
Destacados: Kanban de compra con proveedores | Kanban de movimiento | Kanban de producción | Integración ERP | Integración con Power BI | Planos técnicos | Kanban interempresarial
Gilbarco Veeder-Root, líder en el sector de distribución de combustible, opera un sistema de producción amplio y complejo con instalaciones en todo el mundo. En su sede de Greensboro, Carolina del Norte (EE. UU.), la organización enfrentaba desafíos significativos.
Uno de los principales desafíos consistía en coordinar los flujos de materiales entre un almacén externo (ubicado a pocos kilómetros de la planta), el almacén central interno, varias líneas de producción y múltiples proveedores externos. Esta configuración logística requería un monitoreo constante y una coordinación precisa, pero las herramientas disponibles (un software de kanban electrónico que no podía integrarse con el ERP) hacían todo más difícil.
Para eliminar estas ineficiencias, Gilbarco adoptó un software e-kanban más avanzado, KanbanBOX, que se integra perfectamente con el ERP.
Visión general de Gilbarco Veeder-Root
Desde 1865, Gilbarco ha sido un referente en innovación para el sector de distribución de combustible.
La empresa fabrica surtidores de combustible, equipos para energías alternativas y equipos para tiendas de conveniencia en estaciones de servicio, con una larga trayectoria de innovación. Desde la creación de la primera bomba de medición de gasolina hasta la introducción del Multi-Product Dispenser y el lanzamiento del primer lector integrado sin contacto para estaciones de servicio, la empresa ha redefinido constantemente los estándares tecnológicos del sector. Este compromiso con la innovación se reforzó en 2002 con la fusión entre Gilbarco y Veeder-Root y, en 2020, con su incorporación al grupo Vontier.
Hoy, con sede en Greensboro, Carolina del Norte (EE. UU.), y presencia global en fabricación y distribución, la empresa continúa invirtiendo en soluciones digitales y de automatización avanzada. En este camino de mejora continua, la decisión de adoptar KanbanBOX respalda la eficiencia de sus flujos logísticos y productivos.
Situación inicial: un sistema e-kanban que no podía integrarse con el ERP
Antes de cambiar a KanbanBOX, la planta de Greensboro utilizaba un sistema de kanban electrónico fabricado en EE. UU., pero no era integrable con su ERP. Esto obligaba al equipo a introducir manualmente los datos en sistemas separados. Esta doble entrada no solo consumía tiempo, sino que también introducía riesgos de errores, retrasos e ineficiencias en todo el proceso de reabastecimiento de materiales.
Como resultado, Gilbarco gestionaba con e-kanban muchos menos artículos de los que le hubiera gustado gestionar con un método pull.
Además, la empresa enfrentaba una complejidad significativa en la gestión de las actividades de reabastecimiento, ya que debía coordinar:
- Flujos de materiales entre el almacén central (interno) y el almacén externo ubicado a pocos kilómetros de la planta, una práctica común entre grandes empresas.
- Múltiples líneas de producción.
- Numerosos proveedores externos.
El e-kanban anterior como fuente de MUDAs (desperdicios)
Decidida a revertir la situación, Gilbarco buscó una solución alternativa que también cumpliera con varias necesidades, cubiertas por las funcionalidades de KanbanBOX.
- Cálculo automático del redimensionamiento de tarjetas kanban basado en la demanda diaria:
Con el software e-kanban anterior, debían analizar manualmente el consumo para mantener las tarjetas kanban alineadas con las necesidades reales. Con la funcionalidad de mantenimiento de KanbanBOX, este cálculo se automatiza mediante algoritmos sofisticados y se actualiza en función del consumo real. - Tarjetas desechables o virtuales para un redimensionamiento rápido:
Con tarjetas reutilizables, los operadores invertían mucho tiempo buscando la tarjeta que debía eliminarse o reimprimirse. Con KanbanBOX, la empresa utiliza tarjetas únicas y desechables para cada contenedor kanban, lo que permite una gestión más sencilla de las tarjetas kanban y de la información relacionada (cuando un contenedor se vacía, se escanea el código de barras y la tarjeta se descarta). - Recepción de mercancías integrada con el ERP:
Con el sistema anterior, cuando llegaban nuevos productos, el operador debía realizar una doble operación: primero introducir el código del producto en el software e-kanban y luego en el ERP. Con KanbanBOX, que se integra con cualquier ERP, esta operación fue reemplazada por un simple escaneo de código de barras (una sola vez, utilizando dispositivos de escaneo dedicados o un smartphone con la app de KanbanBOX), que actualiza el código del artículo tanto en el tablero kanban digital de KanbanBOX como en el ERP.
