Cos'è il kanban: significato e 5+casi d’uso

By Matteo Biagini

Cos’è il kanban: cartellino, metodo, bacheca… Facciamo chiarezza

Cos’è il kanban?

Il kanban è un elemento visivo utilizzato per ottimizzare il lavoro. A seconda del contesto, può indicare un cartellino cartaceo o digitale, un contenitore, un metodo per gestire materiali (manuale o con l’aiuto di un software dedicato) o un approccio alla gestione dei progetti.

Se da questa definizione non ci hai capito molto, è normale così.

“Cos’è il kanban” è infatti una delle ricerche più comuni per chi si approccia al mondo della gestione produttiva e/o organizzativa o per chi semplicemente ne ha sentito parlare. Tuttavia, cercando sul web, non è infrequente trovare definizioni parziali o apparentemente contrastanti che lasciano il lettore più confuso che mai.

Ecco quindi una sintetica panoramica per fare chiarezza su questo termine e le sue numerose applicazioni.

Etimologia e definizione generica

La parola kanban (accento sulla prima A, quindi kànban) è un termine giapponese tradotto come “segnale” o “cartellino visuale”, frutto dell’unione dei termini Kan (visuale, 看) e Ban (segnale, 板).

Nella sua accezione più generale, il kanban è qualcosa che aiuta a ottimizzare il lavoro attraverso l’utilizzo di segnali visivi. Questo generico “qualcosa” cambia a seconda del contesto d’uso.

Cos’è il Kanban come cartellino (cartellino kanban)

Partendo dalla sua definizione più semplice relativa all’ambito produttivo, il kanban è un cartellino cartaceo con le seguenti caratteristiche:

È applicato all’esterno di un contenitore in modo permanente (es. carta adesiva) o rimovibile (es. tramite tasca in cui inserirlo)
Riporta informazioni sintetiche sul suo contenuto come nome e codice dell’articolo al suo interno, quantità, chi lo fornisce (es. magazzino centrale), chi lo richiede (es. linea A)
Agevola lo svolgimento dell’attività prevista per quel componente in quella fase del processo. Per esempio, può indicare che il pezzo contenuto nel contenitore deve subire una specifica lavorazione, oppure deve essere movimentato da un posto all’altro.

Ipotizziamo per esempio un operatore che monta maniglie su un supporto. Quando il contenitore delle maniglie sarà vuoto, l’operatore consegnerà al magazziniere il relativo cartellino kanban: il magazziniere ripristinerà il contenuto sulla base delle informazioni qui riportate, senza bisogno di email, comunicazioni formazioni o approvazioni da parte di terzi. Tutto quello che gli serve sapere è riportato sul cartellino, e il fatto che gli sia stato consegnato è la prova che il contenitore originale è stato svuotato e deve quindi quel componente deve essere ripristinato.

Sempre in ambito produttivo, per estensione il termine kanban può indicare anche altri oggetti che segnalano visivamente azioni richieste come:

Contenitori privi di cartellini ma usati esclusivamente per uno specifico componente. Quando vengono consegnati vuoti al magazziniere, il magazziniere sa che il materiale è da ripristinare.
Spazi vuoti, come una specifica sezione del magazzino, che comunicano la necessità di essere riempiti con i componenti previsti.

Cosa sono i cartellini kanban elettronici o cartellini e-kanban

Un cartellino kanban elettronico, o cartellino e-kanban (talvolta scritto anche impropriamente ekanban), è un cartellino kanban con codici a barre, QR code o chip RFID.

Questa componente elettronica permette di digitalizzare la trasmissione delle informazioni associate al cartellino. Nel concreto, questo significa che quando un operatore termina i componenti presenti in un contenitore, per segnalare la necessità di ripristino non dovrà più consegnare fisicamente il cartellino kanban cartaceo applicato al contenitore, ma scansionare il codice a barre o QR code presente nel cartellino con una pistola scanner, un palmare, o altro dispositivo di scansione.

Una volta scansionato il codice a barre, la richiesta di ripristino viene trasmessa a un software di kanban elettronico, dove l’utente può visualizzare non solo i materiali da ripristinare ma anche lo stato del magazzino e delle scorte.

Cos’è un Software di Kanban Elettronico (o software e-kanban)

Un software di kanban elettronico è un software utilizzato dalle aziende per tracciare, monitorare e gestire tutti i materiali a cui è stato applicato un cartellino kanban elettronico.

Nel concreto, permette di visualizzare in una sola schermata tutte le informazioni necessarie per gestire e tenere sotto controllo:

Livelli di stock del magazzino evitando sia un eccesso di scorte sia il rischio di rotture di stock
Ordini di produzione, anche multi-stadio o con celle di lavoro sequenziali
Ordini presso fornitori, terzisti e contolavoristi
Movimentazione dei materiali

Le logiche alla base del funzionamento di un software di kanban elettronico sono quelle del kanban come metodo per la gestione dei materiali in ambito produttivo/commerciale.

Cos’è il Kanban come sistema di gestione dei materiali e della produzione (sistema kanban o metodo kanban)

I cartellini kanban, elettronici o meno, sono elementi fondamentali del sistema kanban o metodo kanban.

Si tratta di un metodo di gestione della produzione sviluppato da Taiichi Ohno, ingegnere industriale che rivoluzionò il sistema produttivo di Toyota portando l’azienda a diventare negli anni una delle più importanti case automobilistiche a livello mondiale.

