Alinear el inventario con las necesidades reales para mejorar la calidad de la atención al paciente
Centre Oscar Lambret y el Kanban Electrónico para la Salud
Destacados: Kanban de movimiento | Listas de trabajo | Mantenimiento del kanban
Centre Oscar Lambret es un hospital francés y un referente nacional en la atención oncológica. El hospital enfrentaba desafíos en la gestión de los inventarios de medicamentos y dispositivos médicos estériles.
En particular, la farmacia hospitalaria necesitaba estandarizar y mejorar los procesos de reabastecimiento en las distintas unidades asistenciales.
Tras analizar las diferentes opciones disponibles, Centre Oscar Lambret decidió confiar en KanbanBOX para abordar estos problemas.
Visión general de Centre Oscar Lambret
Fundado en 1955, Centre Oscar Lambret es un hospital oncológico francés ubicado en Lille, en la región de Hauts-de-France.
Referente nacional en oncología, el Centro forma parte del grupo UNICANCER y opera como hospital privado dedicado exclusivamente al tratamiento del cáncer, la investigación y la formación. Emplea a casi 1.000 profesionales, incluidos médicos, investigadores, personal paramédico y administrativo, entre otros. Además, contribuye de manera significativa al sistema hospitalario público.
La ambición del Centro es acelerar la innovación en la atención sanitaria para todos los pacientes de la región de Hauts-de-France, tanto en tratamientos como en proyectos de investigación científica o en la formación de futuros médicos especialistas.
El hospital contactó con KanbanBOX mientras buscaba una nueva solución para estandarizar y mejorar los procesos de reabastecimiento de medicamentos y dispositivos médicos en sus unidades asistenciales.
En este caso de estudio veremos cómo el kanban electrónico aportó beneficios tangibles en un entorno sanitario.
La situación inicial en la farmacia de Centre Oscar Lambret
Este caso de estudio se centra en la farmacia hospitalaria, que actúa como almacén central tanto de medicamentos como de dispositivos médicos estériles. También es el lugar donde los técnicos de farmacia preparan los medicamentos para las distintas unidades asistenciales.
Antes de implementar KanbanBOX, la farmacia tenía dificultades para satisfacer las solicitudes. Debido a la falta de seguimiento del inventario en los departamentos y a la ausencia de un sistema informatizado compartido, la farmacia tenía visibilidad limitada sobre lo que realmente había en stock y lo que debía reponerse.
Esta situación provocaba exceso de inventario para algunos artículos y roturas de stock para otros.
“Además, el consumo de medicamentos y dispositivos médicos podía cambiar rápidamente en función de los planes de tratamiento de los pacientes, y los farmacéuticos no siempre tenían acceso a información actualizada.”
Francesco Dall’Oca, Socio fundador KanbanBOX
Desajustes entre los productos reabastecidos y las necesidades reales
Las consecuencias de esta falta de visibilidad y de intercambio de información eran significativas:
- Información desactualizada, con alto riesgo de errores en el suministro
- Imposibilidad para los farmacéuticos de centrarse en actividades de valor añadido relacionadas con su función
- Dificultades organizativas relacionadas con las fechas de caducidad de los medicamentos: mantener cantidades superiores a las necesarias aumenta el riesgo de tener que desechar medicamentos , o peor aún, administrarlos incorrectamente a los pacientes. Además, los medicamentos y dispositivos médicos cambian con frecuencia, lo que hace que la gestión con inventarios excesivos sea aún más compleja.
Este desajuste entre el consumo real y los productos reabastecidos generaba desperdicios y retrasos, perjudicando en última instancia la calidad de la atención al paciente.
Búsqueda de una solución y definición de objetivos
Para abordar estas cuestiones críticas, Centre Oscar Lambret comenzó a explorar posibles soluciones tecnológicas.
En primer lugar, el hospital definió claramente los objetivos que la solución debía alcanzar:
- Aumentar la precisión de las actividades de reabastecimiento de medicamentos y dispositivos médicos estériles en las unidades asistenciales
- Reducir los plazos de reabastecimiento
- Disminuir el riesgo de errores
- Simplificar la gestión de cambios frecuentes y rápidos en el consumo de medicamentos sin aumentar exponencialmente los niveles de inventario, especialmente teniendo en cuenta las restricciones de caducidad
De la selección a la implementación
Tras un cuidadoso proceso de evaluación y selección de socios tecnológicos, Centre Oscar Lambret decidió implementar un sistema de kanban electrónico de transporte utilizando KanbanBOX.
Esta decisión se basó en varios factores, entre ellos la funcionalidad (en particular el cálculo automático del dimensionamiento óptimo del sistema), la facilidad de uso y la calidad del soporte técnico.
Durante tres años, Centre Oscar Lambret gestionó más de 2.000 artículos, tanto dispositivos médicos como medicamentos, utilizando kanban de transporte, con un promedio de 100 transacciones kanban por día. Con el nuevo sistema, las actividades de reabastecimiento ya no se realizan en días fijos, sino que siguen un flujo más fluido que garantiza la disponibilidad de los materiales cuando se necesitan, alineando los niveles de inventario con la demanda real.
Otro aspecto clave del nuevo sistema es que, gracias a KanbanBOX, los técnicos de farmacia pueden crear listas de entrega diarias para cada departamento con solo unos clics. Si se producen cambios de última hora, las listas se actualizan en tiempo real.
