L’implementazione del kanban elettronico di acquisto, produzione e movimentazione

L'esempio di BCS Group che è passato da una produzione push a pull con KanbanBOX

In evidenza: Kanban d’acquisto con fornitori | Kanban interno di movimentazione | Kanban di produzione

BCS Group, azienda storica nel settore della meccanizzazione agricola, ha intrapreso negli ultimi anni un percorso di miglioramento in ottica Lean per aumentare l’efficienza produttiva e avere una produzione più snella adottando cambiamenti da applicare in modo massivo a tutti gli stabilimenti.

Questo percorso ha portato anche all’adozione del kanban, così da passare da gestione della produzione e dei materiali in ottica push (“spinta”, programmata in base alle previsioni di vendita) a una produzione e gestione dei materiali in ottica pull (“tirato” dalla domanda).

Durante questo percorso di miglioramento Lean, portato avanti da un nostro partner, BCS Group scopre KanbanBOX, e con esso la possibilità di digitalizzare la gestione dei diversi flussi di materiali.

Panoramica di BCS Group

BCS Group è una realtà multinazionale attiva nel settore della meccanizzazione agricola con tre marchi che hanno scritto la storia dell’agricoltura italiana (BCS, FERRARI e PASQUALI) ed operante nel settore industriale con il marchio MOSA.

Il gruppo è specializzato nella progettazione, costruzione e commercializzazione di trattori compatti per l’agricoltura specializzata, motofalciatrici e motocoltivatori professionali, attrezzature per lo sfalcio del foraggio e tosaerba per la manutenzione del verde oltre a gruppi elettrogeni, motosaldatrici e torri d’illuminazione.

BCS Group conta su circa 800 dipendenti tra i tre stabilimenti produttivi in Italia, ad Abbiategrasso (MI), Luzzara (RE) e Cusago (MI), e le filiali in India, Cina ed Europa, nello specifico in Spagna, Portogallo, Francia e Germania.

Nel mondo è inoltre presente con una capillare rete di distribuzione che copre oltre cento Paesi.

L'implementazione di KanbanBOX in BCS Group

Una volta analizzate le necessità di BCS Group, sono state concordate le diverse tappe del percorso di implementazione, volte a impostare un solido sistema di gestione dei materiali con logiche pull.

Nello specifico sono state implementate, nel seguente ordine, le seguenti tipologie di kanban:

Kanban d’acquisto, anche chiamato “kanban con i fornitori”, per la gestione dei flussi dei materiali acquistati da BCS da fornitori esterni
Kanban di produzione, per la gestione della produzione con logiche pull
Kanban di movimentazione, per la gestione degli spostamenti e del trasporto dei materiali all’interno dell’azienda (es. da magazzino a linee produttive o da un’unità produttiva a un’altra)

Il processo di implementazione ha avuto prima luogo con un progetto pilota nella sede centrale, con l’obiettivo di estendere progressivamente il progetto agli altri stabilimenti del gruppo.

“Riconoscendo il chiaro risparmio economico, possiamo affermare che il vero successo di KanbanBOX nella nostra realtà è stato permetterci il passaggio da logiche PUSH a quelle PULL rivoluzionando così un paradigma consolidato nel tempo”
Valeria Castoldi – Responsabile Miglioramento Continuo di BCS Group

I problemi prima dell'implementazione dell'e-kanban di acquisto in BCS Group

Prima dell’adozione di KanbanBOX, BCS Group si trovava ad affrontare diversi problemi legati alla gestione della supply chain.

Nello specifico:

BCS non aveva visibilità verso l’esterno, più nello specifico sui processi di fornitura legati a fornitori esterni
Non aveva modo di conoscere il vero Lead Time dei prodotti che ordinava ai fornitori esterni
Riscontrava differenze tra l’inventario fisico e quello contabile, con la conseguenza di non poter sapere con certezza il dimensionamento e il valore del proprio magazzino.

Oltre alla volontà di trovare una soluzione a queste problematiche, BCS Group desiderava trovare una soluzione che gli permettesse anche di gestire le scorte in modo flessibile, adattandosi alle dinamiche e ai cambiamenti di mercato. Questo punto era particolarmente rilevante in quanto l’implementazione era stata svolta post-emergenza sanitaria (Covid), la quale aveva comprensibilmente dimostrato la necessità di avere un sistema flessibile.

Oltre a ciò, BCS desiderava disporre di un sistema di scambio informazioni con i fornitori semplice, che gli permettesse di avere una visibilità condivisa su tutta la catena di approvvigionamento e fornitura.

Per rispondere a questi problemi, BCS Group ha implementato un e-kanban di acquisto.

Implementazione e risultati dell'e-kanban di acquisto in BCS Group

BCS ha implementato un e-kanban di acquisto. Nel concreto, questo vuol dire che ha acquistato una licenza KanbanBOX con la possibilità di collegare i suoi fornitori alla piattaforma.

A ciascuno fornitore è stata quindi fornita una licenza gratuita del software, attraverso la quale i diversi fornitori possono accedere a una lavagna digitale condivisa dalla quale non solo visualizzare i livelli di scorta dei loro prodotti presso il singolo stabilimento di BCS Group, ma anche ricevere gli ordini, vedere i cartellini in accumulo, ricevere commenti sui singoli cartellini, effettuare contrattazioni, comunicare a BCS Group lo stato degli ordini (es. in lavorazione, spediti ecc.), utilizzare la transcodifica automatica dei codici articoli, nonché realizzare in pochi click il documento di trasporto e le etichette da applicare ai contenitori kanban (scatole, pallet, ecc.) spediti a BCS.

