Aligner les stocks sur les besoins réels pour améliorer la qualité des soins aux patients
Centre Oscar Lambret et le Kanban Électronique pour la Santé
Points forts : Kanban de mouvement | Listes de travail | Maintenance du kanban
Centre Oscar Lambret est un hôpital français et une référence nationale dans la prise en charge du cancer. L’hôpital rencontrait des difficultés dans la gestion des stocks de médicaments et de dispositifs médicaux stériles.
En particulier, la pharmacie hospitalière devait standardiser et améliorer les processus de réapprovisionnement dans les différentes unités de soins.
Après avoir analysé les différentes options disponibles, le Centre Oscar Lambret a décidé de faire confiance à KanbanBOX pour résoudre ces problématiques.
Présentation du Centre Oscar Lambret
Fondé en 1955, le Centre Oscar Lambret est un hôpital oncologique français situé à Lille, dans la région des Hauts-de-France.
Référence nationale en oncologie, le Centre fait partie du groupe UNICANCER et fonctionne comme un établissement privé exclusivement dédié au traitement du cancer, à la recherche et à la formation. Il emploie près de 1 000 professionnels, dont des médecins, chercheurs, personnels paramédicaux et administratifs, entre autres. Il contribue également de manière significative au système hospitalier public.
L’ambition du Centre est d’accélérer l’innovation en santé pour tous les patients des Hauts-de-France, que ce soit en matière de traitement, de projets de recherche scientifique ou de formation des futurs médecins spécialistes.
L’hôpital a contacté KanbanBOX alors qu’il recherchait une nouvelle solution pour standardiser et améliorer les processus de réapprovisionnement en médicaments et dispositifs médicaux dans ses unités de soins.
Dans cette étude de cas, nous verrons comment le kanban électronique a apporté des bénéfices tangibles dans un environnement de santé.
La situation initiale à la pharmacie du Centre Oscar Lambret
Cette étude de cas se concentre sur la pharmacie hospitalière, qui agit comme entrepôt central pour les médicaments et les dispositifs médicaux stériles. C’est également l’endroit où les préparateurs en pharmacie préparent les médicaments pour les différentes unités de soins.
Avant la mise en place de KanbanBOX, la pharmacie avait des difficultés à répondre aux demandes. En raison de l’absence de suivi des stocks dans les services et du manque d’un système informatisé partagé, la pharmacie disposait d’une visibilité limitée sur les stocks réels et sur les besoins de réapprovisionnement.
Cette situation entraînait des surstocks pour certains articles et des ruptures de stock pour d’autres.
« De plus, la consommation de médicaments et de dispositifs médicaux pouvait évoluer rapidement en fonction des plans de traitement des patients, et les pharmaciens n’avaient pas toujours accès à des informations actualisées. »
Francesco Dall’Oca, Associé fondateur KanbanBOX
Déséquilibres entre produits réapprovisionnés et besoins réels
Les conséquences de ce manque de visibilité et de partage d’informations étaient importantes :
- Informations obsolètes, avec un risque élevé d’erreurs d’approvisionnement
- Incapacité pour les pharmaciens de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée liées à leur rôle
- Difficultés organisationnelles liées aux dates de péremption : détenir des quantités supérieures aux besoins augmente le risque de devoir jeter des médicaments — ou pire, de les administrer incorrectement aux patients. De plus, les médicaments et dispositifs médicaux évoluent fréquemment, rendant la gestion avec des stocks excessifs encore plus complexe.
Ce décalage entre la consommation réelle et les produits réapprovisionnés entraînait des gaspillages et des retards, compromettant en définitive la qualité des soins aux patients.
Recherche d’une solution et définition des objectifs
Pour résoudre ces problématiques critiques, le Centre Oscar Lambret a commencé à explorer des solutions technologiques potentielles.
Tout d’abord, l’hôpital a clairement défini les objectifs que la solution devait atteindre :
- Augmenter la précision des activités de réapprovisionnement en médicaments et dispositifs médicaux stériles dans les unités de soins
- Réduire les délais de réapprovisionnement
- Diminuer le risque d’erreurs
- Simplifier la gestion des variations fréquentes et rapides de la consommation de médicaments sans augmenter exponentiellement les niveaux de stock, notamment en tenant compte des contraintes liées aux dates de péremption
De la sélection à la mise en œuvre
Après un processus rigoureux d’évaluation et de sélection de partenaires technologiques, le Centre Oscar Lambret a décidé de mettre en place un système de kanban électronique de mouvement avec KanbanBOX.
Cette décision reposait sur plusieurs facteurs, notamment les fonctionnalités (en particulier le calcul automatique du dimensionnement optimal du système), la facilité d’utilisation et la qualité du support technique.
Pendant trois ans, le Centre Oscar Lambret a géré plus de 2 000 articles, dispositifs médicaux et médicaments, via un kanban de transport, avec une moyenne de 100 transactions kanban par jour. Avec le nouveau système, les activités de réapprovisionnement ne sont plus effectuées à des jours fixes, mais suivent un flux plus fluide garantissant la disponibilité des matériaux au moment opportun, en alignant les niveaux de stock sur la demande réelle.
Un autre aspect clé du nouveau système est que, grâce à KanbanBOX, les préparateurs en pharmacie peuvent créer des listes de livraison quotidiennes pour chaque service en quelques clics. En cas de modifications de dernière minute, les listes sont mises à jour en temps réel.
