Digitalizzazione e semplificazione dei processi di acquisto a kanban
L’esempio di Robopac S.p.a. che ha integrato KanbanBOX al già presente gestionale SAP
In evidenza: Kanban d’acquisto con i fornitori | Integrazione ERP | Kanban e Make to Order | Visibilità sui terzisti
La gestione degli acquisti è una fase cruciale all’interno della supply chain: un piccolo ritardo nell’invio di un ordine può far slittare il ripristino dei materiali, compromettendo l’intero flusso produttivo. Spesso, attività operative e ripetitive sottraggono tempo prezioso agli addetti acquisti, che potrebbero invece concentrarsi su attività a maggior valore strategico.
È proprio per evitare queste criticità che Robopac ha scelto di adottare KanbanBOX, un sistema digitalizzato di gestione pull dei materiali in grado di automatizzare i riordini e garantire una gestione più fluida, reattiva ed efficiente.
Panoramica di Robopac
Robopac, parte di Aetna Group, è una delle più grandi aziende produttrici di macchine per l’imballaggio con la più ampia gamma di soluzioni adatte a tutte le esigenze di prodotto del cliente.
Fondata a San Marino negli anni ’80, oggi Robopac è una delle più grandi aziende al mondo nella produzione di macchine per il packaging con film estensibile e per tutte le soluzioni di fine linea, con business unit altamente specializzate. La produzione del Gruppo spazia dalle macchine avvolgitrici semi-automatiche con tecnologia smart a innovative soluzioni automatiche di confezionamento, confezionatrici industriali e incartonatrici, palettizzatori, navette AGV & LGV e macchine dedicate al riciclaggio di materie prime.
Da diversi anni, Robopac utilizza il software KanbanBOX in due diversi stabilimenti per ottimizzare il processo di gestione degli acquisti.
Situazione di partenza: kanban manuale con integrazione SAP
Nello stabilimento Robopac Machinery di San Marino, l’acquisto dei componenti ripetitivi era gestito tramite un sistema a kanban manuale affiancato all’uso del gestionale SAP.
Il sistema prevedeva che un addetto dell’ufficio logistico si recasse fisicamente in magazzino per prelevare i cartellini dei materiali da ripristinare (raccolti durante il giorno dai magazzinieri dai bancali terminati) per portarli alla propria postazione. Qui procedeva a scansionare i barcode presenti sui cartellini kanban che avrebbero comunicato al gestionale SAP i dati necessari per trasmettere in modo automatizzato gli ordini ai fornitori.
Limiti del sistema manuale
L’operazione di recupero e scansione dei cartellini kanban dal magazzino doveva essere svolta quotidianamente, due volte al giorno: al mattino e al pomeriggio. Tuttavia, bastava che un cartellino urgente venisse consegnato anche pochi minuti dopo la raccolta perché il relativo riordino non partisse in tempo, compromettendo la continuità operativa.
Oltre a ciò, il processo richiedeva l’impiego di risorse in numerose altre attività:
- Verificare che la scansione avesse effettivamente generato un ordine.
- Controllare che nessun cartellino fosse andato perso, pena possibili rotture di stock.
- Effettuare la manutenzione del sistema kanban con il ricalcolo del dimensionamento per ogni componente sulla base dei consumi e l’aggiunta di nuovi cartellini e tutte le operazioni connesse (es. stampa, plastificazione, contatto con il fornitore ecc.).
- Inviare ai fornitori solleciti, comunicazioni aggiuntive sugli ordini o richieste sullo stato di ripristino/spedizione dei materiali tramite mail.
Nonostante questi limiti, tipici di un sistema manuale, il sistema risultava gestibile e funzionante. Almeno fino a quando i volumi produttivi non iniziarono a crescere in modo importante.
“Con l’aumento dei volumi produttivi, il sistema manuale non era più sostenibile. Da qui la scelta di adottare KanbanBOX, strumento digitale intuitivo e facile da utilizzare, in linea con le nostre esigenze. L’obiettivo era semplificare e rendere più efficiente la gestione interna degli ordini dei materiali a kanban, impostando un’integrazione diretta con i fornitori.”
Michael Mularoni, Kaizen Trainer presso Robopac
L’implementazione di KanbanBOX e l'integrazione con i fornitori
Supportati dai consulenti KanbanBOX, Robopac ha avviato il progetto di integrazione della supply chain partendo dal fornitore responsabile del ripristino di circa il 40% dei materiali gestiti a kanban.