Dopo il collegamento con i primi fornitori, l’azienda ha esteso l’utilizzo del software a oltre 10 fornitori, per un totale di circa 300 articoli gestiti con il kanban di acquisto. Numeri destinati a crescere.

Questo ha permesso a BCS di:

Ottenere un importante risparmio di tempo da parte dell’ufficio acquisti, che ora può dedicare meno tempo alle attività manuali e ripetitive e più tempo ad attività strategiche e a valore aggiunto
Aumentare la velocità di accettazione della merce nonché la velocità di messa a magazzino del materiale (le etichette applicate ai contenitori dai fornitori prima della spedizione sono le stesse usate poi internamente).

I limiti del kanban di movimentazione semi-manuale integrato all'ERP presente in BCS prima di KanbanBOX

Prima di KanbanBOX, BCS Group aveva un sistema di kanban di movimentazione semi-manuale, gestito tramite l’ERP AS400 con una personalizzazione per rispondere al loro caso d’uso.

Il sistema presentava diverse difficoltà:

Non era possibile raccogliere statistiche sui consumi
Il monitoraggio del magazzino e delle scorte nelle aree produttive doveva essere svolto manualmente dagli addetti della logistica interna
Non c’era modo di avere visibilità in tempo reale dello stato dei cartellini kanban
L’attività di manutenzione degli oltre 3000 articoli gestiti a kanban era veramente complesso, lento e rigido: per capire il dimensionamento corretto BCS Group utilizzava giganteschi file Excel, che rendevano il processo di calcolo del dimensionamento lungo e a rischio di errori.

Inoltre, capitava che i cartellini fisici venissero persi (uno dei limiti principali dei sistemi di kanban manuale), fatto che non solo comportava rallentamenti e perdite di tempo agli operatori, ma anche il rischio di fermi di produzione.

Date tutte queste difficoltà, BCS Group decide di implementare KanbanBOX anche nei kanban di movimentazione in tutti e 3 gli stabilimenti italiani (oltre 1200 articoli gestiti con il kanban di movimentazione per stabilimento).

“Il programma sviluppato nel gestionale prima di KanbanBOX era stabile ed affidabile, ma non consentiva nessun tipo di analisi nel passato, come ad esempio l’analisi sulle rotture di stock o altri tipi di suggerimento per ri-adattare i livelli di stock sulla base delle effettive esigenze di scorte. Tutto ciò e molto altro è stato trovato in KanbanBOX.”
Valeria Castoldi – Responsabile Miglioramento Continuo di BCS Group

Risultati dell'e-kanban di movimentazione in BCS Group

L’implementazione dell’e-kanban di movimentazione ha permesso a BCS Group di risolvere le problematiche che con il sistema precedente creavano grossi problemi operativi:

Grazie al calcolo automatico del dimensionamento ottimale del kanban, i responsabili della logistica interna non devono più perdere tempo dietro complessi file Excel per effettuare la manutenzione dei legami, concentrandosi su attività a valore aggiunto
Attraverso la raccolta automatica dei dati di consumo e alle statistiche aggiornate in tempo reale, BCS ha sempre sotto controllo il livello del magazzino e dei supermarket a bordo linea.
Tramite i report FIFO, i responsabili individuano facilmente eventuali problematiche, come contenitori kanban usati nell’ordine sbagliato.
Per merito dei cartellini usa-e-getta, l’azienda non si deve più preoccupare di gestire la logica inversa dei contenitori.

Infine, non si naviga più a vista. Per chi gestisce la logistica interna è sempre evidente quando ridurre lo stock di materiale nei supermarket, o quando è necessario aumentarlo.

Implementazione e risultati dell'e-kanban di produzione in BCS Group

Dopo l’implementazione del sistema kanban d’acquisto e di movimentazione, BCS ha deciso di estendere l’uso di KanbanBOX anche ai reparti di produzione interni, volti ad asservire gli altri altri stabilimenti del gruppo.

Grazie a questa scelta l’azienda è riuscita a:

Limitare la sovraproduzione
Ridurre il tempo di attraversamento migliorando il Time to Market
Limitare le scorte e quindi il Work in Progress (WIP) tra una fase e l’altra
Livellare la produzione

Passi successivi e prospettive future

Ad oggi BCS Group gestisce con KanbanBOX oltre 6.000 legami tra kanban di acquisto, movimentazione e produzione.

Dopo la buona riuscita del progetto pilota nello stabilimento centrale, l’azienda ha esteso l’adozione di KanbanBOX ad altri 3 stabilimenti.

Prossimi passi:

Impostare l’integrazione tra KanbanBOX e il gestionale aziendale (SAP)
Collegare in piattaforma non solo i fornitori, come già in atto, ma anche i terzisti, così da aumentare il livello di trasparenza, efficienza e collaborazione anche con questi partner, con l’obiettivo ultimo di ridurre il Lead Time anche nei processi esternalizzati.

“KanbanBOX è un partner eccellente e altamente competente. Dalla formazione all’integrazione, hanno sempre compreso le nostre esigenze e ci hanno supportato in questo significativo percorso di cambiamento. Il loro team è estremamente qualificato e ci ha aiutato ad affrontare le sfide degli ultimi anni: ottimizzare i processi, ridurre i costi mantenendo alta la qualità e avere accesso immediato alle informazioni per adattare rapidamente la strategia”
Valeria Castoldi, Responsabile Miglioramento Continuo di BCS Group