Rotture di stock con il kanban: perché succede e come risolverlo
Un sistema kanban dovrebbe aiutare a produrre, movimentare o acquistare solo ciò che serve, quando serve e nella quantità necessaria. Eppure, anche nelle aziende che utilizzano il kanban da tempo, può capitare di trovarsi davanti a due problemi apparentemente opposti: materiali mancanti con frequenti rotture di stock e scorte superiori a quelle realmente necessarie.
Alla base di queste situazioni c’è spesso un dimensionamento del sistema kanban non più adeguato. Può succedere perché i calcoli non vengono aggiornati con sufficiente frequenza, perché mancano dati affidabili e aggiornati (come il consumo reale) oppure perché, anche quando il dimensionamento è corretto, le attività manuali necessarie per modificare il numero di kanban in circolazione risultano complesse o vengono rimandate.
In altri casi, invece, il problema non dipende dal dimensionamento, ma dalla gestione operativa dei cartellini: ad esempio quando un segnale di ripristino viene trasmesso in ritardo, un cartellino viene perso oppure non viene gestito correttamente.
Vediamo come far fronte a questo problema.
Quando rotture di stock o eccesso di scorte dipendono da un dimensionamento errato
Un sistema kanban funziona correttamente quando il numero di kanban presenti nel legame (cioè nel singolo flusso di rifornimento di uno specifico articolo, da un processo fornitore a un determinato processo cliente) è coerente con il consumo reale e con il tempo necessario per reintegrare il materiale.
Il problema è che questi parametri non sono quasi mai costanti nel tempo.
La domanda può aumentare o diminuire. Un fornitore può modificare il proprio lead time. Possono cambiare i lotti produttivi, le quantità contenute nei contenitori, i tempi di trasporto oppure le frequenze di consegna.
Se il dimensionamento non viene aggiornato, il sistema continua a lavorare utilizzando condizioni che non corrispondono più alla realtà. Le conseguenze sono le seguenti.
| Cosa cambia | Possibile conseguenza |
|---|---|
| Il consumo aumenta | Il numero di kanban può diventare insufficiente e aumentare il rischio di rotture di stock |
| Il consumo diminuisce | Rimangono in circolo più kanban del necessario e aumentano le scorte |
| Il lead time aumenta | Il materiale può terminare prima dell’arrivo del reintegro |
| Il lead time diminuisce | Potrebbe essere possibile ridurre il numero di kanban |
| Cambia la quantità per contenitore | Il dimensionamento precedente può non essere più corretto |
| Aumenta la variabilità della domanda | Il fattore di sicurezza potrebbe non essere più adeguato |
| Alcuni cartellini vengono persi o gestiti in ritardo | L’informazione di consumo non genera il reintegro al momento corretto |
Il punto centrale è quindi semplice: un dimensionamento kanban corretto oggi potrebbe non esserlo più tra due settimane.
Domande da porsi per capire se il problema è legato al dimensionamento del kanban
Rotture di stock ed eccessi di materiale non dipendono sempre da un dimensionamento errato. Prima di modificare il numero dei kanban è quindi utile verificare alcune condizioni.
In particolare occorre chiedersi:
- Il consumo reale è cambiato rispetto a quando il legame è stato dimensionato?
- Il lead time effettivo coincide ancora con quello utilizzato nel calcolo?
- Il fornitore rispetta regolarmente il lead time concordato?
- La quantità per contenitore è rimasta invariata?
- Sono presenti cartellini duplicati, persi o non più necessari?
- Esistono materiali diventati obsoleti ma ancora inseriti nel sistema?
- Il cartellino viene consegnato al processo fornitore per segnalare la necessità di un ripristino senza ritardi?
Questa analisi è importante perché aumentare semplicemente il numero di kanban ogni volta che si verifica uno rotture di stock rischia di nascondere il problema invece di risolverlo.
Un ritardo del fornitore, ad esempio, richiede un intervento diverso rispetto a un aumento strutturale della domanda.
Come gestire il dimensionamento dei kanban con Excel
Per aziende con un numero limitato di codici, un primo passo può essere creare un semplice file Excel per il dimensionamento dei kanban.
Per utilizzare questo strumento, per ogni articolo bisogna registrare:
| Dato | Esempio |
|---|---|
| Codice articolo | ABC123 |
| Consumo medio giornaliero | 40 |
| Lead time | 3 giorni |
| Fattore di sicurezza | 20% |
| Quantità per contenitore | 20 |
| Kanban attualmente presenti nel legame | 8 |
| N. di kanban ottimale | 8 |
Una volta inseriti questi dati, basta inserire la formula per calcolare il dimensionamento ottimale kanban per ottenere in modo automatico il numero teorico di kanban e confrontarlo con quello attualmente presente nel legame.