In pochi giorni il fornitore ha imparato ad apprezzare il nuovo sistema, in particolare la presenza di una lavagna digitale condivisa personalizzata per ciascun fornitore da cui entrambe le parti possono visualizzare:
- I nuovi ordini a mano a mano che vengono generati in tempo reale. Gli ordini vengono rilasciati non appena i magazzinieri scansionano il codice a barre presente sui cartellini kanban applicati ai bancali appena terminati.
- Lo stato dei cartellini kanban (spedito, disponibile, consumato), anche nel caso di cartellini associati a flussi multi-processo.
- Eventuali comunicazioni sugli ordini nella sezione “commenti” del singolo cartellino kanban.
“Al fornitore eravamo soliti inviare circa 20 email al giorno per chiarimenti e comunicazioni operative. Dopo poche settimane di utilizzo della piattaforma, è stato lo stesso fornitore a chiedere di abbandonare le email e centralizzare tutto su KanbanBOX, rendendo la comunicazione più snella, immediata e contestuale.”
Michael Mularoni, Kaizen Trainer presso Robopac
Non solo kanban: gestione degli ordini chiusi
Robopac non utilizza KanbanBOX esclusivamente per la gestione degli ordini a kanban, ma anche per gli ordini chiusi, integrando così diverse logiche operative all’interno della stessa piattaforma.
In particolare, mentre l’acquisto dei componenti necessari alla produzione delle macchine da imballaggio più richieste viene gestito a kanban, i componenti destinati a macchine meno richieste o personalizzate vengono gestiti tramite ordini chiusi.
Dal punto di vista dell’operatività, l’utilizzo della piattaforma rimane uniforme: i cartellini degli ordini chiusi vengono gestiti nella stessa dashboard e con le stesse funzionalità dei cartellini a kanban.
Quindi l’ordine viene trasmesso al fornitore non appena creato, entrambe le parti possono cliccare sul cartellino dell’ordine specifico per visualizzarne i dettagli e aggiungere commenti, e il cliente può monitorarne lo stato dell’ordine in ogni momento (ricevuta, in lavorazione, spedito).
La differenza è che questi cartellini non vengono generati dal consumo di un articolo che deve essere ripristinato, ma da una richiesta d’ordine specifica.
Grazie alla possibilità di gestire entrambe le tipologie di ordine all’interno della stessa piattaforma, Robopac può coordinare facilmente flussi sia ripetitivi sia su commessa, utilizzando un unico strumento digitale per l’intero processo di procurement.
Monitoraggio dei terzisti per una supply chain davvero connessa
Robopac utilizza KanbanBOX non solo per monitorare lo stato degli ordini presso i fornitori, ma anche presso i terzisti, ottenendo una visibilità completa e in tempo reale sull’avanzamento degli ordini lungo tutta la filiera.
Grazie infatti alla lavagna digitale, ogni player della catena di fornitura può:
- Aggiornare e visualizzare in tempo reale lo stato di ogni ordine (in lavorazione, spedito, consegnato) senza dover effettuare telefonate o richiedere aggiornamenti via email.
- Visualizzare i dati relativi alla richiesta di fornitura (es. codice articolo, quantità, cliente, fornitore) nonché eventuali ordini in ritardo
- Inserire commenti direttamente sul cartellino, utili specialmente in caso di ritardi o criticità, facilitando la comunicazione e la risoluzione tempestiva delle anomalie.
Questa visibilità non si limita ai fornitori diretti: quando Robopac invia un ordine al fornitore, la piattaforma può generare automaticamente un ordine multiprocesso, attivando sia la produzione dei componenti presso il fornitore sia quella presso il suo terzista. Anche il terzista può accedere alla propria lavagna digitale dedicata (con licenza gratuita), aggiornare lo stato dei cartellini e condividere eventuali note operative.
In questo modo, Robopac ottiene una supply chain realmente connessa, trasparente e sincronizzata, dove fornitori e terzisti diventano parte integrante dello stesso flusso pull digitale.
KanbanBOX e l’integrazione con il gestionale SAP
L’integrazione con SAP, implementata fin da subito, era un prerequisito fondamentale da parte di Robopac per l’adozione di KanbanBOX: in pochi incontri operativi tra le parti e senza particolari difficoltà, il processo di integrazione è stato concluso in modo semplice, lineare e sufficientemente rapido.
