Allineare il magazzino con i reali bisogni, aumentando la qualità nella cura dei pazienti
Il Centro Oscar Lambret e il Kanban Elettronico per la Sanità
In evidenza: Kanban di movimentazione | Worklist | Manutenzione kanban
Il Centro Oscar Lambret, ospedale francese nonché punto di riferimento nel settore per la cura oncologica, aveva un problema nella gestione delle scorte dei medicinali e dei dispositivi medici sterili.
In particolare, la farmacia dell’ospedale aveva la necessità di standardizzare e migliorare la gestione dei processi di ripristino presso i vari reparti.
Una volta analizzate le diverse opzioni disponibili, per risolvere queste problematiche il Centro Oscar Lambret ha deciso di affidarsi a KanbanBOX.
Panoramica del Centro Oscar Lambret
Fondato nel 1955, il Centro Oscar Lambret è un ospedale francese per la cura oncologica, che si trova a Lille, nella regione dell’Alta Francia.
Riferimento nazionale per l’oncologia, il Centro appartiene al gruppo UNICANCER ed è un ospedale privato, dedicato esclusivamente al trattamento, alla ricerca e alla formazione in materia oncologica. Impiega quasi 1.000 professionisti tra medici, ricercatori, paramedici, personale amministrativo e altro ancora. Inoltre, contribuisce in modo importante al servizio ospedaliero pubblico.
L’ambizione del Centro è di accelerare l’innovazione nel settore per tutti i pazienti della regione dell’Alta Francia, che sia in termini di cura, sviluppo di progetti di ricerca scientifica, o di formazione per i medici specialisti di domani.
L’ospedale ha contattato KanbanBOX perché cercava una nuova soluzione per standardizzare e migliorare la gestione dei processi di ripristino dei farmaci e dei dispositivi medici presso i vari reparti.
In questo caso studio, vedremo come il kanban elettronico ha portato benefici al settore della sanità.
Situazione di partenza della farmacia del Centro Oscar Lambret
Il caso studio si concentra sulla farmacia dell’ospedale: questo luogo funge infatti da magazzino centrale in cui vengono stoccati sia i medicinali sia i dispositivi medici sterili. È anche il luogo dove i tecnici farmacisti preparano i medicinali per le varie unità di cura.
Prima dell’implementazione di KanbanBOX, la farmacia aveva difficoltà soddisfare le richieste. Questo perché, a causa del mancato inventario nei reparti e dell’assenza di un sistema computerizzato condiviso, la farmacia non aveva chiara visibilità su ciò che era in stock e cosa invece doveva essere ripristinato.
Questa situazione causava da un lato l’eccesso di alcuni tipi di prodotti, dall’altro rotture di stock.
“Come se non bastasse, il consumo di medicinali e dispositivi medici poteva variare velocemente a seconda del tipo di cura che il paziente doveva seguire e i farmacisti non sempre disponevano di informazioni aggiornate.” Francesco Dall’Oca, Founding Partner KanbanBOX
Disallineamento tra i prodotti ripristinati e i bisogni reali
Le conseguenze legate a questa mancata visibilità e condivisione delle informazioni erano molto importanti:
- Informazioni non aggiornate con alto rischio di errore nella fornitura
- Impossibilità per i farmacisti di concentrarsi sulle attività a valore aggiunto legate al loro ruolo
- Difficoltà organizzative legate alle scadenze dei farmaci: averne in quantità maggiore di quella necessaria aumenta il rischio di doverli buttare via o, peggio di somministrarli erroneamente ai pazienti. Inoltre, i medicinali e i dispositivi medici cambiano spesso, rendendo ancora più difficile la gestione tramite scorte esageratamente numerose.
Questa mancata corrispondenza tra il consumo reale e i prodotti ripristinati causava quindi sprechi e ritardi, nonché minava la qualità nella cura dei pazienti.
Ricerca di una soluzione e obiettivi da raggiungere
Per risolvere questi importanti problemi, il Centro Oscar Lambret ha deciso di sondare il terreno per trovare possibili soluzioni tecnologiche.
Allo scopo, ha prima di tutto definito gli obiettivi che la soluzione doveva permettergli di raggiungere:
- Aumentare l’accuratezza delle attività di ripristino dei medicinali e dei dispositivi medici sterili presso le diverse unità di cura
- Ridurre il tempo necessario per il ripristino
- Diminuire il rischio d’errore
- Rendere semplice la gestione delle continue e rapide variazioni nel consumo dei medicinali senza aumentare in modo esponenziale le scorte, che avendo una scadenza hanno tempi limitati.
Dalla scelta all’implementazione di KanbanBOX
Dopo un’attenta attività di ricerca e selezione dei partener tecnologici, il Centro Oscar Lambret ha deciso di implementare un sistema a kanban elettronico di movimentazione affidandosi a KanbanBOX.
In particolare, questa scelta è stata presa sulla base di diversi elementi, tra cui funzionalità, in particolare il calcolo automatico del dimensionamento ottimale del sistema [link], facilità di utilizzo e qualità del supporto tecnico.
In tre anni, il Centro Oscar Lambret ha gestito con il kanban di movimentazione più di 2.000 articoli tra dispositivi medici e farmaci, con una media di 100 kanban al giorno. In particolare, con il nuovo sistema, le attività di ripristino non vengono più svolte in giorni fissi, ma secondo un processo più fluido che permette di avere sempre ciò che serve quando serve, allineando le scorte ai bisogni reali.
