Come KanbanBOX allinea il magazzino con i reali bisogni, aumentando la qualità nella cura dei pazienti

Il Kanban Elettronico nella Sanità | La storia del Centro Oscar Lambret

Creato nel 1955, il Centro Oscar Lambret è un ospedale francese per la cura del cancro, che si trova a Lille, nella regione dell’Alta Francia.
Riferimento nazionale per l’oncologia, il Centro appartiene al gruppo UNICANCER ed è un ospedale privato, dedicato esclusivamente al trattamento del cancro, alla ricerca e alla formazione in materia oncologica. Contribuisce al servizio ospedaliero pubblico.
L’ambizione del Centro è di accelerare l’innovazione nell’oncologia per tutti i pazienti della regione dell’Alta Francia, che sia in termini di cura, sviluppo di progetti di ricerca scientifica, o di formazione per i medici specialisti di domani.

La farmacia dell’ospedale ha contattato KanbanBOX perché cercava una nuova soluzione per standardizzare e migliorare la gestione dei processi di ripristino presso i vari reparti, per quanto riguardava i prodotti medicali (farmaci o dispositivi medici sterili).

In questo caso studio, vedremo come un kanban elettronico può portare benefici al settore della sanità.

Disallineamenti tra i prodotti ripristinati e i bisogni reali

La farmacia dell’ospedale è il magazzino interno che agisce da punto centrale di stoccaggio sia per le medicine che per i dispositivi medici sterili. È anche il luogo dove i tecnici farmacisti preparano i medicinali per le varie unità di cura.

A causa del mancato inventario nei reparti e dell’assenza di un sistema computerizzato condiviso, la farmacia non ha chiara visibilità su ciò che è in stock e cosa invece va ripristinato. Questa situazione causa due problemi principali. Da un lato, c’è eccesso di alcuni tipi di prodotti. Dall’altro, c’è rottura di stock. Inoltre, il consumo di medicinali e dispositivi medici può variare velocemente e di molto, a seconda del tipo di cura che il paziente deve seguire. Tuttavia, capita che a volte i farmacisti abbiano informazioni sbagliate, poiché il sistema non è aggiornato.

Di conseguenza, aumenta il rischio d’errore e i farmacisti non riescono a concentrarsi sulle attività a valore aggiunto legate al loro ruolo. Inoltre, poiché stiamo parlando di un ospedale, le difficoltà non sono solo organizzative. Infatti, i medicinali e i dispositivi medici sterili hanno scadenza e averne in quantità maggiore di quella necessaria fa sì che vengano buttati via o, peggio, aumenta il rischio che vengano somministrati involontariamente ai pazienti.

Questa mancata corrispondenza tra il consumo reale e i prodotti ripristinati causa quindi sprechi, ritardi e mina la qualità nella cura dei pazienti.

Per risolvere il problema, il Centro Oscar Lambret vuole implementare un kanban elettronico di movimentazione tra la farmacia centrale e i reparti dell’ospedale.

 

Gli obiettivi del centro ospedaliero sono:

  • aumentare le performance di ripristino;
  • ridurre il tempo necessario per il ripristino;
  • diminuire il rischio d’errore;
  • facilitare la manutenzione.

Inoltre, poiché i medicinali e i dispositivi medici cambiano spesso, l’ospedale cerca un sistema dinamico.

KanbanBOX viene scelto tra le alternative perché spicca per funzionalità, facilità di utilizzo, opzioni per la manutenzione automatica del sistema e anche grazie al supporto tecnico offerto. In tre anni, il Centro ha creato più di 2000 legami per gestire sia i dispositivi medici che i farmaci. I giorni di ripristino, prima fissi, ora sono stati sostituiti da un processo più fluido. Ora, il Centro Oscar Lambret ripristina una media di 100 kanban al giorno, assicurando così che le scorte siano allineate ai reali bisogni.

Un’altra attività che ora è possibile svolgere è la creazione di una lista giornaliera contenente i medicinali presenti nei vari reparti. Se c’è un cambio dell’ultimo minuto, la lista si aggiorna istantaneamente.
Vediamo, infine, quali funzionalità l’ospedale ritiene particolarmente utili.

 

 

Le Worklist forniscono al Centro Oscar Lambret la visione in tempo reale del magazzino

Grazie alla Worklist, i tecnici farmacisti sanno cosa ripristinare e quando. Questa funzionalità ha anche permesso all’ospedale di suddividere il ripristino per reparti e richieste speciali. Sono state poi create delle worklist speciali, dedicate alle priorità e alle urgenze, ad esempio per quando c’è un picco di consumo, o per prodotti speciali, o, ancora, in caso di rotture di stock.

 

L’inventario di KanbanBOX fa diminuire le possibilità d’errore

Usando l’inventario, il Centro può monitorare le differenze tra i livelli di scorte attuali e i bisogni. Grazie a questa funzionalità, viene ridotto il rischio di avere quantità sbagliate, perché i controlli non vengono più fatti manualmente.

 

Come l’app mobile di KanbanBOX aiuta i farmacisti

Anche se la farmacia è chiusa, i farmacisti possono essere chiamati per le emergenze. Indipendentemente da dove si trovano, usando la app di KanbanBOX riescono a supportare i loro colleghi in ospedale, perché hanno visibilità condivisa su scorte e dati.

 

La flessibilità del software

Un’altra caratteristica fondamentale che il Centro sanitario richiedeva era che il software fosse adattabile ai cambiamenti. Medicine e dispositivi medici possono cambiare frequentemente e il software deve potersi aggiornare subito. Ora, l’ospedale può cambiare i fornitori dei dispositivi medici, o addirittura gli ingredienti o il dosaggio di un medicinale. I farmacisti vedranno, infatti, il dato aggiornato in tempo reale in KanbanBOX.

 

Informazioni sulla posizione sul cartellino kanban

Le informazioni sulla localizzazione sono importanti per aiutare tutti gli operatori dell’ospedale a sapere dove mettere il materiale nei vari reparti e per aiutare gli infermieri a trovarlo. Su ogni cartellino kanban viene stampata anche la posizione del materiale nel magazzino e nel reparto, anche con specificato a quale scaffale appartiene il prodotto. Questo rende il lavoro di farmacisti e infermieri molto più facile, perché sanno esattamente dove trovare ciascun prodotto.

Migliorare i processi permette di aumentare la soddisfazione dei clienti

Il Centro Oscar Lambret è soddisfatto perché le scorte con data di scadenza ora sono sotto controllo. I tecnici farmacisti possono lavorare in maniera più comoda ed efficiente, grazie alla visibilità in tempo reale sul magazzino.

È anche aumentata la soddisfazione dei pazienti, che ricevono un servizio ancora migliore (la soddisfazione dei pazienti riguardo al Centro Oscar Lambret è attualmente al 97%).

Il prossimo passo sarà integrare KanbanBOX con l’ERP, grazie alla possibilità di scaricare automaticamente il magazzino, allineando l’inventario e le anagrafiche.

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