Simplifier les processus d’achats kanban grâce à la digitalisation et à l’intégration SAP
L’exemple de Robopac S.p.A.
Points forts : Kanban pour les achats avec les fournisseurs | Intégration ERP | Kanban et Make to Order | Visibilité sur les sous-traitants
Les achats constituent une activité cruciale au sein de la chaîne d’approvisionnement : un simple retard dans l’envoi d’un bon de commande peut décaler le planning de réapprovisionnement et perturber l’ensemble du flux de production.
De plus, ils impliquent des tâches opérationnelles répétitives qui mobilisent du temps des équipes achats, temps qui pourrait être consacré à des activités stratégiques à plus forte valeur ajoutée.
C’est pourquoi Robopac a choisi KanbanBOX, un système digital de gestion pull des matériaux qui automatise les réapprovisionnements et garantit des opérations plus fluides, réactives et efficaces.
Présentation de Robopac
Robopac, qui fait partie du groupe Aetna, est l’un des plus grands fabricants mondiaux de machines d’emballage, offrant la plus large gamme de solutions personnalisées.
Fondée dans la République de Saint-Marin dans les années 1980, l’entreprise est devenue un leader mondial dans l’emballage sous film étirable et les systèmes de fin de ligne grâce à des unités d’affaires hautement spécialisées.
Depuis plusieurs années, Robopac utilise KanbanBOX dans deux usines afin d’optimiser ses processus d’achats.
Point de départ : kanban manuel avec intégration SAP
Sur le site Robopac Machinery, en République de Saint-Marin, l’approvisionnement en composants répétitifs était géré via un système kanban manuel en parallèle de SAP.
Un opérateur logistique récupérait physiquement les cartes dans l’entrepôt (collectées par les magasiniers lorsque les palettes étaient épuisées) et les apportait à son poste de travail. Là, il scannait les codes-barres des cartes, déclenchant la création de bons de commande dans SAP afin d’automatiser les commandes fournisseurs.
Limites du système manuel
La récupération et le scan des cartes kanban devaient être effectués deux fois par jour, le matin et l’après-midi. Or, même un retard de quelques minutes dans la transmission des cartes pouvait retarder le réapprovisionnement et compromettre la continuité de la production.
Le processus mobilisait également des ressources pour des tâches telles que :
- Vérifier que chaque scan générait bien un bon de commande correspondant
- S’assurer qu’aucune carte ne soit perdue afin d’éviter des ruptures de stock
- Assurer la maintenance du système kanban en recalculant le bon dimensionnement des cartes selon la consommation, en ajoutant de nouvelles cartes et en réalisant toutes les opérations associées (impression, plastification, contact fournisseur, etc.)
- Envoyer des relances, mises à jour de commandes ou demandes de statut de réapprovisionnement par e-mail
Malgré ses limites, le système fonctionnait… jusqu’à l’augmentation significative des volumes de production.
« Lorsque les volumes ont augmenté, le système manuel est devenu insoutenable. Nous avons donc choisi KanbanBOX : un outil digital intuitif, parfaitement adapté à nos besoins. Notre objectif était de simplifier et fluidifier la gestion interne des commandes kanban et de nous intégrer directement avec les fournisseurs. »
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Mise en place de KanbanBOX et intégration fournisseurs
Avec le soutien des consultants KanbanBOX, Robopac a commencé par intégrer un fournisseur gérant environ 40 % des matériaux kanban. En quelques jours, le fournisseur a adopté le tableau kanban digital (personnalisé pour chaque partenaire), qui affiche :
- Les nouvelles commandes en temps réel, dès que les cartes sont scannées
- Les mises à jour de statut (expédié, disponible, consommé), y compris pour les flux multiprocessus
- Les communications liées aux commandes dans la section « commentaires » de chaque carte
« Nous envoyions environ 20 e-mails par jour pour des clarifications. Après quelques semaines, le fournisseur a demandé d’abandonner les e-mails et de centraliser la communication sur KanbanBOX : c’est devenu plus fluide, immédiat et contextualisé. »
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Au-delà du kanban : gestion des commandes fermées
Robopac n’utilise pas KanbanBOX uniquement pour les commandes basées sur le kanban, mais aussi pour les commandes fermées, intégrant différentes logiques opérationnelles sur une seule plateforme.
Les composants nécessaires à la production de machines à forte demande sont gérés via kanban, tandis que ceux destinés à des machines moins fréquentes ou personnalisées sont gérés via commandes fermées.
