Tracciabilità dei lotti con il kanban: è possibile? Guida pratica

Perché i lotti sono un problema nei sistemi kanban

Il kanban è sostanzialmente un sistema di ripristino dei materiali, non di identificazione. Il cartellino è legato a un codice articolo e a una quantità fissa, e torna in circolo identico a ogni ciclo: lo stesso cartellino accompagna oggi il lotto A e tra due settimane il lotto B.

La tracciabilità dei lotti (o rintracciabilità) è invece la capacità di ricostruire, per ogni lotto, da quale fornitore è arrivato, quando, in quali prodotti finiti è stato usato e a quali clienti è stato spedito. Le due logiche non si contraddicono, ma non coincidono: il kanban di base non conserva memoria di quale lotto ha accompagnato.

Come tracciare i lotti con il kanban: 4 metodi pratici

Per tracciare i lotti con i cartellini, esistono 4 metodi pratici combinabili tra loro. Attenzione però che più sono rigorosi, più aumenta sì la tracciabilità, ma anche il lavoro manuale richiesto.

Metodo 2: FIFO rigoroso nel supermarket

Scaffali a gravità, corsie a scorrimento o regole di prelievo per consumare prima il materiale in magazzino da più tempo garantiscono che i lotti vengano consumati nell’ordine di arrivo. Così, conoscendo le date di arrivo, è possibile stimare con buona approssimazione quando un lotto è entrato in produzione.

• Pro: non richiede di scrivere nulla, perché l’ordine viene dedotto dalla disposizione fisica. In più riduce il rischio di avere materiale scaduto o rovinato nel tempo a magazzino.
• Limite: è una stima, non una registrazione. Un solo prelievo fuori sequenza invalida tutta la stima.

Metodo 4: cartellino con campo lotto a pennarello (o tasca porta-documenti)

Alcune aziende aggiungono sul cartellino un campo cancellabile o una tasca in cui inserire la bolla del lotto in corso.

• Pro: costa quasi nulla e l’operatore vede subito, a bordo linea, quale lotto sta usando. È utile anche per i controlli qualità in reparto.
• Limite: l’informazione si cancella al ciclo successivo, quindi non resta uno storico. Utile come identificazione, non come tracciabilità.

Rendere possibile la tracciabilità con il kanban elettronico

Come forse avrai già sentito, il kanban non esiste solo nella versione “tradizionale”, con cartellini cartacei riutilizzati tra i diversi cicli di ripristino. Da diversi anni infatti esiste anche il kanban elettronico (o e-kanban), la versione digitalizzata del metodo kanban in cui le informazioni riportate sui cartellini vengono gestite attraverso un software.

È proprio questo storico a rendere possibile la tracciabilità, in tre modi:

• Storico automatico: ogni cartellino ha un identificativo univoco e il software registra quando è stato rilasciato, preso in carico dal fornitore, spedito, ricevuto e consumato. Non serve trascrivere o ricopiare nulla.
• Ricostruzione automatica dei collegamenti. Nel software di kanban elettronico KanbanBOX, ad esempio, il modulo Track and Trace collega i cartellini dei componenti a quelli dei prodotti finiti confrontando le finestre temporali delle date di consumo dei componenti e dei periodi di lavorazione di un prodotto finito.
  Ciò permette sia di risalire ai prodotti finiti che potrebbero contenere un componente difettoso, sia ai componenti che potrebbero essere stati utilizzati in un prodotto finito contestato.
• Individuazione del fornitore. Se i fornitori sono collegati al sistema di kanban elettronico (con il kanban d’acquisto), anche le informazioni circa il numero di spedizione e la data di consegna vengono registrate dal software. In questo modo la tracciabilità parte non solo dal consumo del materiale, ma dal suo arrivo nello stabilimento.

I metodi di tracciabilità fisici presentati nel paragrafo precedente restano utili: un lotto per contenitore e FIFO rendono il dato elettronico ancora più preciso. La differenza è che la registrazione non dipende più da un modulo da compilare ma avviene con una semplice scansione.

Esempio: cosa succede quando un fornitore segnala un lotto difettoso

Immaginiamo un’azienda meccanica che produce gruppi valvola, Valvole Srl. Il fornitore di guarnizioni (Guarnizioni Spa) comunica che il lotto L-2417 ha un difetto di mescola. Valvole Srl vuole sapere dove sono stati usati i componenti di quel lotto.

Con il sistema kanban tradizionale

• Il responsabile qualità di Valvole Srl cerca la bolla del lotto L-2417 per capire quando è arrivato.
• Recupera i registri di apertura dei contenitori di quel periodo, se compilati.
• Incrocia le date con gli ordini di produzione e poi con le spedizioni ai clienti.
• Se un registro manca, per prudenza blocca tutto il materiale prodotto in quelle settimane.

Tempo impiegato: ore, senza la certezza di trovare l’informazione necessaria.

Checklist: il tuo sistema di tracciabilità regge?

Rispondi a queste domande sul tuo sistema attuale. Ogni “no” è un punto in cui la catena può interrompersi.

• Ogni contenitore contiene un solo lotto?
• Il numero di lotto è visibile sul contenitore fino al consumo completo?
• Il prelievo segue sempre la logica FIFO (First-in, First-out), anche nei turni di notte e nei picchi?
• Apertura e consumo di ogni contenitore vengono registrati con data e ora?
• Lo storico è consultabile da un unico posto, senza che sia necessario ricopiare i dati?
• Sai collegare un lotto di componenti ai prodotti finiti in meno di un’ora?
• Sai fare anche il percorso inverso, dal prodotto finito ai componenti?

Se hai risposto “no” a tre o più domande, ti conviene valutare un sistema che registri questi dati in modo automatizzato. Prenota una demo di KanbanBOX per vedere come funziona il Track and Trace sui tuoi codici.