Simplificación de los procesos de compras con kanban, digitalización e integración con SAP
El ejemplo de Robopac
Destacados: Kanban para compras con proveedores | Integración ERP | Kanban y Make to Order | Visibilidad de subcontratistas
La adquisición es una actividad crucial dentro de la cadena de suministro: un pequeño retraso en el envío de una orden de compra puede desajustar el calendario de reabastecimiento, interrumpiendo todo el flujo de producción.
Además, requiere tareas operativas repetitivas que consumen tiempo del personal de compras, tiempo que podría redirigirse a actividades estratégicas de mayor valor.
Por eso Robopac eligió KanbanBOX, un sistema de gestión de materiales pull digitalizado que automatiza las reordenaciones y asegura operaciones más fluidas, reactivas y eficientes.
Visión general de Robopac
Robopac, parte del grupo Aetna, es uno de los mayores fabricantes de máquinas de embalaje del mundo, ofreciendo la gama más amplia de soluciones personalizadas para sus clientes.
Fundada en la República de San Marino en la década de 1980, se ha convertido en un líder global en el embalaje con película estirable y sistemas de final de línea a través de unidades de negocio altamente especializadas.
Durante varios años, Robopac ha estado utilizando KanbanBOX en dos plantas para optimizar sus procesos de compras.
Punto de partida: Kanban manual con integración con SAP
En la planta de Robopac en la República de San Marino, la adquisición de componentes repetitivos se manejaba a través de un sistema Kanban manual junto con SAP.
Un operador logístico recuperaba físicamente las tarjetas del almacén, que los trabajadores del almacén recogían cuando las paletas se agotaban, y las llevaba a su estación de trabajo. Allí, el operador escaneaba los códigos de barras de las tarjetas, lo que activaba la generación de órdenes de compra en SAP para automatizar los pedidos a los proveedores.
Limitaciones del sistema manual
La recuperación y escaneo de las tarjetas Kanban debía realizarse dos veces al día, por la mañana y por la tarde. Pero incluso un pequeño retraso en la entrega de las tarjetas podía retrasar el reabastecimiento de material, interrumpiendo la continuidad de la producción.
Además, el proceso consumía recursos con tareas como:
- Verificar que cada escaneo generara una orden de compra correspondiente.
- Asegurar que no se perdieran tarjetas para evitar desabastecimientos.
- Mantener el sistema kanban recalculando el tamaño adecuado para cada componente en función del consumo, añadiendo nuevas tarjetas y todas las operaciones relacionadas (por ejemplo, impresión, laminado, contactar al proveedor, etc.).
- Enviar recordatorios, actualizaciones de pedidos o solicitudes de estado de reabastecimiento a los proveedores por correo electrónico.
A pesar de sus limitaciones, el sistema manual funcionaba hasta que los volúmenes de producción aumentaron significativamente.
“A medida que los volúmenes crecieron, el sistema manual se volvió insostenible. Por eso elegimos KanbanBOX: una herramienta digital intuitiva que se adaptaba a nuestras necesidades. Nuestro objetivo era simplificar y agilizar la gestión interna de pedidos kanban e integrarla directamente con los proveedores.”
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Implementación de KanbanBOX e integración con proveedores
Con el apoyo de los consultores de KanbanBOX, Robopac comenzó integrándose con un proveedor que gestionaba aproximadamente el 40% de los materiales kanban.
En pocos días, el proveedor valoró la pizarra kanban digital (personalizada para cada socio), que muestra:
- Nuevas órdenes en tiempo real a medida que las tarjetas son escaneadas por los trabajadores del almacén.
- Actualizaciones de estado de las tarjetas (enviado, disponible, consumido), incluso en flujos multiproceso.
- Comunicaciones relacionadas con los pedidos en la sección de “comentarios” de cada tarjeta.
“Antes, enviábamos alrededor de 20 correos electrónicos diarios para aclaraciones. Después de unas semanas, el proveedor pidió abandonar los correos electrónicos y centralizar la comunicación en KanbanBOX: se volvió más ágil, inmediata y contextual.”
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Más allá del kanban: gestión de pedidos cerrados
Robopac no utiliza KanbanBOX exclusivamente para pedidos basados en kanban, sino también para pedidos cerrados, integrando diferentes lógicas operativas dentro de la misma plataforma.
Específicamente, mientras que la compra de componentes necesarios para producir máquinas de embalaje de alta demanda se gestiona mediante kanban, los componentes destinados a máquinas de demanda menos frecuente o personalizadas se gestionan a través de pedidos cerrados.
Desde un punto de vista operativo, el uso de la plataforma sigue siendo coherente: las tarjetas de pedidos cerrados se gestionan en el mismo tablero y con las mismas características que las tarjetas kanban.
Los pedidos se envían a los proveedores tan pronto como se crean; ambas partes pueden hacer clic en la tarjeta de pedido específica para ver los detalles y agregar comentarios. Además, el cliente puede seguir el estado del pedido en cualquier momento (recibido, en progreso, enviado).
La diferencia es que estas tarjetas no se generan por el consumo de un artículo que necesita ser reabastecido, sino por una solicitud de compra específica.