Opérationnellement, la gestion reste identique : les cartes de commandes fermées sont suivies dans le même tableau de bord et avec les mêmes fonctionnalités que les cartes kanban.
Les commandes sont envoyées aux fournisseurs dès leur création ; chaque partie peut consulter la carte, en voir les détails et ajouter des commentaires. Le statut (reçu, en cours, expédié) est visible à tout moment.
La différence réside dans le déclenchement : ces cartes ne sont pas générées par la consommation d’un article à réapprovisionner, mais par une demande d’achat spécifique.
Grâce à cette double gestion sur une même plateforme, Robopac coordonne facilement flux répétitifs et flux Make to Order avec un seul outil digital.
Suivi des sous-traitants pour une chaîne d’approvisionnement réellement connectée
Robopac utilise KanbanBOX non seulement pour suivre les fournisseurs, mais aussi les sous-traitants, obtenant une visibilité complète et en temps réel sur l’avancement des commandes.
Grâce au tableau digital, chaque acteur peut :
- Mettre à jour et consulter le statut en temps réel (en cours, expédié, livré)
- Visualiser les données de la demande (code article, quantité, client, fournisseur) et les éventuels retards
- Ajouter des commentaires directement sur la carte en cas de problème
Cette visibilité va au-delà des fournisseurs directs. Lorsqu’une commande est envoyée, la plateforme génère automatiquement une commande multiprocessus, déclenchant la production chez le fournisseur et le traitement chez le sous-traitant.
Ces derniers disposent également d’un tableau digital dédié (licence gratuite).
Résultat : une chaîne d’approvisionnement connectée, transparente et synchronisée, où fournisseurs et sous-traitants font partie du même flux pull digital.
Intégration KanbanBOX et SAP
L’intégration avec SAP était un prérequis. Après quelques réunions opérationnelles, une intégration simple et efficace a été mise en place.
- Lorsqu’une carte kanban est scannée, un bon de commande est automatiquement créé dans KanbanBOX et SAP
- Lorsqu’un fournisseur émet un avis d’expédition, celui-ci est automatiquement chargé dans SAP
Aujourd’hui, Robopac gère environ 70 fournisseurs et 450 boucles kanban avec KanbanBOX.
« Ayant déjà travaillé sur des intégrations SAP, je peux dire que celle avec KanbanBOX a été beaucoup plus simple et fluide que prévu. »
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Résultats obtenus
- Élimination des activités sans valeur ajoutée
Les opérateurs logistiques ne transportent plus les cartes entre bureau et entrepôt. Les magasiniers scannent simplement la carte lorsque la palette est terminée. - Communication centralisée et traçabilité totale
Consommations, communications et performances fournisseurs sont visibles en temps réel, réduisant e-mails et appels inutiles. - Automatisation des tâches répétitives
Les entrées de livraison dans SAP sont automatisées, tout comme le calcul optimal du dimensionnement des cartes.
« Avant, un collaborateur consacrait 60 % de son temps à des tâches sans valeur ajoutée. Aujourd’hui, c’est seulement 20 %, ce qui lui permet de se concentrer sur des activités stratégiques. »
Michael Mularoni, Kaizen Trainer, Robopac
Résultats supplémentaires
- Suppression d’activités logistiques supplémentaires
Les cartes kanban sont imprimées et appliquées par le fournisseur avant livraison. - Réduction des stocks
Malgré une augmentation annuelle de 10–12 % de la production, aucun accroissement proportionnel des stocks n’a été nécessaire, grâce aux suggestions automatiques de dimensionnement des cartes.
Prochaines étapes
En regardant vers l’avenir, Robopac évalue deux évolutions principales dans l’utilisation de KanbanBOX :
- Étendre le kanban aux filiales internationales
Des filiales comme celles des États-Unis pourraient demander 50 machines terminées directement via KanbanBOX, permettant ainsi des commandes structurées et traçables entre les opérations centrales et les sites satellites. - Déployer KanbanBOX dans d’autres sites de production
Robopac prévoit d’implémenter KanbanBOX dans 3 à 4 usines supplémentaires afin d’optimiser les processus d’achats alignés sur les systèmes de production locaux.
En attendant, KanbanBOX continuera de soutenir l’évolution logistique de Robopac vers une chaîne d’approvisionnement toujours plus intégrée, réactive et digitalisée.
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