Come integrare il tuo sistema kanban con il gestionale SAP
Integrare il sistema kanban, nuovo o esistente, con il gestionale SAP aziendale è una scelta strategica per automatizzare i flussi informativi legati alla produzione e all’approvvigionamento, ridurre le attività manuali e ottenere una gestione più snella, reattiva e integrata dell’intera supply chain.
Per raggiungere questo livello di integrazione, chi guida il processo si trova di fronte a tre possibili strade:
- Sviluppare internamente un software kanban da integrare con SAP
- Utilizzare il modulo kanban SAP
- Scegliere un software kanban esterno e integrabile con SAP
In questo articolo analizziamo in dettaglio i vantaggi, i limiti e i contesti ideali di ciascuna soluzione, per aiutarti a individuare l’opzione più adatta a digitalizzare e automatizzare il flusso dei materiali lungo la tua catena del valore.
Sviluppare internamente un software kanban da integrare con SAP: quando conviene
Questa opzione può sembrare interessante per grandi aziende che puntano a una soluzione completamente personalizzata, disponendo di un budget molto elevato e di risorse interne altamente qualificate come esperti Lean e sviluppatori.
Tuttavia, è una scelta poco diffusa per diversi motivi. In particolare:
- Al di là del grosso impegno economico iniziale, sia di infrastruttura che di specialisti, questa opzione comporta costi di manutenzione, aggiornamento e supporto tecnico che si protraggono nel tempo, sottraendo risorse a progetti più strategici.
- Implica il rischio di creare uno strumento rigido e difficile da scalare o da integrare con futuri sistemi.
- A causa dell’unicità del sistema, non è possibile garantire in anticipo un buon livello di integrazione tra i due sistemi, con la possibilità che l’integrazione con SAP si riveli complessa, lenta e/o fragile.
- Richiede un lungo periodo di preparazione per sviluppare, testare e mettere in produzione il software proprietario.
Per questo motivo, anche le aziende che dispongono di budget elevati tendono a adottare soluzioni esterne, già collaudate e progettate allo scopo, al fine di partire velocemente, beneficiare di best practice consolidate e ricevere aggiornamenti continui senza doverli sviluppare da zero.
Utilizzare il modulo kanban di SAP: quando conviene
Il modulo kanban di SAP rappresenta una scelta valida soprattutto in contesti in cui le esigenze operative sono semplici, standardizzate e non prevedono grossi elementi di complessità come potrebbe essere, per esempio, l’integrazione con i fornitori o altri partner esterni.
È adatto a quelle aziende che preferiscono concentrare tutti i processi all’interno di un’unica piattaforma e che non hanno particolari esigenze in termini di flessibilità e visibilità in tempo reale.
Inoltre, questa soluzione risulta più efficace quando il personale operativo è già ampiamente formato nell’utilizzo di SAP, un sistema che richiede familiarità con numerosi comandi, parametri e funzionalità avanzate, nonché con le logiche kanban. In questi casi, il modulo kanban integrato è adatto a supportare logiche pull senza ricorrere a strumenti esterni.
Adottare un software kanban integrabile a SAP: quando conviene
Un software esterno integrabile con SAP è la scelta ideale quando le esigenze operative sono complesse, dinamiche o quando l’azienda preferisce avere maggiore flessibilità, visibilità e collaborazione lungo tutta la supply chain.
È particolarmente vantaggioso per le aziende che vogliono estendere la logica kanban oltre i confini dello stabilimento, coinvolgendo fornitori, terzisti o clienti, oppure che necessitano di gestire flussi multiprocesso, ambienti multi-stabilimento o sistemi produttivi misti.
In questi casi, un software specializzato come KanbanBOX permette di integrare il kanban all’ERP senza rinunciare alla semplicità d’uso per operatori e fornitori, e consente di evolvere il sistema nel tempo, aggiungendo nuove funzionalità e adattandosi ai cambiamenti organizzativi, senza le rigidità tipiche dei moduli standard.
Non tutti i software kanban si integrano allo stesso modo con SAP: l’esperienza di Robopac
Quando si parla di kanban elettronico integrato con SAP, è importante sapere che non tutte le soluzioni offrono lo stesso livello di integrazione. Alcuni strumenti permettono solo un’integrazione parziale, altri richiedono soluzioni alternative complesse che limitano o addirittura annullano i benefici della digitalizzazione.
Lo sa bene Robopac, uno dei principali produttori mondiali di macchine per l’imballaggio che, dotato del gestionale SAP, aveva impostato una prima forma di digitalizzazione kanban. Questa richiedeva che un addetto dell’ufficio logistico si recasse fisicamente in produzione, prelevasse i cartellini consumati raccolti, li scansionasse nel proprio ufficio e verificasse in diretta se la scansione aveva generato correttamente un ordine in SAP. Non sempre era così: l’operazione andava quindi controllata ogni volta manualmente, con perdita di tempo e rischio di errori.
Per superare questi limiti, Robopac si è rivolta a KanbanBOX, chiarendo fin da subito che l’integrazione con SAP era un prerequisito imprescindibile, al pari di altre funzionalità tecniche chiave. Dopo aver verificato che il software rispondeva ai requisiti richiesti, l’azienda ha avviato il processo di integrazione, che si è concluso rapidamente in pochi incontri operativi, grazie alla competenza del team tecnico KanbanBOX e alla flessibilità della piattaforma.
“Avendo avuto precedenti esperienze di integrazioni tra SAP e altri software, devo dire che il processo di integrazione con KanbanBOX è stato molto più semplice e lineare di quanto mi aspettassi.” – Michael Mularoni, Kaizen Trainer presso Robopac
A seguito dell’integrazione, resa possibile grazie a un robusto sistema di REST API e di altri metodi di comunicazione tra i sistemi, Robopac ha potuto non solo ottenere i vantaggi tipici di un sistema a kanban elettronico evoluto (visibilità, controllo, tracciamento dati, integrazione con i fornitori ecc.), ma anche quelli dell’integrazione: automatizzare flussi di lavoro, eliminare attività manuali, sincronizzare i dati (eliminando la necessità di doppie imputazioni) e creare un sistema kanban davvero connesso e integrato.
A titolo di esempio:
- Creare automaticamente un ordine di acquisto sia in KanbanBOX sia in SAP ogni volta che un materiale da ripristinare viene dichiarato “consumato”, garantendo piena tracciabilità e sincronizzazione tra i sistemi.
- Caricare automaticamente in SAP le pre-bolle di consegna create dal fornitore tramite KanbanBOX, semplificando il processo di ricezione merci.
- Aggiornare le registrazioni di inventario in SAP in base ai movimenti kanban.
I prossimi passi per integrare al meglio un sistema a kanban in un ambiente SAP
Per integrare efficacemente un sistema a kanban con il gestionale SAP aziendale, è fondamentale individuare lo strumento più adatto alle proprie necessità, valutando le funzionalità, la scalabilità e la facilità d’uso per gli operatori.
Se desideri approfondire le differenze tra un software kanban specialistico come KanbanBOX e i moduli kanban dei più comuni gestionali, leggi questo articolo.
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