Una vez verificado que KanbanBOX cumplía con las especificaciones requeridas, los representantes de Gilbarco visitaron a otro cliente de KanbanBOX, Interroll, para ver el software en acción. Con las últimas dudas aclaradas, la empresa decidió proceder con la implementación del software.
Implementación de KanbanBOX: del kanban interno al kanban con proveedores
Antes de adoptar KanbanBOX, la planta de Greensboro no contaba con procesos estandarizados:
- Los proveedores enviaban mercancías en cantidades variables.
- No había directrices claras o compartidas sobre dónde debían colocarse los componentes.
- No existía un procedimiento compartido para solicitar el reabastecimiento de materiales.
La implementación de KanbanBOX en 2023 cambió todo esto, llevando al establecimiento de un método de colaboración estandarizado tanto entre procesos y departamentos internos como con proveedores externos.
Gilbarco estandariza los procesos de colaboración a lo largo de la cadena de suministro con KanbanBOX
Primero, implementaron un kanban interno, más precisamente un kanban de movimiento, para gestionar el transporte de componentes desde el almacén externo hacia producción y/o desde el almacén externo hacia el almacén central interno.
Posteriormente, se completó la integración entre KanbanBOX y el software ERP utilizado por Gilbarco, Microsoft AX.
En 2024, el sistema de kanban electrónico se extendió al resto de la cadena de suministro, es decir, a los proveedores externos (el llamado “kanban con proveedores” o “kanban de compra”).
Un sistema de producción conectado e integrado
En resumen, con la implementación en la planta de Greensboro, la empresa utilizó KanbanBOX para conectar:
- Almacén externo y almacén central.
- Almacén externo y líneas de producción.
- Diferentes líneas de producción entre sí.
Situación un año después de la implementación
En poco más de un año desde la implementación del software, Gilbarco gestionaba aproximadamente 5.000 componentes con KanbanBOX.
Este número demuestra lo fácil que la empresa considera el uso de KanbanBOX. Les permitió implementar de forma independiente muchos de los numerosos kanban internos en la planta de Greensboro.
Mientras tanto, Gilbarco decidió extender el uso de KanbanBOX a otras plantas. Para ello, realizaron un curso “Group Leader”, en el que especialistas de KanbanBOX formaron a dos figuras clave en Gilbarco para guiar la implementación independiente de KanbanBOX en modo peer-to-peer.
Con esta base, en 2024 KanbanBOX se implementó en otras instalaciones de Gilbarco: la planta Angi Energy System (marca Gilbarco) en Janesville, EE. UU. (kanban interno), São Paulo, Brasil (kanban interno) y Salzkotten, Alemania (kanban con proveedores).
Otra instalación donde se implementó es Altoona, Pennsylvania (EE. UU.). Esta planta utiliza KanbanBOX para kanban interno, kanban de producción y kanban con proveedores. Específicamente, en esta planta KanbanBOX ayuda a Gilbarco a gestionar aproximadamente 17.000 tarjetas kanban para 4.000 códigos de componente.
Además, en esta instalación está en marcha un proyecto piloto para sustituir gradualmente el ERP actual por un nuevo ERP corporativo, Microsoft Dynamics 365, manteniendo la integración con el ERP (ya que KanbanBOX no está vinculado al sistema de gestión de la empresa).
“Con KanbanBOX, hemos creado varias rutas logísticas para entregar material internamente. Utilizamos los estados del kanban para rastrear las entregas a tiempo y usamos el sistema para ver dónde se encuentra el material dentro de la fábrica. Los manipuladores de materiales pueden escanear rápidamente el material, mientras que la dirección puede simplemente monitorear los indicadores de eficiencia.”
Lakosha Whitson, Materials Supervisor, Gilbarco Veeder-Root
El Kanban interempresarial en Gilbarco
Gilbarco extendió con éxito el uso del kanban electrónico a varias de sus instalaciones en el extranjero, en particular a uno de sus principales sitios europeos en Salzkotten, Alemania.
En este contexto, se implementó el kanban interempresarial, que opera bajo la misma lógica que el kanban con proveedores externos, con una diferencia clave: el “proveedor” es otra empresa o instalación dentro del grupo. Específicamente, la planta de Altoona (EE. UU.) actúa como proveedor de componentes para el sitio de Salzkotten (Alemania), creando un flujo estructurado y totalmente digitalizado entre ambas ubicaciones.
Ambos sitios utilizan KanbanBOX para monitorear el estado de las órdenes y las tarjetas kanban en tiempo real: cuando el sitio de Salzkotten libera un kanban para solicitar material, el sitio de Altoona ve inmediatamente la actualización en su tablero digital, lo que le permite comenzar a preparar y enviar los componentes sin retrasos ni comunicación manual. Este modelo permite una alineación instantánea, mayor transparencia y una gestión más eficiente de la cadena de suministro interna.
