Il kanban elettronico come step finale di trasformazione Lean

Il progetto Zero Mancanti implementato per Mec-Track in collaborazione con Kaizen Institute

Il progetto “Zero Mancanti” è un caso di successo duplice. Da un lato abbiamo l’azienda Mec-Track (specializzato nella produzione di componenti per trattori e macchine agricole), che attraverso un progetto di consulenza lean e l’implementazione di KanbanBOX raggiunge risultati strabilianti in termini di performance. Dall’altro, c’è la partnership tra Kaizen Institute (specializzati in consulenza Lean) e KanbanBOX, che collaborano assieme per condurre Mec-Track a tali risultati.

Panoramica di Mec-Track

Mec-Track è un’azienda italiana che fa parte del gruppo americano noto in tutto il mondo per essere principale produttore a livello mondiale di attrezzature per l’edilizia e il settore estrattivo.

Storica realtà produttiva della Valsamoggia, nell’Appennino bolognese, con un secondo stabilimento a Castelvetro in provincia di Modena, Mec-Track conta circa 250 dipendenti ed è presente sul mercato da oltre 50 anni.

L’azienda è specializzata nella produzione di rulli e componentistica utilizzati nei sottocarri di macchine movimento terra, escavatori, trattrici e mezzi da miniera. In un contesto produttivo altamente complesso e competitivo, Mec-Track ha scelto di abbracciare la metodologia Lean come leva strategica per migliorare l’efficienza produttiva e rendere più fluidi e affidabili i propri flussi di produzione.

Il progetto di Lean Transformation in Mec-Track

Quando Mec-Track chiama Kaizen Institute lo fa perché le iniziative di innovazione degli impianti (due stabilimenti in Italia per la produzione di componenti per trattori e macchine agricole) sono partite senza tenere in considerazione la complessità intrinseca del processo produttivo aziendale.

Il risultato è che non c’è allineamento tra le fasi del processo produttivo, si verificano ritardi nelle consegne e il lavoro viene riprogrammato di continuo, poiché la pianificazione non corrisponde mai alla realtà.

Kaizen Istitute imposta un processo di lean transformation che durerà cinque anni, costituito da tre fasi principali:

Individuare qual è il valore per il cliente
Semplificare il processo per ottenere questo valore
Inserire eventuali tecnologie a supporto

Deciso che il valore per il cliente è ottenere materiale di qualità nei tempi prestabiliti, si passa alle fasi successive.

“Sono strabilianti i risultati che si possono raggiungere quando l’organizzazione tutta si attiva per raggiungere l’eccellenza.”

Giancarlo Gavioli, Senior Trainer Kaizen Institute

Mec-Track passa dalla logica push alla logica pull

Prima della trasformazione lean, l’MRP creava il piano di produzione, che veniva puntualmente disatteso a causa di anomalie negli impianti di produzione e mancanza di scorte.

Ora, si parte dalla fine. Dalla domanda del cliente viene creato il capacity planning, verificando come prima cosa se le risorse necessarie per produrre sono disponibili ed evitando, così, le riprogrammazioni quotidiane.

Inoltre, i codici alto-rotanti vengono messi a Kanban, tecnica lean che rende il processo di ripristino dei materiali snello e previene mancanze.

I risultati della metodologia Lean su Mec-Track

Il lead time passa da 20 a 7 giorni.
Le consegne entro la scadenza aumentano del + 98%
L’output delle linee produttive registra un +8%
I tempi di set-up sono abbattuti con la tecnica SMED
Le scorte sono dimezzate
I problemi vengono condivisi prima e quindi risolti più rapidamente, evitando impatti a cascata sulle fasi successive del processo

L'implementazione di un sistema a kanban elettronico in Mec-Track

Ora che i processi sono semplificati e funzionano il terreno è pronto per un ulteriore passo: l’inserimento della tecnologia che supporti il nuovo sistema e aiuti a mantenerlo efficiente.

Kaizen Institute sceglie il kanban elettronico KanbanBOX perché il kanban manuale non è più adatto a gestire tutti i flussi di materiali dell’azienda. Mec-Track vuole infatti estendere la tecnica lean di ripristino del materiale ai propri fornitori, in modo da essere sempre allineati, ma con un kanban fisico è impossibile. KanbanBOX, invece, è fatto apposta per questo.