Il metodo mira a ridurre il più possibile gli sprechi, in particolare la sovraproduzione e l’eccesso di scorte, acquistando/producendo solo i pezzi richiesti per rimpiazzare quelli che i processi successivi hanno richiesto a seguito della reale domanda di mercato.

Ciò significa che il metodo kanban è classificabile come:

Una metodologia di produzione Pull in quanto la domanda è “tirata” esternamente dalla domanda effettiva del mercato (e non dalle sue previsioni) e internamente dal ritmo del processo produttivo più a valle
Una metodologia di produzione Lean, detta anche produzione snella, filosofia volta alla riduzione degli sprechi.

Questo metodo definisce regole pratiche circa la gestione dei cartellini kanban (es. il cartellino deve essere staccato dal suo contenitore solo a contenitore svuotato) ma anche principi più generali volti all’ottimizzazione dei processi. Ad esempio “Non trasmettere mai al processo successivo pezzi difettosi” e la necessità di “Stabilizzare, razionalizzare e semplificare i processi produttivi”.

Cos’è il Kanban come metodo di gestione dei progetti (Metodo Kanban)

Nel 2007 David J. Anderson adattò il metodo kanban all’ambito dello sviluppo di software e alla gestione dei progetti, chiamando questa evoluzione “Metodo Kanban” o semplicemente Kanban con la K maiuscola.

Il Metodo si basa su una serie di principi (es. incoraggiare piccoli e continui miglioramenti nonché la partecipazione attiva di tutti nell’individuare possibili cambiamenti) e di pratiche. Tra queste vi è la necessità di limitare i lavori in corso (Work in Progress o WIP) nonché di visualizzare e gestire il flusso di lavoro.

Si sottolinea che l’utilizzo di metodi di visualizzazione e gestione del flusso di lavoro sono un requisito imprescindibile ma non sufficiente per applicare il Metodo Kanban nella sua totalità ed efficacia.

Kanban board per la visualizzazione e gestione del flusso di lavoro

Una Kanban board, detta anche bacheca Kanban o lavagna Kanban, è uno strumento (fisico o digitale) di visualizzazione e gestione del flusso di lavoro.

Generalmente presenta:

Colonne rappresentanti i possibili stati delle attività es. da fare, in corso, completata
Kanban cards, cioè schede/cartellini/post-it che rappresentano visivamente un’attività e ne riportano le informazioni principali (es. scadenza, assegnatario…). La kanban card deve essere spostata tra le colonne in base alla fase del processo di esecuzione
Regole di applicazione dei principi del Metodo Kanban riduzione del numero di lavori in corso e logica “pull”: ogni collaborare “tira a sé” nella colonna delle attività in svolgimento solo la quantità che sa di poter gestire evitando il sovraccarico di lavoro.

Le bacheche Kanban possono essere personalizzate con ulteriori colonne, informazioni ed elementi aggiuntivi come righe orizzontali (chiamate swimlane) per separare le attività in base a tipologia, gruppi di lavoro ecc.

Cosa sono i c.d. “software kanban”

Il termine “software kanban” è un termine generico e po’ informale utilizzato, a seconda del contesto, per indicare due diversi tipi di software.

In ambito project management, i software per la gestione dei progetti con bacheche ispirate alle Kanban board, come Trello e Asana (vedi paragrafo sopra dedicato al “Metodo Kanban per la gestione dei progetti” e alle Kanban board).
In ambito produttivo-logistico, i software per (la gestione del) kanban elettronico, detti anche “software di kanban elettronico” o “software e-kanban” (vedi paragrafo “Cos’è un software per il kanban elettronico”).

In quest’ultima tipologia di software rientra KanbanBOX, il software di kanban elettronico 100% Made in Italy che permette di gestire in modo ottimale tutti i flussi produttivi, d’acquisto, movimentazione e vendita, sia con funzionalità tipiche dei sistemi kanban sia con le funzionalità aggiuntive quali:

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Significato della parola kanban: quando il contesto cambia tutto

Il termine kanban può indicare diversi elementi, da un cartellino con delle informazioni testuali o con un codice a barre a un contenitore, da un metodo per la gestione dei progetti a un metodo per gestire acquisti, produzione, movimentazione e vendita in modo efficiente e guidato dai consumi reali.

Date le numerose interpretazioni e usi del termine kanban, per evitare malintesi si raccomanda di specificare il contesto utilizzando termini come cartellino kanban, contenitore kanban, metodo Kanban, tabellone Kanban ecc. anziché semplicemente “kanban”.

Per approfondire gli argomenti trattati in questo articolo, ti consigliamo queste risorse:

Scopri KanbanBOX, il software di Kanban Elettronico

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Riduzione media stock fino al 42%
Riduzione media Lead time fino al 71%

Scopri cosa puoi ottenere dal kanban elettronico con KanbanBOX a questa pagina.

Il kanban elettronico permette di superare, con un software e-kanban, i limiti alla produttività causati dal metodo kanban manuale, tra cui la visibilità sui processi

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Case Studies

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BCS | Meccanizzazione agricola

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El.Co. ha velocizzato e semplificato l'attività di manutenzione e dimensionamento dei kanban con l'e-kanban, prima così onerosa da dover limitare il numero di articoli gestiti a kanban

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Orotig | Saldatura e Marcatura

Orotig ha implementato il pull sequenziale in azienda, ottimizzando la programmazione della produzione multiprocesso e l'integrazione con i fornitori

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Dall'introduzione del kanban al passaggio all'e-kanban. Il percorso di Lean Improvement del più grande produttore di sistemi elettronici di interconnessione per l'automotive

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