Allineare il magazzino con i reali bisogni, aumentando la qualità nella cura dei pazienti

Il Centro Oscar Lambret e il Kanban Elettronico per la Sanità

Il Centro Oscar Lambret, ospedale francese nonché punto di riferimento nel settore per la cura oncologica, aveva un problema nella gestione delle scorte dei medicinali e dei dispositivi medici sterili.
In particolare, la farmacia dell’ospedale aveva la necessità di standardizzare e migliorare la gestione dei processi di ripristino presso i vari reparti.

Una volta analizzate le diverse opzioni disponibili, per risolvere queste problematiche il Centro Oscar Lambret ha deciso di affidarsi a KanbanBOX.

Panoramica del Centro Oscar Lambret

Fondato nel 1955, il Centro Oscar Lambret è un ospedale francese per la cura oncologica, che si trova a Lille, nella regione dell’Alta Francia.

Riferimento nazionale per l’oncologia, il Centro appartiene al gruppo UNICANCER ed è un ospedale privato, dedicato esclusivamente al trattamento, alla ricerca e alla formazione in materia oncologica. Impiega quasi 1.000 professionisti tra medici, ricercatori, paramedici, personale amministrativo e altro ancora. Inoltre, contribuisce in modo importante al servizio ospedaliero pubblico.

L’ambizione del Centro è di accelerare l’innovazione nel settore per tutti i pazienti della regione dell’Alta Francia, che sia in termini di cura, sviluppo di progetti di ricerca scientifica, o di formazione per i medici specialisti di domani.

L’ospedale ha contattato KanbanBOX perché cercava una nuova soluzione per standardizzare e migliorare la gestione dei processi di ripristino dei farmaci e dei dispositivi medici presso i vari reparti.

In questo caso studio, vedremo come il kanban elettronico ha portato benefici al settore della sanità.

Situazione di partenza della farmacia del Centro Oscar Lambret

Il caso studio si concentra sulla farmacia dell’ospedale: questo luogo funge infatti da magazzino centrale in cui vengono stoccati sia i medicinali sia i dispositivi medici sterili. È anche il luogo dove i tecnici farmacisti preparano i medicinali per le varie unità di cura.

Prima dell’implementazione di KanbanBOX, la farmacia aveva difficoltà soddisfare le richieste. Questo perché, a causa del mancato inventario nei reparti e dell’assenza di un sistema computerizzato condiviso, la farmacia non aveva chiara visibilità su ciò che era in stock e cosa invece doveva essere ripristinato.

Questa situazione causava da un lato l’eccesso di alcuni tipi di prodotti, dall’altro rotture di stock.

Come se non bastasse, il consumo di medicinali e dispositivi medici poteva variare velocemente a seconda del tipo di cura che il paziente doveva seguire e i farmacisti non sempre disponevano di informazioni aggiornate.

Disallineamento tra i prodotti ripristinati e i bisogni reali

Le conseguenze legate a questa mancata visibilità e condivisione delle informazioni erano molto importanti:

Informazioni non aggiornate con alto rischio di errore nella fornitura

Impossibilità per i farmacisti di concentrarsi sulle attività a valore aggiunto legate al loro ruolo

Difficoltà organizzative legate alle scadenze dei farmaci: averne in quantità maggiore di quella necessaria aumenta il rischio di doverli buttare via o, peggio di somministrarli erroneamente ai pazienti. Inoltre, i medicinali e i dispositivi medici cambiano spesso, rendendo ancora più difficile la gestione tramite scorte esageratamente numerose.

Questa mancata corrispondenza tra il consumo reale e i prodotti ripristinati causava quindi sprechi e ritardi, nonché minava la qualità nella cura dei pazienti.

Ricerca di una soluzione e obiettivi da raggiungere

Per risolvere questi importanti problemi, il Centro Oscar Lambret ha deciso di sondare il terreno per trovare possibili soluzioni tecnologiche.

Allo scopo, ha prima di tutto definito gli obiettivi che la soluzione doveva permettergli di raggiungere:

Aumentare l’accuratezza delle attività di ripristino dei medicinali e dei dispositivi medici sterili presso le diverse unità di cura

Ridurre il tempo necessario per il ripristino

Diminuire il rischio d’errore

Rendere semplice la gestione delle continue e rapide variazioni nel consumo dei medicinali senza aumentare in modo esponenziale le scorte, che avendo una scadenza hanno tempi limitati.

