Forecast: il modulo KanbanBOX per unire logica pull e dati previsionali
Lo strumento per gestire al meglio i bisogni futuri senza snaturare la logica pull del kanban
Il kanban si basa sulla logica pull: produrre solo ciò che serve, quando serve. Ma questo non significa dover sottovalutare per principio le stime sul futuro. Anzi: molte aziende dispongono di dati previsionali calcolati dal proprio ERP e non utilizzarli, quando possono supportare la pianificazione dei materiali, sarebbe uno spreco di informazioni preziose.
Come conciliare quindi le previsioni con la logica pull di KanbanBOX? La risposta è semplice: il modulo Forecast. Si tratta di un modulo che integra i dati previsionali con i consumi storici registrati in piattaforma, offrendo una visione più completa e una gestione ancora più efficace del sistema a kanban elettronico.
Attenzione però a non fraintendere le finalità del modulo: i dati previsionali importanti nel Forecast non determinano automaticamente il numero di cartellini di un legame kanban (altrimenti sarebbe uno strumento push). Il suo scopo è quello di offrire informazioni utili per supportare decisioni più consapevoli. In questo modo, il modulo Forecast aiuta l’azienda e i fornitori a prepararsi in modo più efficiente e mantenere una gestione pull solida ed efficace.
Esploriamo più nel dettaglio le funzionalità del modulo Forecast.
Condivisione dei dati previsionali
Perché condividere i dati previsionali con i fornitori
Condividere i dati previsionali con i fornitori non è solo una buona pratica operativa: è un elemento utile per costruire una relazione solida e un servizio di fornitura più affidabile. Questo perché, quando i partner hanno visibilità anticipata sui possibili andamenti della domanda, possono pianificare meglio la produzione, evitare emergenze, ridurre ritardi e garantire livelli di servizio più costanti. Questa trasparenza rafforza la fiducia reciproca e migliora la qualità del flusso lungo tutta la supply chain. Non a caso, sono spesso proprio i fornitori a richiedere queste informazioni: avere previsioni aggiornate permette loro di organizzarsi con maggiore efficienza e di supportare l’azienda cliente in modo più proattivo e stabile.
Condivisione manuale dei dati previsionali
Senza KanbanBOX, molte aziende che dispongono di previsioni, si trovano a condividerle con i fornitori attraverso attività manuali laboriose e poco strutturate. Generalmente, la procedura richiede di esportare il report dall’ERP, convertirlo in un file Excel da filtrare e riformattare in base al fornitore a cui si vuole inviare il report nonché procedere alla trasmissione via mail. Tutte operazioni da ripetere per i propri 10, 15, 20 o più fornitori secondo una cadenza temporale concordata.
Inoltre, c’è il rischio che il singolo fornitore riceva il proprio allegato in versioni differenti, non sincronizzate o con possibili errori, generando confusione e rendendo più difficile garantire che tutti stiano lavorando con le stesse informazioni aggiornate.
Il modulo Forecast di KanbanBOX permette di evitare tutto ciò.
Condivisione dei dati previsionali con il modulo Forecast di KanbanBOX
La prima funzione del modulo Forecast è quella di consentire all’azienda di condividere con facilità i dati previsionali con i fornitori.
L’azienda dovrà solo limitarsi a importare su KanbanBOX il file con i dati (manualmente o in modo automatico): sarà il software a smistarle ai rispettivi fornitori, permettendo a ciascuno di visualizzare dalla sezione dedicata della propria licenza KanbanBOX solo i dati che lo riguardano.
Un notevole risparmio di tempo e di energie per chi deve gestire la condivisione, con la certezza che ogni fornitore potrà accedere in maniera autonoma alle informazioni corrette e aggiornate.
Conferma della capacità produttiva legata ai dati previsionali
Il modulo Forecast non si limita a smistare automaticamente le previsioni ai fornitori: nella stessa interfaccia mette a disposizione un campo chiamato “Quantità confermate”, con cui i fornitori possono eventualmente segnalare l’impossibilità di garantire i volumi previsti, indicando le quantità certe.