Altra particolarità legata al nuovo sistema: grazie a KanbanBOX i farmacisti preparatori possono creare in pochi click liste giornaliere con l’elenco dei medicinali e dei dispositivi medici da consegnare in ogni reparto. In caso di variazioni dell’ultimo minuto, la lista si aggiorna in tempo reale.
“Negli ultimi 5 anni, la carenza di prodotti sanitari è diventata un problema quasi quotidiano, che richiede la fornitura di prodotti alternativi. KanbanBOX è stata la soluzione per garantire l’identificazione in tempo reale di questi prodotti nei reparti fin dalla prima consegna.”
PhD Frederic Feutry, Centre Oscar Lambret
Le funzionalità KanbanBOX più apprezzate dal Centro Oscar Lambret
Worklist
Le worklist sono raggruppamenti di cartellini organizzati in modo automatico sulla base di criteri e filtri specifici.
La funzionalità consente ai tecnici farmacisti non solo di avere sempre chiaro cosa ripristinare in quale momento, ma anche di organizzare il ripristino per reparto e per richieste specifiche, introducendo liste dedicate alle priorità e alle urgenze. In questo modo è possibile gestire in modo strutturato situazioni particolari, come picchi di consumo, prodotti speciali o eventuali casi di rottura di stock.
Inventario con informazioni sulla posizione di prelievo e consegna
Grazie alla funzione Inventario di KanbanBOX, il Centro può confrontare in modo continuo i livelli di scorte effettivi con i fabbisogni reali. Questo consente di ridurre significativamente il rischio di quantità errate, eliminando le verifiche manuali e rendendo i controlli più affidabili e sistematici.
Inoltre, ogni cartellino riporta in modo chiaro e strutturato sia l’esatta ubicazione del materiale all’interno del magazzino-farmacia da cui deve essere prelevato, con indicazione di magazzino e scaffale, sia il reparto e lo scaffale di destinazione per la consegna.
Questo livello di dettaglio semplifica le attività di farmacisti e infermieri: i primi sanno esattamente dove mettere i farmaci e dispositivi medici nei diversi reparti, i secondi possono individuarli immediatamente quando necessario senza perdite di tempo o incertezze.
Accesso alle informazioni in tempo reale, anche in situazioni d’emergenza
Come sa bene il Centro Oscar Lambret, KanbanBOX è una piattaforma web. Questo significa che le informazioni e i dati registrati al suo interno non sono vincolati a una postazione fisica, ma possono essere consultati in qualsiasi momento sia da computer sia tramite app.
Questo aspetto è particolarmente rilevante in contesti come quello ospedaliero, dove la farmacia può essere chiusa ma le emergenze non si fermano. In queste situazioni, i farmacisti possono essere contattati anche a distanza e, indipendentemente da dove si trovano, possono accedere in tempo reale alle informazioni su scorte e consumi. La visibilità condivisa garantita da KanbanBOX consente così di supportare i colleghi in ospedale in modo rapido ed efficace, facilitando decisioni tempestive e basate su dati sempre aggiornati.
Il valore di una soluzione flessibile per contesti altamente dinamici
Uno degli aspetti più apprezzati dal Centro Oscar Lambret è la flessibilità di KanbanBOX, intesa come capacità della soluzione di adattarsi rapidamente ai cambiamenti, fondamentale in contesti dinamici e in continua evoluzione come gli ospedali.
In ambito sanitario, infatti, farmaci e dispositivi medici possono variare con frequenza e il sistema di gestione deve essere in grado di recepire immediatamente queste modifiche.
“Grazie a KanbanBOX, l’ospedale può aggiornare in tempo reale informazioni come fornitori, componenti o dosaggi dei medicinali, garantendo ai farmacisti una visibilità sempre allineata e affidabile.”
Francesco Dall’Oca, Founding Partner KanbanBOX
Risultati sulla gestione della farmacia e sulla soddisfazione dei pazienti
Con l’adozione di KanbanBOX, il Centro Oscar Lambret è riuscito a raggiungere i suoi obiettivi in termini di gestione delle scorte, ora finalmente allineate ai bisogni reali.
In particolare, la disponibilità di informazioni aggiornate in tempo reale sul magazzino, inclusa l’ubicazione dei prodotti, ha semplificato il lavoro dei farmacisti e degli infermieri, rendendo le attività quotidiane più fluide ed efficienti.
Questo miglioramento operativo, reso possibile dalla digitalizzazione dei processi, ha avuto un impatto diretto anche sulla qualità del servizio erogato ai pazienti. Una gestione più precisa e reattiva delle scorte contribuisce infatti ad assicurare continuità e tempestività nelle cure, portando il livello di soddisfazione dei pazienti del Centro Oscar Lambret a raggiungere il 97%.
Evoluzioni future
Il prossimo passo del percorso di digitalizzazione del sistema di ripristino dei farmaci e dispositivi medici sarà l’integrazione di KanbanBOX con l’ERP del Centro.
Attualmente, infatti, i livelli di inventario tra i due sistemi vengono aggiornati tramite un processo manuale che prevede che un operatore scarichi l’inventario da KanbanBOX e lo importi nell’ERP aziendale. Per quanto si tratti di un’attività che richiede pochi secondi, si tratta comunque di un’attività non a valore che può essere automatizzata.
Grazie all’integrazione tra KanbanBOX e l’ERP del centro, questa operazione verrà svolta in modo automatico, mantenendo sempre allineati inventario e anagrafiche tra i due sistemi senza alcun intervento manuale. Questo consentirà di rafforzare ulteriormente l’affidabilità delle informazioni, rendendo la gestione dei materiali ancora più fluida e coerente lungo l’intero processo.
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