In particolare, l’integrazione ha previsto l’implementazione di due flussi chiave:
- Flusso 1: la scansione di un cartellino kanban genera automaticamente un ordine sia su KanbanBOX che su SAP, assicurando la tracciabilità e la coerenza tra i due sistemi.
- Flusso 2: al momento della ricezione del materiale in ripristino, il fornitore emette una pre-bolla che viene caricata in automatico su SAP, semplificando il processo di ricezione merci.
Ad oggi, Robopac gestisce con KanbanBOX circa 70 fornitori e 450 legami kanban, prova dell’alto grado di efficienza, centralizzazione e reattività rispetto alla precedente gestione manuale.
“Avendo avuto precedenti esperienze di integrazioni tra SAP e altri software, devo dire che il processo di integrazione con KanbanBOX è stato molto più semplice e lineare di quanto mi aspettassi.”
Michael Mularoni, Kaizen Trainer presso Robopac
Risultati dall’implementazione di KanbanBOX in Robopac
L’obiettivo principale di Robopac era ottimizzare la gestione interna degli ordini dei materiali a kanban. Obiettivo raggiunto grazie a:
- Eliminazione attività non a valore aggiunto
L’operatore logistico non deve più fare avanti e indietro con cartellini cartacei dall’ufficio al magazzino. E i magazzinieri non devono più raccogliere i cartellini, ma solo scansionarli non appena il bancale viene terminato. - Centralizzazione delle comunicazioni e tracciabilità completa
KanbanBOX consente di raccogliere e visualizzare in tempo reale i dati di consumo, le comunicazioni e le performance di consegna dei fornitori. Ciò permette di aumentare la trasparenza tra le parti e migliorare la comunicazione, eliminando e-mail e chiamate ora superflue. - Automazione attività ripetitive
L’inserimento delle bolle fornitore su SAP è ora automatizzato così come pure il calcolo del dimensionamento ottimale dei kanban, suggerito direttamente dal software in base ai consumi.
“La risorsa che prima dedicava il 60% del proprio tempo alla gestione non a valore per il kanban, oggi ne impiega solo il 20%, potendosi così concentrare su attività più strategiche e a valore aggiunto”.
Michael Mularoni, Kaizen Trainer presso Robopac
Al di là dell’ottimizzazione della gestione interna degli ordini, Robopac ha riscontrato ulteriori risultati dall’introduzione di KanbanBOX.
- Eliminazione di ulteriori attività logistiche
Grazie all’integrazione, i cartellini kanban vengono stampati e applicati ai bancali da consegnare direttamente dai fornitori ancora prima di consegnarli. Ciò permette agli operatori in ricezione di non doversi più preoccupare di applicare i cartellini kanban ai materiali appena ricevuti, ma di poterli direttamente trasportare dove necessario senza ulteriori passaggi. - Contenimento delle scorte
Nonostante un incremento produttivo del 10-12% annuo negli ultimi cinque anni, non si è reso necessario un aumento proporzionale delle scorte. I suggerimenti automatici di KanbanBOX sul dimensionamento ottimale dei cartellini hanno permesso una gestione più accurata e dinamica dei fabbisogni.
Prossimi sviluppi
Guardando al futuro, Robopac sta valutando due principali evoluzioni nell’uso di KanbanBOX:
- Introduzione del kanban di distribuzione con le filiali estere
L’obiettivo è estendere la logica kanban anche al processo di distribuzione verso le sedi internazionali. In questo modo, ipotizzando per esempio che la filiale americana avesse bisogno di 50 macchine finite, potrà effettuare la richiesta direttamente tramite KanbanBOX. Questo permetterebbe una gestione più strutturata, tracciabile e integrata degli ordini tra sede centrale e filiali. - Estensione di KanbanBOX agli altri siti produttivi
L’idea è di implementare KanbanBOX anche negli altri 3-4 stabilimenti produttivi di Robopac, al fine di ottimizzarne i processi di acquisto in modo coerente ai diversi sistemi organizzativi e produttivi presenti.
Nel frattempo, KanbanBOX continuerà a supportare Robopac nell’evoluzione dei suoi processi logistici, al fine di raggiungere una supply chain sempre più integrata, reattiva e digitalizzata.