15 anni di KanbanBOX raccontati dai soci fondatori
KanbanBOX compie 15 anni.Un traguardo importante, specialmente se si pensa a tutta l’evoluzione che c’è dietro. Dall’idea iniziale ai suoi sviluppi, dalle persone che hanno creduto da sempre in questo progetto ai primi clienti nazionali e internazionali, fino alle migliaia di utenti che oggi utilizzano il software.
Per raccontare questa storia, abbiamo intervistato i soci fondatori di KanbanBOX, Matteo Biagini, Guido Bonuzzi e Francesco Dall’Oca, ripercorrendo insieme a loro le sfide iniziali e l’evoluzione vissuta.
Partiamo dalle basi: come vi siete conosciuti?
Francesco: Frequentavamo tutti e tre il corso di Ingegneria Gestionale all’Università di Vicenza. Io e Guido percorrevamo la medesima tratta ferroviaria. E così, tra ore in treno ed esami svolti assieme, siamo diventati amici.
Con Matteo ci siamo conosciuti attraverso JEST, l’associazione di Junior Enterprise di Ingegneria Gestionale di Vicenza. Si tratta di un’associazione che permette agli studenti di avvicinarsi al mondo dell’impresa grazie a gruppi di studio-lavoro autorganizzati in cui si approfondiscono diversi argomenti per offrire servizi in linea con le necessità del mercato.
Ci siamo conosciuti alla prima riunione dell’associazione, eravamo in 7-8 studenti. Insieme abbiamo seguito tantissimi progetti, tra cui Becoming Manager, evento a cui ancora oggi partecipiamo come sponsor.
È qui che avete sviluppato l’idea di KanbanBOX?
Guido: Non di KanbanBOX, ma sicuramente le basi che hanno portato al suo sviluppo.
Da un lato ha alimentato valori importanti come l’imprenditorialità, la collaborazione e l’abitudine a cercare soluzioni concrete ai bisogni del mercato.
Non di KanbanBOX, ma sicuramente le basi che hanno portato al suo sviluppo. Da un lato questo ambiente ha alimentato valori importanti come l’imprenditorialità, la collaborazione e l’abitudine a cercare soluzioni concrete ai bisogni del mercato. Dall’altro, ci ha permesso di maturare le competenze tecniche. In particolare, io e Matteo abbiamo preso parte a un progetto per imparare a sviluppare programmi software e siti web in linguaggio PHP. È qui che si è formato il nostro “animo da sviluppatori” che si è poi rivelato fondamentale per trasformare l’idea iniziale in una piattaforma reale.
Quando è nata l’idea di KanbanBOX?
Matteo: Diversi anni dopo. Nel frattempo, avevamo finito l’università e lavoravamo insieme come consulenti lean a progetti di trasformazione e di implementazione del kanban.
Ci trovavamo spesso a riaffrontare gli stessi problemi: come gestire i dati che servono per il dimensionamento del sistema kanban? Come coinvolgere i fornitori? Ma soprattutto, chi ha voglia di stampare, plastificare e ritagliare questi 3000 cartellini?!
Così ci siamo messi a ragionare su possibili strumenti che potevamo sviluppare per il kanban. Ma non in ottica di “strumento chiuso”. Erano infatti gli anni in cui i social network, come Facebook, stavano spopolando anche in Italia. Da lì è nata l’idea di sviluppare uno strumento per il kanban che non solo risolvesse i classici problemi associati a questo strumento, ma che permettesse di creare un network con i fornitori.
Francesco: All’epoca non sapevamo dell’esistenza di questa tipologia di software che oggi definiamo “di kanban elettronico” o, per esteso, “per l’implementazione di un sistema a kanban elettronico”. Anche perché sul continente non esistevano soluzioni del genere, siamo stati i primi in Europa
Poi abbiamo scoperto che negli Stati Uniti esisteva già qualche software appartenente alla categoria, ma senza la componente collaborativa con i fornitori che nella nostra idea era centrale. Altro elemento sui cui volevamo spingere era il tracciamento dei dati, fondamentale per ottenere statistiche su cui basare interventi di miglioramento continuo, in perfetta ottica Lean.
Avevamo capito di aver intercettato un vuoto nel mercato che potevamo colmare con le nostre competenze: da un lato l’esperienza Lean maturata in anni di studio e consulenza sul campo, dall’altro le capacità di sviluppo software necessarie.
Come vi è venuta l'idea del nome?