Gracias a la capacidad de gestionar ambos tipos de pedidos dentro de la misma plataforma, Robopac puede coordinar fácilmente tanto los flujos repetitivos como los Make to Order, utilizando una única herramienta digital para todo el proceso de compras.
Monitoreo de subcontratistas para una cadena de suministro verdaderamente conectada
Robopac utiliza KanbanBOX no solo para monitorear el estado de los pedidos de los proveedores, sino también para los subcontratistas, obteniendo visibilidad completa en tiempo real del progreso de los pedidos a lo largo de toda la cadena de suministro.
Gracias a la pizarra digital, cada actor en la cadena de suministro puede:
- Actualizar y ver el estado en tiempo real de cada pedido (en progreso, enviado, entregado) sin necesidad de llamadas telefónicas o seguimientos por correo electrónico.
- Ver los datos de solicitud de suministro (por ejemplo, código de número de pieza, cantidad, cliente, proveedor), así como los pedidos retrasados.
- Agregar comentarios directamente en la tarjeta en caso de retrasos o problemas, facilitando la comunicación y una rápida resolución de excepciones.
Esta visibilidad no se limita a los proveedores directos. Cuando Robopac envía un pedido a un proveedor, la plataforma genera automáticamente un pedido multiproceso, activando tanto la producción del componente en el proveedor como el procesamiento en el subcontratista.
Los subcontratistas también pueden acceder a su propia pizarra digital dedicada (con una licencia gratuita), actualizar los estados de las tarjetas y compartir notas operativas.
Como resultado, Robopac logra una cadena de suministro verdaderamente conectada, transparente y sincronizada, donde los proveedores y subcontratistas se convierten en partes integrales del mismo flujo pull digital.
Integración de KanbanBOX y SAP
La integración con SAP fue un requisito previo. A través de algunas reuniones operativas, se logró una integración simple y directa.
- Cuando se escanea una tarjeta kanban, se genera automáticamente una orden de compra tanto en KanbanBOX como en SAP, asegurando la trazabilidad completa y la sincronización de los sistemas.
- Cuando el proveedor emite una nota de pre-entrega, se carga automáticamente en SAP, simplificando la recepción de mercancías.
Hoy en día, Robopac gestiona aproximadamente 70 proveedores y 450 ciclos de kanban utilizando KanbanBOX.
El resultado: un proceso altamente eficiente, centralizado y reactivo.
“Con experiencia previa en integraciones de SAP, puedo decir que esta integración con KanbanBOX fue mucho más sencilla y fluida de lo esperado.”
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Resultados de la implementación de KanbanBOX en Robopac
El principal objetivo de Robopac era optimizar la gestión interna de los pedidos de materiales kanban.
Esto se logró gracias a:
- Eliminación de actividades que no agregan valor
Los operadores logísticos ya no tienen que transportar las tarjetas kanban entre la oficina y el almacén. Los trabajadores del almacén ya no tienen que recoger las tarjetas; simplemente las escanean tan pronto como la paleta se termina. - Comunicación centralizada y trazabilidad completa
KanbanBOX permite recopilar y visualizar los datos de consumo, las comunicaciones y el rendimiento de entrega de los proveedores en tiempo real. Esto aumenta la transparencia entre las partes y mejora la comunicación, eliminando correos electrónicos y llamadas innecesarias. - Automatización de tareas repetitivas
Las entradas de entrega de los proveedores en SAP ahora están automatizadas, al igual que el cálculo del tamaño óptimo de las tarjetas basado en el uso, sugerido por el software.
“Antes, un miembro del personal tenía que dedicar el 60% de su tiempo a tareas que no agregan valor. Ahora es solo el 20%, lo que les permite concentrarse en actividades estratégicas que agregan valor.”
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Resultados adicionales
Más allá de agilizar la gestión interna de los pedidos, Robopac ha visto más resultados desde la introducción de KanbanBOX.
- Eliminación de tareas logísticas adicionales
Los operadores de recepción ya no tienen que preocuparse por aplicar las tarjetas kanban a los materiales recién recibidos. Las tarjetas kanban se imprimen y se aplican a las paletas por el proveedor, antes de que sean entregadas. Esto permite a los operadores de recepción transportar los nuevos materiales directamente donde se necesiten sin pasos adicionales. - Reducción de inventario
A pesar de un aumento anual del 10-12% en la producción en los últimos cinco años, no ha sido necesario un aumento proporcional en el inventario. Las sugerencias automáticas de tamaño de tarjeta de KanbanBOX ayudaron a gestionar dinámicamente y con precisión las necesidades de material.
¿Qué sigue para Robopac?
Mirando al futuro, Robopac está evaluando dos principales evoluciones en el uso de KanbanBOX:
- Extender el kanban a sucursales internacionales
Sucursales como las de EE. UU. podrían solicitar 50 máquinas terminadas directamente a través de KanbanBOX, lo que permitiría pedidos estructurados y trazables entre operaciones centrales y satélites. - Implementar KanbanBOX en otras plantas de producción
Robopac planea implementar KanbanBOX en 3-4 plantas adicionales para optimizar los procesos de compras alineados con los sistemas de producción locales.
Mientras tanto, KanbanBOX seguirá apoyando la evolución logística de Robopac hacia una cadena de suministro cada vez más integrada, reactiva y digitalizada.
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