L’azienda può così individuare situazioni come:
kanban attuali: 10; kanban calcolati: 6; possibile sovradimensionamento: 4 kanban
oppure
kanban attuali: 5; kanban calcolati: 8; possibile sottodimensionamento: 3 kanban
È già un notevole passo avanti rispetto a un dimensionamento effettuato una volta e mai più verificato.
Attenzione: Excel risolve il calcolo, ma non elimina la necessità di raccogliere i dati
Excel è uno strumento di lavoro eccezionale che, se impostato correttamente, permette di individuare facilmente eventuali sovradimensionamenti o sottodimensionamenti. Ma svolge solo una parte del lavoro: il vero problema è come arrivano i dati alla formula e cosa bisogna fare dopo aver ottenuto il risultato.
Perché il calcolo sia affidabile, qualcuno deve aggiornare periodicamente dati quali:
- Consumi
- Lead time
- Quantità per contenitore
- Fattore di sicurezza
- Codici attivi
- Eventuali modifiche dei fornitori
Se questi dati vengono inseriti manualmente, il risultato è corretto solo quando i dati di partenza sono aggiornati.
Inoltre, un file Excel può indicare perfettamente quando un articolo dovrebbe passare, ad esempio, da 12 a 8 kanban. Ma successivamente qualcuno dovrà comunque modificare fisicamente il legame: eliminare cartellini, crearne di nuovi, stamparli, laminarli, metterli in circolazione e verificare che quelli vecchi non rimangano in giro.
Più articoli vengono gestiti, più questa attività diventa impegnativa.
Non solo dimensionamento e raccolta dati: i problemi nella gestione quotidiana del sistema kanban
Il dimensionamento e la raccolta dati sono solo una parte del problema. Un sistema kanban funzionante richiede anche una buona gestione quotidiana del segnale: quando un contenitore viene consumato, il relativo cartellino deve essere movimentato, raccolto o consegnato al processo fornitore affinché venga generata l’azione successiva (produrre, movimentare oppure ordinare il materiale).
Questa movimentazione fisica del cartellino comporta una serie di rischi. Il cartellino infatti potrebbe essere:
- Movimentato in ritardo
- Dimenticato
- Perso
- Duplicato
- Portato alla persona sbagliata
- Registrato solo dopo alcune ore
- Difficile da rintracciare durante il processo di reintegro
In questi casi, anche un legame kanban dimensionato correttamente può generare ritardi e rotture di stock, perché la perdita di un cartellino o la trasmissione tardiva del segnale di ripristino impediscono al sistema di reagire nei tempi previsti.
Il problema diventa particolarmente evidente quando il sistema kanban cresce e coinvolge centinaia o migliaia di codici, più reparti, più magazzini oppure fornitori esterni.
Da qui è evidente che non è sufficiente calcolare correttamente il numero di kanban. È necessario riuscire a mantenere continuamente aggiornato l’intero sistema nella sua gestione quotidiana.
Per fare ciò, esiste il kanban elettronico.
Come evitare rotture di stock ed eccesso di scorte in un sistema kanban con il kanban elettronico
Il kanban elettronico, o e-kanban, nasce dall’integrazione di un software dedicato all’interno di un sistema kanban tradizionale. Il funzionamento di base del kanban rimane lo stesso, ma la gestione dei segnali di ripristino e la raccolta dei dati vengono digitalizzate.
In un sistema tradizionale, il cartellino deve essere fisicamente trasferito dal processo cliente al processo fornitore per segnalare la necessità di un nuovo rifornimento. Con l’e-kanban, invece, è sufficiente scansionare il codice a barre del cartellino quando il materiale viene consumato.
La richiesta di ripristino viene così registrata immediatamente nel software e trasmessa in tempo reale al processo fornitore, che può iniziare a gestirla senza attendere lo spostamento fisico del cartellino.
Allo stesso tempo, il sistema registra ogni consumo, creando uno storico di dati utile per monitorare l’andamento del kanban e verificare nel tempo se il dimensionamento delle scorte è ancora adeguato.
Come il kanban elettronico affronta efficacemente il problema delle rotture di stock e del sovradimensionamento
1. Raccoglie automaticamente i dati necessari al calcolo del dimensionamento
Il software registra consumi, tempi di ripristino e altri dati utili direttamente durante l’utilizzo del kanban. In questo modo, il dimensionamento può basarsi su dati reali e aggiornati, senza dipendere da rilevazioni manuali.
2. Calcola automaticamente il dimensionamento ottimale
A partire dai dati raccolti, il sistema può calcolare quanti kanban sono realmente necessari per ogni legame, suggerendo se e quando aumentare o ridurre il numero di cartellini kanban in circolazione per un legame.