Funcionalidad destacada: cómo Gilbarco utiliza el módulo “Planos técnicos”
La situación era la siguiente: para algunas plantas, Gilbarco quería imprimir instrucciones de ensamblaje junto con las tarjetas kanban relacionadas.
Para lograrlo, decidieron adoptar el módulo “Planos técnicos” de KanbanBOX. El objetivo de esta funcionalidad es vincular un código específico de componente a uno o más archivos, ya sean PDF u otros (CAD, procedimientos, etc.), que pueden ser consultados por el operador directamente desde la tarjeta kanban en el tablero digital.
Los archivos se almacenan en un repositorio en la nube (carpeta FTP del cliente, Amazon S3 Bucket, servidor web Intranet u otro) y se gestionan de tal manera que, cuando un plano técnico, procedimiento u otro archivo asociado necesita actualizarse, puede hacerse con unos pocos clics, aplicándose automáticamente a todas las tarjetas kanban asociadas a ese componente, evitando el riesgo de que algunas tarjetas sigan vinculadas a la versión antigua del archivo.
Integración destacada: análisis de datos con Power BI y enfoque en niveles de inventario
Gilbarco utiliza Microsoft Power BI como herramienta central para monitorear y analizar datos empresariales, y KanbanBOX para gestionar el sistema de Kanban Electrónico, incluidos los niveles de Inventario (funcionalidad “Inventario”). A través de la integración entre KanbanBOX y Power BI, la funcionalidad de Inventario de KanbanBOX se ha integrado directamente en sus paneles de control.
Esto fue posible gracias al desarrollo de APIs específicas que envían automáticamente las filas relevantes de inventario a Power BI, asegurando actualizaciones constantes, eliminando inconsistencias y proporcionando una visión unificada, precisa y de extremo a extremo de todo el sistema de reabastecimiento de materiales.
Esto significa que Gilbarco ha elegido utilizar KanbanBOX como única fuente oficial para toda la información relacionada con el inventario, garantizando coherencia y fiabilidad en los análisis de stock, con miras a una mayor integración y transparencia de los datos.
“KanbanBOX nos proporciona las herramientas para entregar material internamente entre almacenes, supermercados y puntos de uso, así como para monitorear los niveles de inventario entre nuestra fábrica y los proveedores externos. A partir de los datos e informes de KanbanBOX, podemos comprender mejor nuestros niveles de inventario e impulsar su reducción en toda la fábrica.”
Patricia Okraski, Lean Business Systems Manager, Gilbarco Veeder-Root
Resultados clave: Gilbarco ahorra 43 días al año gracias a KanbanBOX
Actualmente, Gilbarco gestiona más de 11.000 códigos de componente en KanbanBOX, organizados en tres tipos diferentes de kanban (kanban interno o de movimiento, kanban de producción y kanban de compra), además del kanban interempresarial entre instalaciones.
La introducción del software ha tenido un impacto significativo en la productividad: el tiempo para generar una orden de compra pasó de 44 segundos a solo 2 segundos. Considerando que la empresa genera aproximadamente 1.700 órdenes por semana, esta mejora se traduce en un enorme ahorro de tiempo, hasta 20 horas por semana, equivalente a 43 días laborables por año.
Este resultado libera recursos, reduce la carga operativa y permite a los equipos centrarse en actividades de mayor valor.
Estos resultados demuestran claramente que, con las herramientas adecuadas, incluso los procesos más complejos pueden hacerse eficientes. La combinación de un sistema de gestión kanban digitalizado, integración total de datos y flujos estandarizados no solo simplifica actividades complejas, sino que también ofrece ahorros tangibles, mayor fiabilidad operativa y visibilidad continua en toda la cadena de suministro.
El caso Gilbarco publicado en Planet Lean
El caso de estudio sobre la implementación del Kanban Electrónico en Gilbarco atrajo la atención fuera de la empresa: fue publicado en Planet Lean, una importante publicación internacional dedicada al pensamiento Lean y sus aplicaciones prácticas.
La publicación en una plataforma tan autorizada confirma el valor del proyecto y reconoce el impacto tangible que la digitalización de procesos ha generado en la cadena de suministro de Gilbarco.
Puedes leer el artículo en los siguientes enlaces:
- Español – MyLean.org
- Inglés – Planet Lean (texto original)
“Este sistema E-Kanban proporciona mayor visibilidad, comunicación y mejora de procesos entre cliente y proveedor. Hemos simplificado el proceso de pedidos para permitir más tiempo para la mejora continua.”
Luke Mcgann, External Planner, Gilbarco Veeder-Root
Para poder compartir conocimientos útiles con cada vez más personas, este contenido ha sido traducido con la ayuda de la IA y revisado por nuestro equipo.
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