E-kanban di vendita: cos’è, come funziona e vantaggi

Cos’è l’e-kanban di vendita

L’e-kanban di vendita (per esteso: kanban elettronico di vendita, anche chiamato sistema di vendita a e-kanban o e-kanban con i clienti) è un sistema di vendita a kanban potenziato dai vantaggi della digitalizzazione attraverso l’adozione di un software chiamato “software di kanban elettronico” (o “software e-kanban”).

L’adozione di tale tipologia di software permette di superare i limiti di visibilità e di controllo presenti nel tradizionale sistema non digitalizzato. In particolare, permette di tracciare dati e consumi, condividere lo stato dei materiali tra cliente e fornitore, nonché di gestire le attività di ripristino in modo strutturato, rendendo il servizio di vendita a kanban più affidabile, scalabile e facile da governare, anche in contesti complessi.

Analizziamo il suo funzionamento, prendendo come esempio un sistema implementato tramite il software di kanban elettronico KanbanBOX, che permette di integrare i clienti direttamente in piattaforma. Questo aspetto è cruciale, poiché diversi software di e-kanban sono sistemi chiusi, che non permettono di integrare né i clienti né i fornitori, limitando così la collaborazione e l’efficienza del flusso operativo.

Come funziona l’e-kanban di vendita

In un sistema di e-kanban di vendita, cliente e fornitore definiscono in anticipo le regole del servizio: quali componenti gestire, il tipo di contenitore, la quantità per contenitore e il numero di contenitori da mantenere presso il cliente.

Una parte di queste informazioni viene riportata su ogni contenitore attraverso delle etichette (i cartellini kanban), su cui è presente un codice a barre univoco che identifica il singolo contenitore e il materiale al suo interno.

Una volta definite queste regole, il processo di ripristino funziona in modo semplice e strutturato.

Quando un operatore del cliente svuota un contenitore (c.d. “consuma il materiale”), scansiona il codice a barre del relativo cartellino kanban ed elimina il cartellino.
La scansione viene registrata dal software, che traccia il consumo e lo rende immediatamente visibile al fornitore. Al raggiungimento della soglia minima di riordino, il sistema genera automaticamente la richiesta di ripristino.
Il fornitore riceve l’ordine direttamente in piattaforma, prepara il materiale secondo le quantità standard concordate, stampa i nuovi cartellini kanban da applicare ai contenitori e provvede alla loro spedizione verso il cliente.
Il cliente riceve il materiale. Il processo di ripristino risulta così completato.

Vantaggi dell’e-kanban di vendita per i clienti

Il servizio di kanban elettronico di vendita è molto apprezzato da entrambe le parti coinvolte. I clienti, in particolare, ne riconoscono i benefici in termini di facilità di gestione, trasparenza e efficienza nelle attività di fornitura. Questi vantaggi rendono il kanban elettronico non solo un’opzione preferenziale, ma in certi casi anche un criterio decisivo nella scelta del fornitore, poiché contribuisce a garantire un flusso di materiale più fluido e affidabile.

Ecco i principali vantaggi per i clienti che scelgono di instaurare un rapporto di fornitura basato su un servizio di e-kanban di vendita:

Eliminazione delle attività di riordino manuale: gli ordini sono generati automaticamente in base al consumo reale.
Maggiore efficienza operativa: meno e-mail, telefonate e controlli quotidiani per le attività di approvvigionamento.
Tempi di approvvigionamento più rapidi e stabili: la visibilità sullo stato delle scorte da parte del fornitore, le quantità standard e i lead time concordati a priori ottimizzano il processo.
Riduzione delle scorte: grazie alla trasmissione in tempo reale del segnale di ripristino, il lead time si accorcia e si riduce la necessità di mantenere scorte elevate.
Minore rischio di stock-out: il monitoraggio continuo dei livelli di scorta e i ripristini puntuali garantiscono la disponibilità dei materiali.
Tracciabilità completa di ogni ordine: è possibile monitorare lo stato dell’ordine (in lavorazione, pronto, spedito) in tempo reale, senza dover effettuare chiamate al fornitore.
Comunicazione trasparente: la piattaforma centralizza tutte le informazioni, migliorando la visibilità e la collaborazione con il fornitore.
Servizio proattivo e affidabile: il sistema automatizzato e strutturato consente di concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto, delegando la gestione degli approvvigionamenti ripetitivi al software.