Dopo un’attenta attività di ricerca e selezione dei partener tecnologici, il Centro Oscar Lambret ha deciso di affidarsi a KanbanBOX e implementare un sistema a kanban elettronico.

Nello specifico, un kanban di movimentazione tra la farmacia centrale e i reparti dell’ospedale.

KanbanBOX viene scelto tra le alternative perché spicca per funzionalità, facilità di utilizzo, opzioni per la manutenzione automatica del sistema e anche grazie al supporto tecnico offerto. In tre anni, il Centro ha creato più di 2000 legami per gestire sia i dispositivi medici che i farmaci. I giorni di ripristino, prima fissi, ora sono stati sostituiti da un processo più fluido. Ora, il Centro Oscar Lambret ripristina una media di 100 kanban al giorno, assicurando così che le scorte siano allineate ai reali bisogni.

Un’altra attività che ora è possibile svolgere è la creazione di una lista giornaliera contenente i medicinali presenti nei vari reparti. Se c’è un cambio dell’ultimo minuto, la lista si aggiorna istantaneamente.
Vediamo, infine, quali funzionalità l’ospedale ritiene particolarmente utili.

Le funzionalità KanbanBOX preferite dal Centro Oscar Lambret

Le Worklist forniscono al Centro Oscar Lambret la visione in tempo reale del magazzino

Grazie alla Worklist, i tecnici farmacisti sanno cosa ripristinare e quando. Questa funzionalità ha anche permesso all’ospedale di suddividere il ripristino per reparti e richieste speciali. Sono state poi create delle worklist speciali, dedicate alle priorità e alle urgenze, ad esempio per quando c’è un picco di consumo, o per prodotti speciali, o, ancora, in caso di rotture di stock.

L’inventario di KanbanBOX fa diminuire le possibilità d’errore

Usando l’inventario, il Centro può monitorare le differenze tra i livelli di scorte attuali e i bisogni. Grazie a questa funzionalità, viene ridotto il rischio di avere quantità sbagliate, perché i controlli non vengono più fatti manualmente.

Come l’app mobile di KanbanBOX aiuta i farmacisti

Anche se la farmacia è chiusa, i farmacisti possono essere chiamati per le emergenze. Indipendentemente da dove si trovano, usando la app di KanbanBOX riescono a supportare i loro colleghi in ospedale, perché hanno visibilità condivisa su scorte e dati.

La flessibilità del software

Un’altra caratteristica fondamentale che il Centro sanitario richiedeva era che il software fosse adattabile ai cambiamenti. Medicine e dispositivi medici possono cambiare frequentemente e il software deve potersi aggiornare subito. Ora, l’ospedale può cambiare i fornitori dei dispositivi medici, o addirittura gli ingredienti o il dosaggio di un medicinale. I farmacisti vedranno, infatti, il dato aggiornato in tempo reale in KanbanBOX.

Informazioni sulla posizione sul cartellino kanban

Le informazioni sulla localizzazione sono importanti per aiutare tutti gli operatori dell’ospedale a sapere dove mettere il materiale nei vari reparti e per aiutare gli infermieri a trovarlo. Su ogni cartellino kanban viene stampata anche la posizione del materiale nel magazzino e nel reparto, anche con specificato a quale scaffale appartiene il prodotto. Questo rende il lavoro di farmacisti e infermieri molto più facile, perché sanno esattamente dove trovare ciascun prodotto.

Migliorare i processi permette di aumentare la soddisfazione dei clienti

Il Centro Oscar Lambret è soddisfatto perché le scorte con data di scadenza ora sono sotto controllo. I tecnici farmacisti possono lavorare in maniera più comoda ed efficiente, grazie alla visibilità in tempo reale sul magazzino.

È anche aumentata la soddisfazione dei pazienti, che ricevono un servizio ancora migliore (la soddisfazione dei pazienti riguardo al Centro Oscar Lambret è attualmente al 97%).

Il prossimo passo sarà integrare KanbanBOX con l’ERP, grazie alla possibilità di scaricare automaticamente il magazzino, allineando l’inventario e le anagrafiche.