« Au cours des 5 dernières années, les pénuries de produits de santé sont devenues un problème presque quotidien, nécessitant la fourniture de produits alternatifs. KanbanBOX a été la solution pour garantir l’identification en temps réel de ces produits dans les services dès la première livraison. »
PhD Frederic Feutry, Centre Oscar Lambret
Les fonctionnalités de KanbanBOX les plus appréciées par le Centre Oscar Lambret
Listes de travail
Les listes de travail sont des regroupements de cartes kanban organisés automatiquement selon des critères et filtres spécifiques.
Cette fonctionnalité permet aux préparateurs en pharmacie non seulement de visualiser clairement ce qui doit être réapprovisionné et quand, mais aussi d’organiser le réapprovisionnement par service et par demandes spécifiques, en introduisant des listes dédiées aux priorités et aux urgences. Cette approche structurée permet de gérer efficacement des situations particulières telles que les pics de consommation, les produits spécifiques ou les ruptures de stock.
Inventaire avec informations sur les emplacements de picking et de livraison
Grâce à la fonctionnalité Inventaire de KanbanBOX, le Centre peut comparer en permanence les niveaux de stock réels avec la demande réelle. Cela réduit significativement le risque d’erreurs de quantités, élimine les contrôles manuels et rend les vérifications plus fiables et systématiques.
En outre, chaque carte kanban affiche de manière claire et structurée l’emplacement exact de picking dans l’entrepôt de la pharmacie (zone et étagère), ainsi que le service destinataire et l’étagère de livraison.
Ce niveau de détail simplifie le travail des pharmaciens et des infirmiers : les pharmaciens savent précisément où placer les médicaments et dispositifs médicaux dans chaque service, tandis que les infirmiers peuvent les localiser immédiatement lorsqu’ils en ont besoin, sans perte de temps ni incertitude.
Accès aux informations en temps réel, même en situation d’urgence
Comme le sait bien le Centre Oscar Lambret, KanbanBOX est une plateforme web. Cela signifie que les informations et données enregistrées dans le système ne sont pas liées à un poste de travail physique et peuvent être consultées à tout moment, depuis un ordinateur ou via des applications mobiles.
Cet aspect est particulièrement pertinent en milieu hospitalier, où la pharmacie peut être fermée mais où les urgences ne s’arrêtent pas. Dans ces situations, les pharmaciens peuvent être contactés à distance et, quel que soit leur emplacement, accéder en temps réel aux informations sur les niveaux de stock et la consommation.
La visibilité partagée fournie par KanbanBOX permet un soutien rapide et efficace aux collègues sur site, facilitant des décisions rapides basées sur des données toujours à jour.
La valeur d’une solution flexible dans des environnements hautement dynamiques
L’un des aspects les plus appréciés par le Centre Oscar Lambret est la flexibilité de KanbanBOX, sa capacité à s’adapter rapidement au changement, essentielle dans des environnements dynamiques et en constante évolution comme les hôpitaux.
Dans le secteur de la santé, les médicaments et dispositifs médicaux évoluent fréquemment, et le système de gestion doit pouvoir refléter immédiatement ces mises à jour.
« Avec KanbanBOX, l’hôpital peut mettre à jour en temps réel des informations telles que les fournisseurs, les composants ou les dosages des médicaments, garantissant ainsi aux pharmaciens une visibilité fiable et alignée. »
Francesco Dall’Oca, Associé fondateur KanbanBOX
Résultats dans la gestion de la pharmacie et satisfaction des patients
Avec l’adoption de KanbanBOX, le Centre Oscar Lambret a atteint ses objectifs en matière de gestion des stocks, en alignant enfin les niveaux de stock sur les besoins réels.
En particulier, l’accès en temps réel aux informations actualisées de l’entrepôt, y compris les emplacements des produits, a simplifié le travail des pharmaciens et des infirmiers, rendant les activités quotidiennes plus fluides et plus efficaces.
Cette amélioration opérationnelle, rendue possible par la digitalisation des processus, a également eu un impact direct sur la qualité des soins aux patients. Une gestion des stocks plus précise et plus réactive contribue à garantir la continuité et la ponctualité des traitements, participant à un taux de satisfaction des patients de 97 % au Centre Oscar Lambret.
Développements futurs
La prochaine étape du parcours de digitalisation du réapprovisionnement en médicaments et dispositifs médicaux sera l’intégration de KanbanBOX avec le système ERP du Centre.
Actuellement, les niveaux de stock entre les deux systèmes sont mis à jour via un processus manuel dans lequel un opérateur exporte les données d’inventaire depuis KanbanBOX et les importe dans l’ERP. Bien que cette tâche ne prenne que quelques secondes, elle reste une activité sans valeur ajoutée pouvant être automatisée.
Grâce à l’intégration entre KanbanBOX et l’ERP de l’hôpital, cette opération sera réalisée automatiquement, maintenant l’inventaire et les données de base parfaitement alignés entre les deux systèmes sans intervention manuelle. Cela renforcera encore la fiabilité des données, rendant la gestion des matériaux encore plus fluide et cohérente sur l’ensemble du processus.
Afin de pouvoir partager des connaissances utiles avec un plus grand nombre de personnes, ce contenu a été traduit avec l’aide de l’IA et relu par notre équipe. Si vous remarquez des imprécisions, merci de nous en faire part.
Vous gérez également une situation complexe ?
Contactez-nous : nos experts sont prêts à écouter vos besoins