Tra i vantaggi del servizio di e-kanban di vendita implementato con il software KanbanBOX, c’è anche la possibilità per il cliente di accedere alla piattaforma con una licenza gratuita dedicata, messa a disposizione dal fornitore. Questa licenza consente al cliente di visualizzare e monitorare le forniture a lui relative, senza alcun costo aggiuntivo.

Vantaggi dell’e-kanban di vendita per il fornitore

Sempre più aziende di fornitura, distributori e altre realtà oggigiorno scelgono di offrire il servizio di fornitura a kanban elettronico come parte della loro strategia commerciale, in quanto apporta importanti vantaggi, tra cui una maggiore qualità del servizio.

Ecco i principali vantaggi di un sistema di e-kanban di vendita per i fornitori che lo implementano:

Processi snelli e automatizzati per la ricezione ordini: gli ordini vengono generati automaticamente in base al consumo effettivo dei materiali, riducendo il carico di lavoro manuale.
Maggiore efficienza operativa, meno attività manuali, meno errori: niente più email, telefonate, solleciti e controlli ripetitivi, ottimizzando il tempo e le risorse, in particolare nel calcolo automatico del dimensionamento kanban ottimale. [Approfondimento: link]
Visibilità completa sui consumi: anche il fornitore può monitorare in tempo reale lo stato dei consumi dei clienti, permettendo di pianificare il ripristino con le giuste tempistiche.
Accorciamento lead time e riduzione di urgenze e imprevisti: grazie alla trasmissione degli ordini in tempo reale, si riducono i tempi di approvvigionamento e si velocizzano le consegne, riducendo imprevisti e urgenze.
Integrazione fluida con ERP e altri software (es. WMS), garantendo la coerenza dei dati tra i sistemi e riducendo duplicazioni e disallineamenti.
Tracciabilità completa degli ordini, monitorati dal momento della trasmissione dell’ordine fino alla consegna al cliente, garantendo controllo e trasparenza.
Dati sulle performance: la possibilità di analizzare trend di consumo e puntualità nelle consegne per dimostrare il rispetto degli accordi sul livello di servizio (SLA), anche con l’eventuale integrazione di software di Business Intelligence (es. Power BI).
Migliore servizio al cliente e migliore efficienza interna: un flusso continuo e senza interruzioni porta a una maggiore soddisfazione e fidelizzazione, con meno urgenze e un rapporto con i clienti più saldo e duraturo.

Inoltre, il fornitore non deve sostenere spese extra per aggiungere più clienti alla piattaforma. Infatti, il costo del servizio erogato con KanbanBOX non varia al numero di clienti collegati (ma al numero di legami kanban), agevolando il fornitore nell’estensione del servizio a tutti i suoi clienti. Il risultato è un modello scalabile che può essere facilmente esteso a più clienti mantenendone l’efficienza operativa.

Non solo e-kanban: la gestione degli ordini chiusi

L’e-kanban di vendita nasce per gestire gli ordini continuativi con i vantaggi della digitalizzazione, ottimizzando i flussi basati sul kanban. Tuttavia, software avanzati come KanbanBOX permettono di estendere questi benefici anche alla gestione degli ordini chiusi, integrando tutto in un’unica piattaforma.

Il funzionamento è simile: la richiesta d’ordine viene inviata tramite il software, il fornitore evade l’ordine, stampa il cartellino dedicato e lo applica al contenitore. La differenza principale è che, mentre nel kanban l’ordine è basato su consumi e ripristini, nel caso degli ordini chiusi si tratta di ordini puntuali che non generano richieste di ripristino.

Gestire sia gli ordini a kanban che quelli chiusi in un’unica piattaforma offre al fornitore una visione unificata di tutti gli ordini, una standardizzazione dei processi e una pianificazione più precisa.

Benefici concreti per l’operatività aziendale

L’e-kanban di vendita porta benefici concreti sia per il fornitore che per il cliente, semplificando e ottimizzando il flusso di materiale, riducendo errori e inefficienze.

Grazie alla sua capacità di automatizzare i processi di ripristino e fornire visibilità in tempo reale, entrambe le parti possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come il miglioramento della qualità del servizio e la gestione strategica delle relazioni. Questo rende il sistema vantaggioso, non solo in termini di efficienza, ma anche in termini di collaborazione a lungo termine.

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