In questo modo l’azienda cliente può individuare in anticipo eventuali criticità, può intervenire per tempo e beneficiare di una comunicazione più trasparente e strutturata.
Questa funzionalità favorisce una collaborazione più stretta e affidabile, riducendo il rischio di sorprese e contribuendo a un flusso di fornitura più stabile e reattivo.
Calcolo del dimensionamento ottimale
Il dimensionamento ottimale dei kanban è il numero di cartellini necessario per evitare sia eccessi di magazzino sia rotture di stock al fine di garantire un flusso di materiali coerente con le esigenze produttive e/o commerciali dell’azienda.
Come risaputo, KanbanBOX permette di calcolare in modo automatico i suggerimenti per il dimensionamento ottimale dei kanban sulla base dei consumi effettivi registrati nel Lead Time di riferimento.
[Ne abbiamo parlato in questo articolo dedicato alla manutenzione kanban]
Con il modulo Forecast, la base dati utilizzata per effettuare la manutenzione circa il corretto dimensionamento diventa più completa. Nella schermata dedicata vengono infatti presentati due suggerimenti di dimensionamento:
- Il primo è quello citato in precedenza, basato sui consumi reali rilevati da KanbanBOX
- Il secondo è basato sui consumi previsionali importati dall’ERP.
Entrambi i suggerimenti di dimensionamento sono calcolati utilizzando lo stesso algoritmo; ciò che cambia è esclusivamente la base dati di riferimento. Nel primo caso il calcolo si basa sui consumi storici, mentre nel secondo sui consumi previsionali.
Il/la responsabile può così valutare entrambi i suggerimenti, confrontarli e prendere una decisione più consapevole, accettando uno dei due valori suggeriti o scegliendone uno diverso.
È bene sottolineare che la scelta finale del numero di cartellini resta comunque nelle mani del/della responsabile in quanto solo chi conosce in ogni dettaglio i processi interni, i vincoli aziendali e le specificità della domanda può determinare il dimensionamento più adeguato a ciascun legame.
Caricamento dei dati previsionali in KanbanBOX: manuale e automatico
Per effettuare l’import dei file con i dati previsionali generati dall’ERP, l’azienda può scegliere tra due modalità:
- Manuale: l’utente scarica dall’ERP il file con le previsioni e lo importa in KanbanBOX in pochi click. Per aggiornare i dati, basta semplicemente ricaricare il file aggiornato ogni volta che si desidera, allineando così in pochi secondi i dati tra i due sistemi.
- Automatico: l’utente non deve compiere alcuna azione manuale. Questa modalità è disponibile solo dopo aver impostato un’integrazione dedicata tra KanbanBOX e il proprio gestionale (non inclusa nell’acquisto del modulo Forecast). In questo scenario, ogni variazione delle previsioni generato dall’ERP viene automaticamente trasmesso e importato in KanbanBOX, così da aggiornare in autonomia sia i dati condivisi con i fornitori sia quelli utilizzati per calcolare il dimensionamento ottimale dei legami.
Come attivare il modulo Forecast
Attivare il modulo Forecast è un’operazione veloce e completamente autonoma: ti basta accedere alla tua licenza KanbanBOX, raggiungere la sezione Importa > Forecast e attivare la funzionalità in pochi click. Se invece vuoi integrare il modulo Forecast con il tuo gestionale, ti invitiamo a contattare il tuo referente KanbanBOX.
Come indicato nella pagina di attivazione, il modulo Forecast è disponibile in prova gratuita per 30 giorni.
Puoi disattivarlo in qualsiasi momento da Impostazioni. Al termine del periodo di prova, la fatturazione verrà attivata automaticamente.
In caso di disattivazione durante la prova gratuita, usufruibile una sola volta, l’accesso al modulo verrà interrotto immediatamente.
Attiva ora il modulo Forecast e integra con facilità le previsioni del tuo ERP ai dati storici registrati da KanbanBOX!