In 1 mese e mezzo tutte le lavagne fisiche sono state digitalizzate e il kanban elettronico è attivo.
Successivamente si procedere a coinvolgere nel sistema a kanban anche i fornitori esterni e i clienti.

“KanbanBOX è quel software che ti permette di fare ciò che realmente serve in un’azienda produttiva, ti permette di vedere le opportunità di miglioramento in real-time e di implementarle”
Davide Mucci, Logistic Manager in Mec-Track

Mec-Track estende l’e-kanban ai fornitori e ai clienti

L’estensione del kanban elettronico oltre i confini aziendali, cioè a fornitori e clienti, ha rappresentato un passaggio fondamentale nel percorso di Mec-Track.

Il coinvolgimento dei fornitori non si è limitato a un semplice accesso alla piattaforma, ma è avvenuto attraverso un vero e proprio lavoro congiunto: nel caso di Mec-Track, i fornitori sono stati ingaggiati fin dall’inizio per ridisegnare insieme la Value Stream Map e successivamente formati sull’utilizzo del software. Questo approccio ha permesso di creare basi solide per un miglioramento continuo condiviso, trasformando il rapporto in una collaborazione strutturata.

Grazie poi all’adozione del software KanbanBOX da parte dei fornitori esterni (attraverso una licenza gratuita collegata a quella di Mec-Track), Mec-Track può oggi confrontarsi con i fornitori sul miglioramento dei processi partendo da dati comuni e sempre allineati, senza più perdere tempo a rincorrere informazioni provenienti da fonti diverse. Allo stesso tempo, i fornitori beneficiano di una maggiore autonomia decisionale, potendo visualizzare informazioni chiave come il livello delle scorte presso il cliente e reagire in modo rapido e consapevole. Questa logica a network non si ferma ai fornitori, ma viene estesa anche ai clienti, con l’obiettivo di digitalizzare e rendere più trasparente l’intera supply chain, rafforzando coordinamento, reattività e collaborazione lungo tutti i flussi.

“Inizialmente i fornitori erano spaventati dall’idea di dover imparare a usare un nuovo software, ma quando gli abbiamo mostrato come funziona KanbanBOX, sia da software che da app, si sono resi conto che era davvero facile da usare e hanno capito i vantaggi che avrebbero ottenuto”
Davide Cavazza, Logistic Manager in Mec-Track

Il valore di una visione condivisa dei dati

Uno degli elementi più rilevanti emersi dall’esperienza di Mec-Track è il valore della condivisione delle informazioni lungo tutta la supply chain. Con il passaggio a KanbanBOX, cliente e fornitori lavorano sulla stessa base dati, visualizzando in tempo reale lo stato dei consumi, delle scorte e degli ordini.

Questo ha eliminato alla radice molte delle inefficienze tipiche del kanban tradizionale, basato su telefonate, email e file scambiati manualmente.

La vera svolta non è stata solo tecnologica, ma culturale: non si discute più sull’affidabilità dei dati o su chi li abbia aggiornati per ultimo, perché tutti vedono le stesse informazioni nello stesso momento. Questo ha permesso di spostare il dialogo dal “cosa non ha funzionato” al “come possiamo migliorare il processo”.

Un aspetto particolarmente significativo è che anche i fornitori possono visualizzare le scorte presenti presso Mec-Track, elemento che consente loro di prendere decisioni più consapevoli e autonome, ad esempio dando priorità alla produzione di articoli più critici.

In questo modo, la collaborazione diventa concreta, basata su trasparenza e responsabilità condivisa, rafforzando il rapporto cliente-fornitore e rendendo l’intera supply chain più reattiva e affidabile.

“Tra le chiavi di successo di KanbanBOX, c’è sicuramente la condivisione dei dati in tempo reale tra cliente e fornitore”
Davide Cavazza, Logistic Manager in Mec-Track

La funzionalità multiprocesso per governare la complessità interna

All’interno dello stabilimento, Mec-Track si è trovata a gestire flussi produttivi articolati, composti da numerose fasi consecutive. Una delle difficoltà principali era capire se i lead time interni venissero rispettati e dove si generassero eventuali ritardi.

Grazie alla funzionalità Multiprocesso di KanbanBOX, l’azienda ha potuto “spezzare” il flusso kanban in più fasi controllate, attivando punti di monitoraggio intermedi nei passaggi più critici del processo.