“En los últimos 5 años, la escasez de productos sanitarios se ha convertido en un problema casi diario, lo que exige el suministro de productos alternativos. KanbanBOX ha sido la solución para garantizar la identificación en tiempo real de estos productos en las salas desde la primera entrega.”
PhD Frederic Feutry, Centre Oscar Lambret
Las funcionalidades de KanbanBOX más apreciadas por Centre Oscar Lambret
Listas de trabajo
Las listas de trabajo son agrupaciones de tarjetas kanban organizadas automáticamente en función de criterios y filtros específicos.
Esta funcionalidad permite a los técnicos de farmacia no solo ver claramente qué debe reponerse y cuándo, sino también organizar el reabastecimiento por departamento y por solicitudes específicas, introduciendo listas dedicadas para prioridades y necesidades urgentes.
Este enfoque estructurado permite gestionar eficazmente situaciones especiales como picos de consumo, productos especiales o roturas de stock.
Inventario con información de ubicación de picking y entrega
Gracias a la funcionalidad de Inventario en KanbanBOX, el Centro puede comparar continuamente los niveles reales de stock con la demanda real. Esto reduce significativamente el riesgo de cantidades incorrectas, elimina controles manuales y hace que las verificaciones sean más fiables y sistemáticas.
Además, cada tarjeta kanban muestra de forma clara y estructurada tanto la ubicación exacta de picking dentro del almacén de la farmacia, indicando zona y estantería, como el departamento de destino y la estantería para la entrega.
Este nivel de detalle simplifica el trabajo tanto de farmacéuticos como de enfermeros: los farmacéuticos saben exactamente dónde colocar los medicamentos y dispositivos médicos en cada departamento, mientras que los enfermeros pueden localizarlos inmediatamente cuando los necesitan, sin pérdida de tiempo ni incertidumbre.
Acceso en tiempo real a la información, incluso en situaciones de emergencia
Como bien sabe Centre Oscar Lambret, KanbanBOX es una plataforma web. Esto significa que la información y los datos registrados en el sistema no están vinculados a una estación de trabajo física, sino que pueden consultarse en cualquier momento, tanto desde un ordenador como a través de aplicaciones móviles.
Este aspecto es especialmente relevante en entornos hospitalarios, donde la farmacia puede estar cerrada, pero las emergencias no se detienen. En estas situaciones, los farmacéuticos pueden ser contactados de forma remota y, independientemente de dónde se encuentren, pueden acceder a información en tiempo real sobre los niveles de inventario y el consumo.
La visibilidad compartida proporcionada por KanbanBOX permite un apoyo rápido y eficaz a los compañeros en el lugar, facilitando decisiones oportunas basadas en datos siempre actualizados.
El valor de una solución flexible en entornos altamente dinámicos
Uno de los aspectos más apreciados por Centre Oscar Lambret es la flexibilidad de KanbanBOX, su capacidad para adaptarse rápidamente al cambio, algo esencial en entornos dinámicos y en constante evolución como los hospitales.
En el ámbito sanitario, los medicamentos y dispositivos médicos cambian con frecuencia, y el sistema de gestión debe poder reflejar estas actualizaciones de inmediato.
“Con KanbanBOX, el hospital puede actualizar en tiempo real información como proveedores, componentes o dosis de medicamentos, garantizando que los farmacéuticos siempre tengan una visión fiable y alineada.”
Francesco Dall’Oca, Socio fundador KanbanBOX
Resultados en la gestión de la farmacia y satisfacción del paciente
Con la adopción de KanbanBOX, Centre Oscar Lambret alcanzó sus objetivos en la gestión de inventarios, alineando finalmente los niveles de stock con las necesidades reales.
En particular, el acceso en tiempo real a información actualizada del almacén, incluidas las ubicaciones de los productos, simplificó el trabajo de farmacéuticos y enfermeros, haciendo que las actividades diarias fueran más fluidas y eficientes.
Esta mejora operativa, habilitada por la digitalización de procesos, tuvo también un impacto directo en la calidad de la atención al paciente. Una gestión de inventario más precisa y reactiva ayuda a garantizar la continuidad y la puntualidad de los tratamientos, contribuyendo a una tasa de satisfacción del paciente del 97% en Centre Oscar Lambret.
Desarrollos futuros
El siguiente paso en el proceso de digitalización del reabastecimiento de medicamentos y dispositivos médicos será la integración de KanbanBOX con el sistema ERP del Centro.
Actualmente, los niveles de inventario entre ambos sistemas se actualizan mediante un proceso manual en el que un operador exporta los datos de inventario desde KanbanBOX e importa esa información en el ERP. Aunque esta tarea solo requiere unos segundos, sigue siendo una actividad que no aporta valor y que puede automatizarse.
Gracias a la integración entre KanbanBOX y el ERP del hospital, esta operación se realizará automáticamente, manteniendo el inventario y los datos maestros completamente alineados entre ambos sistemas sin intervención manual. Esto mejorará aún más la fiabilidad de los datos, haciendo que la gestión de materiales sea todavía más fluida y coherente en todo el proceso.
Para poder compartir conocimientos útiles con cada vez más personas, este contenido ha sido traducido con la ayuda de la IA y revisado por nuestro equipo.
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