Matteo: Semplice: come sanno bene gli addetti ai lavori, la kanban box è il contenitore in cui vengono raccolti i cartellini kanban cartacei una volta staccati dai contenitori, prima di riporli sui cartelloni. Noi volevamo creare quel contenitore, ma in formato digitale!
Suonava bene, era coerente con il nostro scopo e, dettaglio non irrilevante, il dominio www.kanbanbox.com era disponibile. Una combinazione così azzeccata che non ci fu nemmeno bisogno di discuterne.
Guido: L’unico piccolo problema è che non è il nome più immediato per chi non conosce la Lean. Tra le storpiature più memorabili o ricorrenti possiamo citare Kan Ban Box, Canban box, Kanbox, Kanbau, Canbanboc. Diciamo che ogni tanto qualche bella risata ce la siamo fatta.
Quali sono state le prime difficoltà?
Guido: All’inizio c’è stato sicuramente un problema didiffidenza del mercato nei confronti di una società microscopica. Dopotutto all’epoca eravamo 3 ragazzi, 4 quando abbiamo assunto il primo dipendente, che tra l’altro lavora ancora in KanbanBOX.
Un altro aspetto era legato alla maturità tecnologica del mercato: noi proponevamo il software come soluzione web in un’epoca in cui la maggior parte delle aziende utilizzava solo software installati localmente. C’era scetticismo verso le soluzioni in cloud e questo ha rallentato sicuramente l’adozione del software, mettendo a rischio la sostenibilità economica del progetto.
Francesco: Ancora prima però c’era il problema di trovare aziende interessate al software. D’altronde si trattava di una soluzione nuova come categoria, quindi è vero che quasi non c’erano concorrenti, ma non c’era nemmeno chi cercava attivamente questo tipo di soluzioni.
Non erano tante le aziende che all’epoca sapessero cosa fosse il kanban, e quelle che lo utilizzavano in azienda lo vedevano come una semplice tecnica operativa. Di conseguenza, KanbanBOX veniva percepito soltanto come un “upgrade” del kanban tradizionale, non come uno strumento con un impatto organizzativo strategico.
I limiti legati a questo approccio sono diventati evidenti con i primi clienti statunitensi, dove il kanban è considerato non un semplice strumento ma una vera e propria scelta strategica Lean.
Matteo: Altri problemi sono emersi perché avevamo sottovalutato le sfide che un’azienda deve affrontare agli inizi del suo percorso di digitalizzazione. Questo ci ha portato a proporre KanbanBOX come una soluzione che poteva essere impostata autonomamente dopo la prova.
Era un’idea sicuramente interessante, ma non teneva in considerazione che l’implementazione di un sistema a kanban coinvolge tante persone, non solo il responsabile Lean, e quindi richiede una conduzione più graduale e strutturata.
Con l’esperienza abbiamo quindi virato verso un approccio più guidato. Oggi affianchiamo direttamente le aziende con giornate di “Go-live”, durante le quali guidiamo gli operatori nell’impostazione degli elementi del sistema e nei test in linea. In questo modo, una volta implementato KanbanBOX su una o più linee pilota, gli operatori acquisiscono le competenze necessarie per estendere il sistema in autonomia alle altre linee e articoli.
Chi è stato il vostro primo cliente?
Guido: Il primo cliente e utilizzatore di KanbanBOX è stato Cadel, azienda di Treviso specializzata nella produzione di stufe a pellet e cucine a legna, tutt’ora nostro cliente.
Per noi è stata la svolta. Non solo perché era giunto il momento di verificare sul campo la bontà del software, ma perché è stato il partner ideale con cui farlo.
Si tratta infatti di un’azienda che già allora era molto lungimirante, avanti rispetto agli standard di mercato, con un’approfondita conoscenza della Lean e del kanban. Grazie a Cadel abbiamo testato, sviluppato, individuato margini di miglioramento, capito su cosa era meglio concentrarsi e quali idee abbandonare.
Francesco: Al di là dell’ineguagliabile fonte di ispirazione per gli sviluppi del software, Cadel ha mostrato fin da subito una grande disponibilità nell’aiutarci a farci conoscere.
In particolare, ci ha permesso di utilizzare il loro nome e il loro caso studio come referenza, nonché di portare potenziali clienti in visita presso i loro stabilimenti.
Tra i tanti visitatori che hanno visto KanbanBOX in azione proprio in Cadel c’è anche Ensto, gruppo finlandese specializzato nella produzione di sistemi elettrici, nostro primo cliente internazionale.