3. Semplifica l’aumento e la riduzione di kanban in circolazione
Nel kanban elettronico ogni cartellino è univoco e identificabile singolarmente. Questo rende molto più semplice aggiungere o togliere kanban dal legame e gestire correttamente anche la parte fisica dei cartellini. Abbiamo approfondito questo aspetto in questo articolo.
4. Riduce il rischio di perdita dei cartellini
La richiesta di ripristino viene trasmessa digitalmente, senza dover movimentare fisicamente il cartellino dal cliente al fornitore. Si elimina così uno dei principali rischi dei sistemi tradizionali: che un cartellino venga perso, dimenticato o consegnato in ritardo.
5. Mostra sempre quanti kanban sono in circolazione e il loro stato
Il software offre una visione aggiornata di tutti i cartellini in circolazione e dello stato in cui si trovano, ad esempio da ripristinare, in lavorazione o disponibile. Questo rende più semplice individuare anomalie e intervenire prima che si trasformino in una rottura di stock.
6. Rende possibile l’integrazione con altri sistemi
Un software e-kanban può essere utilizzato in modalità standalone oppure integrato con sistemi come ERP, WMS, MES o altri software aziendali. L’integrazione riduce ulteriormente la necessità di inserire manualmente informazioni già presenti in altri sistemi.
Kanban manuale, Excel o e-kanban: cosa cambia nel dimensionamento e gestione del legame?
| Aspetto | Kanban manuale | Kanban + Excel | E-kanban |
|---|---|---|---|
| Calcolo dimensionamento | Manuale | Automatizzabile | Automatico |
| Aggiornamento dati | Manuale | Manuale | Automatizzato |
| Registrazione consumi | Limitata | Da importare/inserire | Automatizzato |
| Trasmissione del segnale | Fisica | Fisica | Digitale |
| Tracciabilità kanban | Limitata | Limitata | In tempo reale |
| Storico del processo | Difficile | Parziale | Centralizzato |
| Gestione di molti codici | Progressivamente complessa | Gestibile fino a una certa scala | Pensata per sistemi anche molto estesi |
| Integrazione ERP, WMS, MES | No | Tramite import/export | Disponibile |
| Integrazione con magazzini automatici, AGV, RFID | No | No | Disponibile |
Dal calcolo del dimensionamento alla gestione continua del kanban
Se utilizzi un sistema a kanban tradizionale con/senza fogli Excel e hai difficoltà a mantenere il sistema dimensionato correttamente, il primo passo è capire dove nasce il problema: nel calcolo oppure nella gestione quotidiana delle informazioni.
KanbanBOX permette di contrastare efficacemente queste e altre problematiche come:
- Mancanza di visibilità
- Lead time troppo lunghi
- Cartellini kanban persi
- Gestione complessa di lavorazioni multi-stadio
- Difficoltà nello svolgere regolarmente la conta dell’inventario
- Assenza di dati e statistiche
Vuoi capire come potrebbe essere digitalizzato il tuo attuale sistema kanban? Contattaci per analizzare insieme il processo esistente e valutare da dove partire.
Domande frequenti collegate
Perché continuo ad avere rotture di stock anche se utilizzo il kanban?
Le cause possono essere diverse. Tra le più comuni ci sono un aumento del consumo, un lead time maggiore rispetto a quello previsto, un dimensionamento non aggiornato oppure ritardi nella gestione del segnale kanban. Prima di aumentare le scorte è quindi importante individuare la causa effettiva.
Come posso capire se ho troppi kanban?
È possibile ricalcolare il fabbisogno utilizzando consumo reale, lead time, quantità per contenitore e fattore di sicurezza e confrontare il risultato con il numero di kanban attualmente presenti nel legame.
Posso dimensionare i kanban con Excel?
Sì. Per sistemi relativamente semplici, Excel può essere utilizzato per automatizzare il calcolo del numero di kanban. Il limite principale emerge quando i dati necessari devono essere aggiornati frequentemente o quando il numero di articoli rende onerosa la manutenzione del file e dei cartellini fisici.
Con quale frequenza bisogna ridimensionare i kanban?
Non esiste una frequenza valida per ogni processo. La revisione dovrebbe essere sufficientemente frequente da intercettare variazioni significative di consumo, lead time, quantità per contenitore o altre condizioni operative. Gli articoli più variabili possono richiedere controlli più frequenti rispetto a quelli con domanda stabile.
Qual è il vantaggio principale dell’e-kanban rispetto a Excel?
Excel può automatizzare molto bene un calcolo. Un e-kanban può invece digitalizzare anche ciò che avviene prima e dopo quel calcolo: raccolta dei consumi, gestione dei segnali, tracciamento dello stato dei kanban, comunicazione con altri attori e, quando previsto, integrazione con altri sistemi aziendali.