Questo ha consentito di avere una visibilità molto più dettagliata sull’avanzamento dei materiali all’interno dell’officina, senza introdurre complessità operative aggiuntive per gli operatori.

In questo modo, Mec-Track è riuscita a passare da una percezione “a posteriori” dei problemi a una gestione molto più preventiva, individuando tempestivamente gli scostamenti e intervenendo prima che questi impattassero sul cliente finale.

La semplicità con cui questa funzionalità è stata adottata ha reso il controllo dei flussi compatibile con la filosofia Lean, evitando di trasformare il monitoraggio in un’attività burocratica.

“Nella gestione dei nostri flussi produttivi molto articolati, avevo difficoltà era capire se il Lead Time era rispettato o no. Con la funzionalità Multiprocesso, KanbanBOX ci ha permesso di spezzare il flusso a kanban in più processi, così da poterli monitorare più nel dettaglio, con una facilità disarmante”

Davide Cavazza, Logistic Manager di Mec-Track

Il Sequenziatore per digitalizzare la sequenza produttiva

Un ulteriore passo nell’evoluzione del sistema è stato l’utilizzo del Sequenziatore di KanbanBOX, introdotto per gestire in modo digitale anche la sequenza produttiva delle linee interne.

Grazie al Sequenziatore, oggi gli operatori visualizzano in modo chiaro e digitale la sequenza di produzione assegnata alla linea, lavorando secondo un ordine definito e condiviso. In particolare, se durante la giornata è necessario cambiare la sequenza di produzione, al responsabile bastano pochi click per cambiarla e la modifica verrà diffusa in real-time su tutti i dispositivi.

Questo approccio consente di ridurre sprechi, aumentare la flessibilità e mantenere una visione completa e aggiornata di ciò che sta accadendo nel flusso produttivo.

Il Sequenziatore diventa così uno strumento fondamentale per collegare pianificazione e operatività, rendendo visibile la sequenza reale di lavoro e supportando gli operatori nelle scelte quotidiane. In combinazione con il kanban elettronico e il multiprocesso, contribuisce a costruire una gestione dei flussi coerente, stabile e completamente allineata ai principi del miglioramento continuo.

Una storia di miglioramento continuo

Il progetto “Zero Mancanti” non è stato un progetto isolato, ma parte di un percorso di miglioramento continuo iniziato anni prima e ancora in evoluzione.

KanbanBOX è stato lo strumento abilitante, che ha permesso a Mec-Track di fare il salto di qualità, estendendo semplicità, trasparenza e collaborazione a confini prima difficili da raggiungere, come la supply chain estesa.

“Una storia di miglioramento continuo ad alta persistenza.”
Giancarlo Gavioli, Senior trainer Kaizen Institute

Guarda il video dedicato al progetto Mec-Track "Zero Mancanti"

Il progetto “Zero Mancanti”, svolto in collaborazione tra Kaizen Institute e KanbanBOX, è stato presentato durante una sessione dedicata presso il nostro stand in occasione di una fiera di settore.

Alla presentazione hanno partecipato Giancarlo Gavioli, Senior trainer di Kaizen Institute, Davide Cavazza e Davide Mucci, Logistic & Operation Manager di Mec-Track e Francesco Dall’Oca, Founder di KanbanBOX, che hanno condiviso il percorso, le scelte e i risultati ottenuti.

Il caso studio di Mec-Track presentato al Lean Global Connection 2024

Il caso studio di Mec-Track è stato presentato durante l’edizione 2024 del Lean Global Connection è il più grande evento online di Lean al mondo organizzato da Lean Global Network, un consorzio di organizzazioni non-profit dedicate a promuovere il pensiero e la pratica Lean in tutto il mondo.

Ecco i dettagli dell’intervento, tenuto in inglese da Francesco Dall’Oca, Founder di KanbanBOX

Titolo intervento: Reach the full potential of kanban in the whole supply chain with digitalization
Descrizione intervento: In today’s competitive manufacturing landscape, lean principles must go beyond the factory floor to include the entire supply chain. This presentation explores how digital solutions enable organizations to extend the benefits of Kanban across supplier networks and customer touchpoints. Through a case study of a high-complexity, multi-plant production environment, we’ll demonstrate how real-time data sharing, automation and seamless communication improve inventory management, production flow and supplier coordination.
Link al video dell’intervento caricato sul profilo YouTube dell’organizzatore, Lean Global Network (in inglese)