Quindi piano piano siete riusciti a costruirvi la vostra rete?
Francesco: Esattamente. Con il tempo il numero di aziende che ci hanno dato fiducia è cresciuto, così come la diffusione geografica del software, che nel 2016 ha raggiunto gli Stati Uniti d’America con il nostro primo cliente a stelle e strisce, PVA.
Oggi siamo presenti in oltre 36 paesi in tutto il mondo, inclusi India, Giappone, Australia e Brasile.
Matteo: Negli anni sono molte le persone che hanno creduto in noi e nel nostro progetto, introducendolo nelle loro aziende o sponsorizzandoci presso clienti. Non le citiamo singolarmente solo per paura di dimenticarne qualcuna, ma siamo assolutamente riconoscenti verso di loro.
Lo stesso vale per tutte le persone che hanno lavorato con noi in questi anni: siamo partiti in tre e oggi siamo un team di 45 persone. Senza il contributo di ognuno di loro non ci troveremmo qui oggi a festeggiare 15 anni di attività.
Il team KanbanBOX a luglio 2025
Oggi KanbanBOX non è più definibile “solo” un software di kanban elettronico ma un software per la gestione pull dei materiali. Cosa vi ha spinto ad allargare l’ambito di applicazione?
Guido: Abbiamo ascoltato i nostri clienti e le loro esigenze. Man mano che utilizzavano il software emergevano necessità che non erano puramente legate al kanban ma rientravano in un’ottica più ampia di gestione pull dei materiali.
Da qui abbiamo sviluppato nuove funzionalità volte a rispondere a questi bisogni in modo strutturato. Prima i cartellini extra-kanban per affrontare i picchi di consumo prevedibili senza alterare le normali statistiche di consumo. Poi il modulo Negoziazione, per svolgere attività di contrattazione in piattaforma. Gli ordini Synchro per la gestione degli ordini non a kanban. Il multiprocesso per le lavorazioni in più fasi. Il Sequenziatore per ottimizzare la sequenza produttiva.
E non abbiamo mica intenzione di fermarci qui: quando un cliente ci propone un miglioramento, lo analizziamo e, se riteniamo che sia coerente con i principi Lean e che possa portare valore a tutti i clienti, lo implementiamo.
Guardando al futuro, quali sono i vostri obiettivi per KanbanBOX?
Francesco: L’obiettivo è diventare la soluzione di riferimento per tutte le aziende manifatturiere e commerciali per la gestione dei flussi di materiale.
Vogliamo che tutte le aziende industriali vedano in KanbanBOX una leva concreta per migliorare e ottimizzare i loro processi.
In altre parole, puntiamo a essere il primo nome che viene in mente quando una persona in azienda si domanda: “Come faccio a gestire al meglio i miei flussi di materiali, la mia produzione, i miei fornitori e clienti?”
Matteo: Un altro obiettivo è diventare il “sistema nervoso” dell’intera catena del valore: lo strumento che permette di digitalizzare tutti i modi Lean per gestire un processo o una supply chain.
Quindi non solo il kanban, ma qualsiasi collegamento o flusso di materiali. Vogliamo essere il software con cui l’azienda progetta, standardizza e governa quei flussi, dalla pianificazione iniziale alla loro esecuzione quotidiana. Il tutto per una gestione pienamente Lean dei flussi di materiali.
Guido: Ultimo ma non ultimo, la collaborazione e la trasparenza. Fin da quando KanbanBOX era solo un’idea, il focus era la rete, il costruire un vero network di aziende Lean interconnesse.
A distanza di anni, questo principio non solo è rimasto intatto, ma continua a guidare l’evoluzione della piattaforma. L’obiettivo è farne uno strumento centrale per costruire relazioni collaborative che generano valore per tutte le parti coinvolte.
Si tratta di un principio che guida non solo lo sviluppo del software, ma anche la nostra stessa azienda: collaborazione, trasparenza, coinvolgimento. Oggi come quindici anni fa.
Festeggiamenti per i 15 anni
Per festeggiare questi primi 15 anni, KanbanBOX ha organizzato una serata speciale per raccontare il percorso fatto e brindare a ciò che verrà.
Un momento semplice ma significativo che ci ha permesso di ritrovarci e celebrare assieme questo traguardo.
Sotto, condividiamo il video che ben trasmette l’energia della serata. Per visualizzare invece le foto dell’evento, clicca qui.