Come ottimizzare la manutenzione e il dimensionamento del kanban
Chi ha già adottato un sistema a kanban manuale lo sa: il metodo funziona, migliora la gestione dei materiali, rende i flussi visivi e snelli. Tuttavia, col passare del tempo e l’estensione del sistema a nuove linee e articoli, emerge un ostacolo che spesso rallenta tutto: la manutenzione del sistema e il ricalcolo del dimensionamento.
Quando il problema non è il metodo, ma il tempo necessario a mantenerlo efficiente
Un sistema a kanban, per funzionare bene, deve essere mantenuto aggiornato. I dati di consumo devono essere verificati periodicamente, i parametri di dimensionamento rivisti, i cartellini modificati. E questa attività può diventare sorprendentemente impegnativa:
- Quando cambiano i consumi o i tempi di riordino, bisogna ricalcolare il numero di cartellini necessari per ogni articolo. Da sottolineare che più la domanda è instabile, maggiore la frequenza con cui si deve aggiornare il dimensionamento dei kanban.
- Se si aggiunge o toglie un cartellino, è necessario aggiornare tutti i cartellini esistenti per riflettere il nuovo numero totale. Questo perché, per far sì che per ogni articolo sia sempre chiaro il numero totale di cartellini in circolazione, ogni cartellino deve contenere l’indicazione “Cartellino 1 di X”, “Cartellino 2 di X” ecc., aggiornando i cartellini ogni volta che cambiava il valore “X”.
- Ogni modifica comporta stampa, ritaglio, plastificazione e sostituzione manuale dei cartellini.
Tutte attività che non generano valore, ma sono indispensabili per far funzionare il sistema. E che, se trascurate, mettono a rischio l’affidabilità del kanban.
Lo strumento base per la gestione della manutenzione kanban: Excel
Una delle soluzioni più diffuse è l’uso di fogli Excel, in cui si impostano formule per calcolare il numero corretto di cartellini in base al consumo, al tempo di copertura e alla quantità per kanban. Con un file Excel (o altri strumenti basati su fogli di calcolo) impostati correttamente, il Lean Manager può:
- Simulare variazioni nei consumi
- Capire se è il momento di aggiornare i parametri
- Tenere traccia della storia dei cambiamenti
Ma c’è un problema: tutto dipende dall’inserimento manuale dei dati. E quando i dati non vengono aggiornati con regolarità, le simulazioni perdono valore. Inoltre, è necessario verificare manualmente se i consumi effettivi si discostano da quelli di riferimento, decidendo di conseguenza se togliere o aggiungere un cartellino.
Excel, quindi, è un buon primo passo. Ma non risolve il problema della manutenzione: lo rende più ordinato.
KanbanBOX: il kanban elettronico che semplifica la manutenzione
Per chi vuole ottimizzare davvero la gestione del kanban, la soluzione più efficace è automatizzare la manutenzione. Ed è qui che entra in gioco KanbanBOX, il software per l’implementazione del kanban elettronico.
KanbanBOX permette di ottimizzare la manutenzione e il dimensionamento dei kanban intervenendo su due aspetti: il calcolo automatico del dimensionamento ideale e la gestione semplificata dei cartellini kanban.
Calcolo automatico dei parametri per il dimensionamento
KanbanBOX supporta l’azienda nell’attività di manutenzione dei kanban attraverso il calcolo automatico dei parametri per il loro dimensionamento:
- Traccia tutti i dati relativi ai cartellini kanban, inclusi i dati di dimensionamento, la politica di gestione dell’articolo (es. kanban segnale, double-bin), il numero di pezzi per kanban e la frequenza di consumo
- Sulla base di questi parametri, KanbanBOX calcola automaticamente il dimensionamento ideale per ciascun articolo gestito a kanban, suggerendo quando aggiungere o eliminare un cartellino
Si sottolinea che la decisione di accettare o meno il suggerimento del software è lasciata al Lean Manager in quanto potrebbero esserci vincoli legati a quantitativi minimi d’ordine o alla disponibilità di spazio in magazzino.
Gestione semplificata dei cartellini kanban
Con KanbanBOX, non è più necessario riutilizzare gli stessi cartellini kanban, con il limite di dover ogni volta reimpostare il template, stampare i nuovi cartellini, plastificarli e sostituirli quando viene aggiornato il numero totale di cartellini riportato sul cartellino.
Questo perché KanbanBOX:
- Funziona su un sistema di cartellini usa-e-getta: ogni cartellino presenta un codice identificativo univoco. Quando il kanban risulta consumato, il cartellino viene gettato via e si crea al suo posto un nuovo cartellino kanban con un nuovo codice univoco da applicare al materiale ripristinato.
- Quando si decide di aumentare il numero di cartellini per un articolo, il software genera automaticamente il template del nuovo cartellino aggiuntivo, stampabile con un semplice click.
- Quando si decide di ridurre il numero di cartellini per un articolo, a seguito del consumo di un cartellino kanban non verrà generato un nuovo cartellino, riducendo così il numero totale di cartellini presenti per quell’articolo.
Inoltre, KanbanBOX permette di:
- Avere una panoramica completa della situazione dei cartellini: accedendo a una sezione del software, chiamata “Lavagna”, in cui vengono rappresentati tutti i cartellini presenti per ciascun articolo, l’operatore può verificare quanti cartellini ci sono e quali risultano disponibili, da ripristinare, in lavorazione ecc.
- Generare automaticamente i nuovi cartellini e i relativi file di stampa, senza bisogno di alcun intervento manuale se non il click sull’icona “Stampa”.
Da sistema da gestire a sistema automatizzato
Con KanbanBOX, la manutenzione e dimensionamento dei kanban passa da essere un’impegnativa ma necessaria operazione periodica a una veloce attività di aggiornamento basata sui dati in tempo reale. Il tutto senza appesantire il lavoro dei team operativi o del Lean Manager. Il tempo speso in passato per aggiornare cartellini e controllare fogli di calcolo può finalmente essere dedicato a migliorare i processi.
Quanto può migliorare la gestione del sistema a kanban con l’introduzione del kanban elettronico? Leggi il caso studio di El.Co., azienda di automazione elettrica industriale, che è passata al kanban elettronico proprio per le attività di manutenzione del kanban diventate insostenibili. Puoi leggere il caso studio di El.Co. sul nostro sito o su Planet Lean (in inglese), magazine online per i professionisti Lean di tutto il mondo.